Hvad er attestering?

Attestationering er en kritisk intern kontrolproces, hvor autoriserede personer godkender og bekræfter, at bilag, fakturaer og andre regnskabsdokumenter er korrekte, lovlige og i overensstemmelse med virksomhedens retningslinjer, før de bogføres. Attestationering sikrer, at alle økonomiske transaktioner er dokumenterede, godkendte og sporbare. Effektiv attestationering kræver systematisk modtagelse af bilag som grundlag for korrekt dokumenthåndtering og er en central del af QA (kvalitetssikring) for at sikre kvalitetssikring af regnskabsprocesser.

Hvad er attestering?

Certificering er en formel godkendelsesproces, der involverer en autoriseret person, der bekræfter, at:

• Kuponen er ægte og korrekt.
• Transaktionen er kommercielt berettiget
• Beløbet er i overensstemmelse med aftaler og kontrakter
• Alle nødvendige dokumenter er vedhæftet
• Transaktionen er i overensstemmelse med budget og bemyndigelser.

Retsgrundlag

Attestation er forankret i den norske bogføringslov og den norske regnskabslov , som kræver, at alle regnskabsdokumenter dokumenteres og spores. Virksomheder skal kunne påvise en klar godkendelseskæde for alle økonomiske transaktioner.

Certificering som intern kontrol

Attestering fungerer som et internt kontrolværktøj , der beskytter virksomheden mod:

• Finansiel kriminalitet og bedrageri
• Fejlregistreringer og regnskabsfejl
• Uautoriserede betalinger
• Manglende dokumentation

Når der opdages afvigelser i certificeringsprocessen, er det vigtigt at have etablerede rutiner for afvigelseshåndtering , der sikrer systematisk identifikation, analyse og korrektion af fejlene.

Princippet med de fire øjne

Mange virksomheder følger fire-øjne-princippet , hvor mindst to personer skal være involveret i godkendelsesprocessen:

1. Bestiller/Modtager - bekræfter levering og kvalitet
2. Certificeringsorgan - godkender betaling og regnskab

Roller og ansvar i certificeringsprocessen

Certifikater og fuldmagter

Virksomheder skal etablere klare attesteringsregler , der definerer:

Rolle	Certificeringsgrænse	Ansvar
Afdelingsleder	Op til 50.000 kr.	Driftsudgifter inden for budgettet
Finanschef	Op til 200.000 NOK	Alle finansielle transaktioner
administrerende direktør	Op til 500.000 NOK	Strategiske investeringer
Bestyrelse	Over 500.000 kr.	Større investeringer og lån

Ansvarsfordeling

Kunden er ansvarlig for:

• Sikring af, at produktet/tjenesteydelsen leveres som aftalt
• Kontroller at fakturaen stemmer overens med ordren
• Bekræft at leverancen er i overensstemmelse med kontrakten

Den attesterende medarbejder er ansvarlig for:

• Bekræft at transaktionen er inden for budgettet
• Bekræft at alle nødvendige dokumenter er tilgængelige
• Sørg for, at betalingen er i overensstemmelse med autorisationer
• Godkend opslag til den korrekte konto

Typer af certificering

1. Fakturakvittering

Den mest almindelige form for attestering vedrører fakturaer og købskvitteringer. For en detaljeret oversigt over hele processen for indgående fakturaer fra modtagelse til betaling, inklusive attestering og kontrolrutiner, se vores omfattende guide.

• Faktuel kontrol - er produktet/tjenesteydelsen blevet leveret?
• Regnskabskontrol - korrekt regnskabsføring og momsbehandling
• Finansiel kontrol - inden for budget og bevillinger?

2. Lønbevis

For lønninger og personaleudgifter kræves der særlig certificering, herunder særlig opmærksomhed på store gebyrer , hvor store beløb kræver øget kontrol og dokumentation:

• Kontrol af timesedler
• Godkendelse af overtid og tillæg
• Bekræftelse af fravær og orlov
• Attestation af rejseudgifter

3. Bankcertifikat

For bankbetalinger og overførsler:

• Kontrol af modtageroplysninger
• Verifikation af beløb og valuta
• Godkendelse af betalingsformål
• Dobbelt signaturbeskyttelse for store beløb

Digitale attesteringsløsninger

Moderne virksomheder bruger ofte digitale attesteringssystemer , der automatiserer processen:

Fordele ved digital attestering

• Automatisk routing til den korrekte attester
• Digital sporbarhed og revisionsspor
• Hurtigere behandling af værdikuponer
• Reduceret papirforbrug og arkivering
• Integreret med regnskabssystem

Integration med regnskabssystem

Digitale løsninger kan integreres med:

• ERP-systemer til automatisk regnskab
• Bankintegration til betalingsudførelse
• Arkiveringssystemer til dokumentopbevaring
• Rapporteringsværktøj til opfølgning

Bedste praksis for attestering

Etablering af certificeringsrutiner

1. Definer klare mandater og attesteringsgrænser
2. Opret skriftlige procedurer for attestering
3. Implementer fire-øjne-princippet, hvor det er relevant
4. Sørg for regelmæssig træning af attesterende embedsmænd
5. Udfør periodiske evalueringer af certificeringspraksis
6. Integrer certificering i de daglige afviklingsrutiner

Dokumentationskrav

Alle certificeringer skal dokumenteres med:

• Certifikatørens underskrift eller digitale godkendelse
• Dato for certificering
• Eventuelle kommentarer eller forbehold
• Henvisning til underliggende dokumenter

Almindelige udfordringer og løsninger

Udfordring 1: Manglende kompetence

Problem: Attester mangler kendskab til regnskabsregler

Løsning: * Regelmæssig træning i regnskab * Tydelige retningslinjer og tjeklister * Support fra økonomiafdelingen

Udfordring 2: Tidspres og forsinkelser

Problem: Attestation forsinker betalinger og leverandørrelationer

Løsning: * Digitale attesteringsløsninger * Tydelige deadlines for certificering * Stedfortrædere i tilfælde af fravær

Udfordring 3: Manglende sporbarhed

Problem: Vanskeligt at spore, hvem der har certificeret hvad

Løsning: * Digital attestering med automatisk logning * Systematisk arkivering af certificerede bilag * Regelmæssige revisioner af certificeringspraksis

Certificering og revision

Revisors kontrol

Revisoren vil kontrollere, at virksomheden har:

• Etablerede certificeringsprocedurer , der følges konsekvent
• Tilstrækkelig dokumentation for alle certificeringer
• Passende fordeling af ansvar og bemyndigelser
• Effektiv intern kontrol gennem hele certificeringsprocessen

Revisors vurdering af attestationsprocesserne er dokumenteret i arbejdspapirer , som danner grundlag for revisionskonklusionen om intern kontrol.

Forberedelse til revision

For at være godt forberedt til en revision bør virksomheden:

• Dokumentér alle certificeringsprocedurer
• Vedligehold komplette arkiver af certificerede bilag
• Udfør interne revisioner af attesteringspraksis
• Sørg for, at alle attester forstår deres ansvar og beføjelser

Certificering i forskellige virksomhedstyper

Små virksomheder

I mindre virksomheder kan certificering være enklere, men lige så vigtig:

• Den administrerende direktør attesterer ofte alle større udgifter
• Ekstern revisor kan bistå med kontroller
• Enkle digitale løsninger kan strømline processen

Store virksomheder

Større organisationer kræver mere komplekse attesteringsstrukturer:

• Hierarkiske autorisationer på flere niveauer
• Specialiserede attesterere til forskellige områder
• Avancerede ERP-systemer med indbygget attestering
• Dedikerede interne kontrolfunktioner

Fremtiden for certificering

Automatisering og AI

Teknologiske udviklinger påvirker certificeringsprocesser:

• Automatisk genkendelse af dokumenttyper
• AI-baseret verifikation af dokumentindhold
• Maskinlæring til at identificere anomalier
• Blockchain for uforanderlig sporbarhed

Reguleringsændringer

Nye krav kan påvirke certificeringen:

• Øget digitalisering af offentlige rapporter
• Strengere krav til intern kontrol
• Standardisering af certificeringsprocesser
• Integrerede løsninger med Altinn

Konklusion

Attestation er en grundlæggende intern kontrolproces , der sikrer korrekt og lovlig behandling af alle finansielle transaktioner. Ved at etablere klare rutiner, bruge moderne teknologi og sikre kompetent personale kan virksomheder opnå:

• Reduceret risiko for fejl og svindel
• Bedre økonomisk kontrol og overblik
• Effektive processer , der understøtter forretningsdriften
• Sikring af, at regnskabet er korrekt og revisionssikkert

God attesteringspraksis er ikke kun et juridisk krav, men en strategisk fordel , der bidrager til bedre økonomisk forvaltning og øget tillid fra interessenter, investorer og myndigheder.