Pflichtangaben auf der Rechnung

Eine Rechnung ist in Österreich weit mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein steuerliches Dokument, das genau festgelegte Pflichtangaben enthalten muss. Fehlt auch nur eine davon, kann der Kunde die enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen, und das Finanzamt verweigert im Zweifel den Abzug. Wer korrekt fakturiert, schützt also nicht nur sich selbst, sondern auch seine Geschäftspartner. Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben das Umsatzsteuergesetz verlangt, worin sich Klein- und Vollrechnung unterscheiden und wie Sie den Vorsteuerabzug zuverlässig absichern.

Gesetzliche Pflichtangaben im Überblick

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung ergeben sich aus dem österreichischen Umsatzsteuergesetz (UStG). Eine Vollrechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsausstellers)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung oder der Leistung beziehungsweise der Leistungszeitraum
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• die UID-Nummer des leistenden Unternehmers
• das Entgelt (Nettobetrag), getrennt nach Steuersätzen
• der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag

Bei Rechnungen über einem im UStG festgelegten Schwellenwert ist zusätzlich die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben. Einen vertiefenden Überblick bietet der allgemeine Ratgeber zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung.

Unterschied zwischen Klein- und Vollrechnung

Nicht jede Rechnung braucht den vollen Pflichtangaben-Katalog. Das UStG kennt die Kleinbetragsrechnung, die für Beträge bis zu einer gesetzlich definierten Bruttogrenze vereinfachte Angaben zulässt. Sie ist vor allem im Bargeschäft, in der Gastronomie und im Einzelhandel praktisch.

Bei der Kleinbetragsrechnung reicht es, den Bruttobetrag und den anzuwendenden Steuersatz auszuweisen; der Steuerbetrag muss nicht gesondert errechnet werden. Sobald die Betragsgrenze überschritten wird oder ein Empfänger mit Reverse Charge im Spiel ist, gelten wieder die vollen Anforderungen.

UID-Nummer und fortlaufende Nummer

Zwei Angaben verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil sie in der Praxis am häufigsten fehlen oder fehlerhaft sind.

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) weist den Unternehmer als umsatzsteuerlich registriert aus. Sie wird vom Finanzamt vergeben und muss auf jeder Vollrechnung des leistenden Unternehmers stehen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Reverse-Charge-Leistungen ist zusätzlich die UID des Empfängers zwingend, weshalb sie vor der Verbuchung geprüft werden sollte. Mehr dazu unter Reverse Charge und EU-Leistungen.

Die fortlaufende Rechnungsnummer muss einmalig und lückenlos sein. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, solange jeder für sich eindeutig fortläuft. Wie Sie ein sauberes System aufbauen, beschreibt der Beitrag, in dem Sie nachlesen, wie Sie Rechnungsnummern korrekt vergeben.

Korrekter Umsatzsteuer-Ausweis

Der USt-Ausweis entscheidet darüber, ob der Empfänger Vorsteuer ziehen kann. Auf der Vollrechnung sind das Nettoentgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag getrennt darzustellen. Werden Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet, ist nach Sätzen zu trennen.

Besondere Sorgfalt gilt in diesen Fällen:

• Steuerbefreiungen müssen mit Hinweis auf die jeweilige Befreiung ausgewiesen werden, statt Umsatzsteuer auszuweisen.
• Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung; Details unter Kleinunternehmer und Umsatzsteuer.
• Bei Reverse Charge geht die Steuerschuld auf den Empfänger über; die Rechnung enthält keinen Steuerbetrag, dafür den Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld.

Wer einen Steuerbetrag ausweist, schuldet ihn auch dem Finanzamt, selbst wenn er zu Unrecht ausgewiesen wurde. Ein falscher USt-Ausweis ist daher teuer.

Folgen fehlender Angaben

Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung formal mangelhaft. Die häufigsten Konsequenzen:

• Der Empfänger verliert vorerst den Vorsteuerabzug, bis eine berichtigte Rechnung vorliegt.
• Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt den Abzug rückwirkend versagen, was zu Nachzahlungen samt Zinsen führt.
• Im schlimmsten Fall entsteht beim Empfänger ein Liquiditätsschaden, der das Geschäftsverhältnis belastet.

Die gute Nachricht: Eine fehlerhafte Rechnung lässt sich durch eine Rechnungsberichtigung heilen. Statt einer Stornorechnung genügt oft eine korrigierte Fassung mit allen Pflichtangaben. Wie Korrekturen sauber laufen, zeigt der Beitrag zu Gutschriften und Stornorechnungen.

Vorsteuerabzug sichern

Damit der Vorsteuerabzug hält, sollten Sie bei jeder Eingangsrechnung systematisch prüfen:

1. Sind Aussteller und Empfänger vollständig und richtig benannt?
2. Ist die UID-Nummer des Ausstellers vorhanden und gültig?
3. Sind Leistung, Zeitraum und Datum eindeutig?
4. Stimmen Netto, Steuersatz und Steuerbetrag rechnerisch zusammen?

Diese Prüfschritte gehören in jeden Rechnungseingang und lassen sich mit einer Buchhaltungssoftware automatisieren. Eine vertiefte Anleitung finden Sie im Beitrag, der erklärt, wie Sie den Vorsteuerabzug richtig nutzen. Die so erfassten Vorsteuern fließen in die Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen ein.

Beispielrechnung

So kann eine korrekte Vollrechnung eines Einzelunternehmens aussehen:

Mit dieser Struktur sind alle Pflichtangaben abgedeckt, und der Empfänger kann die Vorsteuer ohne Beanstandung ziehen.

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