Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt, was im Monat passiert ist. Die Bilanz zeigt, was davon übrig ist – und deckt Fehler auf. Eine falsch gebuchte Rechnung, eine nicht ausgeglichene Zahlung, eine vergessene Abgrenzung: Sie alle hinterlassen einen Saldo, der sich nicht erklären lässt. Die Bilanzdurchsicht findet ihn, bevor der Monat geschlossen wird.
Saldo und Nachweis
| Bilanzposition | Nachweis |
|---|---|
| Anlagevermögen | Anlagenverzeichnis |
| Vorräte | Bestandsliste bzw. Schätzung, zum Jahresende Inventur |
| Lieferforderungen | Offene-Posten-Liste, Altersstruktur |
| Geleistete Anzahlungen | Liste offener Bestellungen |
| Vorsteuer, Umsatzsteuer | UVA des Zeitraums |
| Verrechnung Finanzamt | Abgabenkonto in FinanzOnline |
| Kassa | Zählprotokoll |
| Bank | Kontoauszug zum Monatsletzten |
| Aktive und passive Abgrenzung | Abgrenzungsliste |
| Lieferverbindlichkeiten | Offene-Posten-Liste, Lieferantenauszüge |
| Verrechnung ÖGK, Lohnabgaben | Lohnjournal, Beitragskonto |
| Gesellschafterverrechnung | Bestätigung bzw. Belege |
| Darlehen | Tilgungsplan bzw. Bankauszug |
| Klärungs- und Geldverkehrskonten | leer oder einzeln erklärt |
Reihenfolge
- Liquide Mittel: Bank und Kassa. Ohne abgestimmte Bank ist alles andere unsicher.
- Offene Posten: Debitoren und Kreditoren mit Sammelkonten abstimmen.
- Steuer- und Sozialversicherungskonten: mit Meldungen und Abgabenkonto.
- Durchlauf- und Klärungskonten: Sie sollten am Monatsende leer sein.
- Übrige Konten nach Größe.
Warnsignale
- Falsches Vorzeichen: Kunde im Haben, Lieferant im Soll, Vorsteuerkonto im Haben.
- Unveränderter Saldo über Monate auf Konten, die sich bewegen müssten (Abgrenzungen, Verrechnungskonten).
- Runde Beträge ohne Belegbezug.
- Ergebnisvortrag verändert sich unterjährig.
- Rückstellungen aus dem Vorjahr, die weder verbraucht noch aufgelöst sind.
Dokumentation
Für jede wesentliche Position: Saldo, Nachweis (als Datei oder Verweis), Differenz, Maßnahme, Datum, Kürzel. Diese Blätter bilden die Monatsabschlussmappe und ersparen beim Jahresabschluss viel Sucharbeit; siehe Abschlussdokumentation für Monats- und Jahresabschluss.
Aufwand begrenzen
Nicht jedes Konto braucht jeden Monat einen detaillierten Nachweis. Legen Sie eine Wesentlichkeitsgrenze fest: Darunter genügt eine Plausibilitätsprüfung, darüber ein Nachweis. Zum Jahresende werden alle Konten vollständig nachgewiesen.
Wie die einzelnen Konten abgestimmt werden, beschreibt Bilanzkonten abstimmen.