Zahlt ein Kunde mit Bankomat- oder Kreditkarte, ist der Umsatz sofort gemacht, das Geld aber noch nicht da. Der Zahlungsdienstleister zahlt Tage später aus, oft gesammelt und abzüglich Gebühren. Würde man nur die Auszahlung buchen, fehlten Erlöse, und die Gebühren wären unsichtbar. Deshalb braucht es ein Verrechnungskonto.
Das Verrechnungskonto für Kartenumsätze
Im Einheitskontenrahmen liegt es in Klasse 2 bei den sonstigen Forderungen bzw. beim Geldverkehr. Viele Unternehmen führen ein Konto je Anbieter oder Terminal: Terminal im Geschäft, Onlineshop-Zahlungsanbieter, mobiles Terminal. Es funktioniert so:
- Beim Tagesabschluss der Registrierkasse werden die Kartenumsätze brutto auf das Verrechnungskonto gebucht (Erlöse und Umsatzsteuer wie bei jedem Verkauf).
- Bei der Auszahlung wird das Verrechnungskonto um den Bruttobetrag entlastet: Bank für den ausgezahlten Betrag, Aufwand für das einbehaltene Disagio.
- Das Konto muss danach auf die Umsätze der noch nicht ausgezahlten Tage zurückgehen.
Beispiel
Kartenumsätze am Freitag: 1.800 € brutto. Am Dienstag zahlt der Anbieter 1.773 € aus; 27 € Disagio wurden einbehalten.
| Datum | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Freitag | Verrechnung Karten 1.800 | 4000 Erlöse 1.500; 3500 Umsatzsteuer 300 |
| Dienstag | 2800 Bank 1.773; Spesen des Geldverkehrs 27 | Verrechnung Karten 1.800 |
Das Disagio ist ein Finanzdienstleistungsentgelt und in der Regel ohne Umsatzsteuer. Gerätemiete oder Servicepauschalen können dagegen mit Umsatzsteuer verrechnet werden – Vorsteuer nur laut Rechnung.
Rechnet der Anbieter brutto ab und belastet die Gebühren einmal im Monat gesondert, wird das Verrechnungskonto mit der vollen Auszahlung ausgeglichen und die Gebühren laut Monatsabrechnung gebucht.
Drei Zahlen, die übereinstimmen müssen
| Quelle | Freitag |
|---|---|
| Kartenumsätze laut Registrierkasse | 1.800,00 |
| Tagesabschluss des Terminals | 1.800,00 |
| Auszahlung + Gebühren laut Abrechnung | 1.773,00 + 27,00 |
Weicht die Registrierkasse vom Terminal ab, wurde eine Zahlung am Terminal ohne Kassenbeleg erfasst oder umgekehrt – ein Thema für die Belegerteilungspflicht.
Onlineshop und Zahlungsdienstleister
Bei Onlinezahlungen hält der Anbieter oft ein Guthaben, verrechnet Rückerstattungen und Rückbuchungen und zahlt in Intervallen aus. Das Prinzip bleibt gleich; zusätzlich braucht es eine Monatsabstimmung mit dem Abrechnungsbericht. Rückbuchungen behandelt Chargebacks und strittige Kartenzahlungen.
Kontrollen zum Monatsende
- Saldo je Verrechnungskonto = Umsätze der letzten, noch nicht ausgezahlten Tage.
- Disagio im Verhältnis zu den Kartenumsätzen entspricht den vertraglichen Sätzen.
- Keine Nettobuchungen der Auszahlung direkt auf Erlöse.
Den Tagesabschluss von Kassa und Karte gemeinsam beschreibt Tagesabschluss von Kassa und Kartenzahlungen.