Zu den Rechnungsmerkmalen des § 11 UStG gehört eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Fehlt sie, ist die Rechnung beim Empfänger nicht vorsteuertauglich. Für den Aussteller zeigt eine lückenlose Reihe, dass keine Erlöse fehlen.
Was erlaubt ist
| Variante | Zulässig? |
|---|---|
| 1, 2, 3 … | ja |
| 2026-0001, 2026-0002 … mit Neubeginn je Jahr | ja, die Kombination ist eindeutig |
| Getrennte Kreise je Filiale, Sparte oder Verkaufskanal (z. B. WEB-, LAD-) | ja, jeder Kreis für sich fortlaufend |
| Eigener Kreis für Rechnungskorrekturen und Stornos | ja |
| Zufällige oder doppelte Nummern | nein |
Mehrere Nummernkreise sind sinnvoll, wenn verschiedene Systeme Rechnungen erstellen – etwa Onlineshop und Fakturierungssoftware. Sie sollten in einer kurzen Beschreibung festgehalten sein.
Stornos und Korrekturen
Eine einmal ausgestellte Rechnung wird nicht gelöscht. Ist sie falsch, wird sie durch eine Stornorechnung (mit eigener Nummer und Verweis auf die Originalrechnung) aufgehoben und bei Bedarf neu ausgestellt. So bleibt die Nummer der fehlerhaften Rechnung verbraucht, und die Reihe hat keine Lücke. Beim Aussteller ist eine zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer bis zur Berichtigung geschuldet – ein weiterer Grund, Fehler über Storno und Neuausstellung zu lösen.
Woher Lücken kommen
- Entwurf erhält schon die endgültige Nummer und wird dann verworfen;
- Rechnung wurde in einem anderen System erstellt;
- Datenimport oder Programmwechsel mit Neustart der Zählung;
- Rechnung tatsächlich gelöscht.
Gute Software vergibt die Nummer erst beim Finalisieren und lässt finalisierte Rechnungen nicht mehr löschen.
Was tun bei einer Lücke?
- Ursache feststellen (Systemprotokoll, Entwurfsliste, Zweitsystem).
- Schriftlich dokumentieren: welche Nummer, wann, warum.
- Dokumentation beim jeweiligen Wirtschaftsjahr aufbewahren.
- Einstellungen so ändern, dass sich der Fehler nicht wiederholt.
Eine erklärte Lücke ist kein Problem; eine unerklärte ist bei Betrieben mit Barumsätzen ein Ansatzpunkt für Zweifel an der Vollständigkeit der Erlöse.
Monatliche Kontrolle
| Nummernkreis | Erste Nummer | Letzte Nummer | Erwartet | Gebucht | Differenz |
|---|---|---|---|---|---|
| AR | 2026-0301 | 2026-0347 | 47 | 47 | 0 |
| ST (Storno) | ST-0012 | ST-0013 | 2 | 2 | 0 |
Alle Rechnungsmerkmale im Überblick zeigt Pflichtangaben auf einer Rechnung; Korrekturen Gutschriften und Rechnungskorrekturen.