Momsloven skelner skarpt mellem udgifter, der bruges i virksomhedens momspligtige drift, og udgifter, der kommer medarbejderne eller ejeren til gode. For den sidste gruppe er der ingen eller kun begrænset fradragsret, selv om udgiften er driftsomkostning i regnskabet og fradragsberettiget skattemæssigt.
Oversigt
| Udgift | Momsfradrag |
|---|---|
| Julefrokost, sommerfest, firmaudflugt | intet; sociale ydelser til personalet |
| Gaver til medarbejdere | intet |
| Kaffe, frugt og vand på arbejdspladsen | normalt fuldt; det er driftsudgifter, ikke kost |
| Kost og bespisning af personale i øvrigt | intet |
| Hotel på forretningsrejse | fuldt fradrag for overnatning |
| Restaurant på forretningsrejse eller møde | delvist fradrag efter reglerne for hotel og restauration |
| Arbejdstøj, værnemidler og kurser | fuldt fradrag, når de bruges i driften |
| Bolig til medarbejdere eller ejer | intet |
Reglerne om repræsentation og den særlige delvise fradragsret for restaurationsydelser er gennemgået i moms på repræsentation. Den skattemæssige side af personalegoder findes i personalegoder og bagatelgrænsen.
Bogføring uden fradrag
Når momsen ikke kan fradrages, bogføres hele beløbet inkl. moms som omkostning. Julefrokost for 12.500 kr. inkl. moms:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Personaleomkostninger | 12.500 | |
| Bank | 12.500 |
Brug en momskode uden fradrag eller en konto, hvor momsen ikke trækkes ud. Den hyppigste fejl er at bogføre personalearrangementer på en konto med standardkoden for købsmoms.
Biler
| Køretøj | Køb eller leasing | Drift (brændstof, reparation) |
|---|---|---|
| Personbil (hvide plader) | som udgangspunkt intet fradrag; for leasede biler gælder en særlig, begrænset fradragsret ved erhvervsmæssig brug | intet fradrag |
| Varebil kun til erhverv (gule plader) | fuldt fradrag | fuldt fradrag |
| Varebil med privat brug | begrænset | begrænset efter de særlige regler |
| Bil til erhvervsmæssig personbefordring eller udlejning | fradrag kan være muligt | fradrag kan være muligt |
Kilometergodtgørelse til medarbejdere, der kører i egen bil, indeholder ingen moms og bogføres uden momskode. Valget mellem firmabil og egen bil er gennemgået i firmabil eller egen bil.
Blandede udgifter
Nogle udgifter bruges både af personalet og i driften, fx en kantine, der også bruges til kundemøder, eller et sommerhus til både personale og kursusophold. Her skal momsen fordeles efter et rimeligt og dokumenteret skøn. Princippet er det samme som for blandet anvendelse i øvrigt; se momsfradrag ved blandet anvendelse.
Tjek ved månedsafslutning
- Personalearrangementer og gaver er bogført uden momsfradrag.
- Hotel- og restaurantbilag er opdelt korrekt.
- Brændstof til personbiler har ingen købsmoms.
- Momskoder på personalekonti er låst, så standardkoden ikke bruges ved en fejl.