Bei Software als Dienstleistung entstehen Umsatz und Zahlung selten gleichzeitig. Ein Kunde zahlt im Jänner für das ganze Jahr, ein anderer monatlich per Kreditkarte, ein dritter mit Rechnung auf 30 Tage. Dazu kommt, dass die Kunden in vielen Ländern sitzen, und dass die wichtigste Investition, die eigene Software, in der UGB-Bilanz gar nicht auftaucht.
Abo-Erlöse über die Laufzeit
Ein Jahresabo ist über zwölf Monate verdient. Bilanzierende Unternehmen buchen die Vorauszahlung als passive Rechnungsabgrenzung und lösen sie monatlich auf. Wer seine Abo-Umsätze nur bei Zahlung erfasst, hat im Jänner einen Rekordmonat und im Rest des Jahres scheinbar Verluste.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Verrechnung Zahlungsanbieter | 1.440 | |
| 3500 Umsatzsteuer | 240 | |
| Passive Rechnungsabgrenzung | 1.200 |
Jeden Monat werden 100 € in die Erlöse umgebucht. Die Umsatzsteuer entsteht dagegen bei Vereinnahmung der Vorauszahlung.
Wo ist die Leistung steuerbar?
| Kunde | Leistungsort und Steuer |
|---|---|
| Unternehmen in Österreich | Österreich, 20 % |
| Unternehmen in einem anderen EU-Staat (mit UID) | Kundenland, Reverse Charge, Rechnung ohne österreichische USt mit Hinweis |
| Verbraucher in einem anderen EU-Staat | Kundenland, Steuersatz des Kundenlands, Meldung über den EU-OSS |
| Kunden außerhalb der EU | meist nicht in Österreich steuerbar; lokale Pflichten im Kundenland prüfen |
Für B2C-Verkäufe in andere EU-Staaten gilt eine gemeinsame Schwelle für alle EU-Länder; darunter darf österreichische Umsatzsteuer verrechnet werden. Wer darüber liegt, meldet quartalsweise über das OSS in FinanzOnline. Der Nachweis des Kundenstandorts (Rechnungsadresse, IP-Land, Zahlungsmittel) gehört in die Daten jeder Transaktion.
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Zahlungsanbieter
Kartenzahlungen laufen über Zahlungsanbieter, die Gebühren abziehen und Salden gesammelt auszahlen. Buchen Sie Umsätze brutto über ein Verrechnungskonto je Anbieter, die Gebühren als Aufwand und die Auszahlung gegen das Verrechnungskonto. Gebühren ausländischer Anbieter ohne österreichische Umsatzsteuer können das Reverse-Charge-Verfahren auslösen, sofern sie nicht als Finanzdienstleistung befreit sind; maßgeblich ist die Gebührenabrechnung des Anbieters.
Selbst entwickelte Software
Nach § 197 Abs. 2 UGB dürfen selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens nicht aktiviert werden. Gehälter der Entwickler bleiben daher Aufwand, auch wenn die Software jahrelang Umsatz bringt. Zugekaufte Software und Lizenzen werden dagegen aktiviert und abgeschrieben. Für Forschung und experimentelle Entwicklung kann die Forschungsprämie beantragt werden; Voraussetzung ist unter anderem ein Gutachten der FFG.
Kennzahlen, die aus der Buchhaltung kommen sollten
- monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR) aus den abgegrenzten Abo-Erlösen
- Kosten für Hosting und Infrastruktur je Kunde
- Kundenakquisitionskosten aus Werbe- und Vertriebsaufwand
Monatsroutine
- Abo-Abrechnungen des Billing-Systems mit den Erlöskonten abstimmen.
- Passive Rechnungsabgrenzung fortschreiben.
- Auszahlungen der Zahlungsanbieter abstimmen.
- Umsätze nach Kundenland für UVA, ZM und OSS auswerten.
Mehr zur Abgrenzung lesen Sie unter Passive Rechnungsabgrenzung und Umsatzrealisierung, zu EU-Leistungen unter Reverse Charge und EU-Leistungen.
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