Ein Softwareanbieter verrechnet im Oktober ein Jahresabo, ein Fitnessstudio kassiert Jahresbeiträge, eine Kursanbieterin erhält im Dezember die Gebühr für einen Kurs im März. In allen Fällen ist Geld bzw. eine Rechnung da, die Leistung aber ganz oder teilweise noch nicht erbracht. Nach dem Realisationsprinzip des UGB gehört der Erlös in die Periode der Leistung. Der Teil für die Zeit nach dem Stichtag wird passiv abgegrenzt.
Wann passive Rechnungsabgrenzung?
Die PRA ist für Einnahmen vor dem Stichtag gedacht, die einen bestimmten Zeitraum nach dem Stichtag betreffen (§ 198 Abs. 6 UGB). Typisch:
| Branche | Beispiel |
|---|---|
| Software, SaaS | Jahresabo im Voraus fakturiert |
| Wartung, Service | Jahreswartungsvertrag |
| Vermietung | Miete für Jänner im Dezember erhalten |
| Bildung | Semester- oder Kursgebühren |
| Fitness, Vereine mit Betrieb | Jahresbeiträge |
Rechenbeispiel
Wartungsvertrag über 3.600 € netto für 1. November bis 31. Oktober, im November verrechnet. Stichtag 31. Dezember: zwei Monate erbracht, zehn Monate offen. PRA = 3.600 × 10 ÷ 12 = 3.000 €.
| Datum | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 31. Dezember | Erlöse 3.000 | Passive Rechnungsabgrenzung (Klasse 3) 3.000 |
| Folgejahr, laufend oder zum 1. Jänner | Passive Rechnungsabgrenzung 3.000 | Erlöse 3.000 |
Für Monatsberichte ist es sinnvoll, solche Verträge monatlich zu einem Zwölftel aufzulösen.
Umsatzsteuer
Die Abgrenzung betrifft nur den Erlös. Die Umsatzsteuer folgt ihren eigenen Regeln: Bei Teilleistungen (monatlich abgerechnete Leistung) entsteht sie je Teilleistungszeitraum; wurde das Entgelt für künftige Leistungen bereits vereinnahmt, entsteht sie als Anzahlung mit Vereinnahmung. Lassen Sie Steuercode und Rechnungsgestaltung bei Abos einmal von der Steuerberatung bestätigen.
PRA oder erhaltene Anzahlung?
| Passive Rechnungsabgrenzung | Erhaltene Anzahlung | |
|---|---|---|
| Leistung | zeitraumbezogen (Monate, Jahr) | Lieferung oder Werk zu einem Zeitpunkt |
| Beispiel | Jahresabo | Anzahlung auf eine Maschinenlieferung |
| Erlösbuchung | bereits gebucht, wird korrigiert | noch nicht gebucht |
Erhaltene Anzahlungen beschreibt Kundenanzahlungen.
Gutscheine
Verkaufte Gutscheine sind bis zur Einlösung keine Erlöse, sondern Verbindlichkeiten. Sie gehören nicht auf die PRA, sondern auf ein eigenes Konto; siehe Gutscheine und Wertgutscheine im Kontenrahmen.
Nachweis
| Kunde | Rechnung | Leistung | Zeitraum | Netto | Anteil Folgejahr | PRA |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kunde A | AR-0912 | Wartung | 1.11.–31.10. | 3.600 | 10/12 | 3.000 |
Die Liste ist der Beleg für den Saldo. Die Gegenseite – im Voraus bezahlte Kosten – behandelt Aktive Rechnungsabgrenzung und Vorauszahlungen; die Einordnung beider Posten in den Kontenrahmen zeigt Abgrenzungen im Kontenrahmen.