Ein Studio lebt von vielen kleinen Umsätzen: Behandlungen, Haarschnitte, Maniküre, dazu Pflegeprodukte zum Mitnehmen und Gutscheine als Geschenk. Bezahlt wird bar, mit Karte oder per Gutschein. Für die Buchhaltung sind das drei Dinge, die jeden Tag stimmen müssen: Kassa, Gutscheine und Materialeinsatz.
Registrierkasse und Tagesabschluss
Sobald der Jahresumsatz 15.000 € übersteigt und davon mehr als 7.500 € bar (einschließlich Karten- und Gutscheinzahlungen) eingenommen werden, gilt die Registrierkassenpflicht mit Belegerteilung. Für die Buchhaltung bedeutet das:
- täglicher Abschluss mit Bargeld, Kartenzahlungen und eingelösten Gutscheinen getrennt;
- Kartenumsätze über ein Verrechnungskonto, das mit den Auszahlungen des Zahlungsanbieters abgestimmt wird;
- Monats- und Jahresbeleg der Kasse; der Jahresbeleg ist bis 15. Februar mit der BMF-App zu prüfen.
Gutscheine
Ein Gutschein für Leistungen des Studios ist in der Regel ein Einzweckgutschein: Die Umsatzsteuer entsteht bereits beim Verkauf, weil Ort und Steuersatz feststehen. Ein Wertgutschein, der auch für Produkte mit anderem Steuersatz oder bei Partnerbetrieben eingelöst werden kann, ist ein Mehrzweckgutschein; hier entsteht die Steuer erst bei Einlösung.
| Vorgang | Einzweckgutschein | Mehrzweckgutschein |
|---|---|---|
| Verkauf um 120 € | Erlös 100 €, USt 20 € (bzw. erhaltene Anzahlung) | Verbindlichkeit 120 €, keine USt |
| Einlösung | keine weitere USt | Erlös und USt der eingelösten Leistung |
Nicht eingelöste Gutscheine werden nach Ablauf der Verjährung ausgebucht. In Österreich verjähren Gutscheine grundsätzlich nach 30 Jahren; kürzere Fristen in den Bedingungen sind nur eingeschränkt wirksam.
Kassenberichte und Lieferantenbelege hochladen, die KI bereitet die Buchungen vor. Jetzt an der Beta teilnehmen
Behandlung und Produktverkauf trennen
Führen Sie getrennte Erlöskonten für Dienstleistungen und Handelswaren. Nur so sehen Sie die Spanne auf Produkte und den tatsächlichen Wareneinsatz. Material, das bei Behandlungen verbraucht wird (Farbe, Wachs, Gel), ist Materialaufwand in Klasse 5; Produkte für den Verkauf werden als Handelswaren eingekauft und bei Bedarf über den Lagerbestand abgegrenzt.
Stuhlmiete und selbständige Mitarbeiterinnen
Manche Studios vermieten Arbeitsplätze an selbständige Kosmetikerinnen oder Friseurinnen. Die Miete ist ein Erlös des Studios (mit Umsatzsteuer, wenn das Studio nicht Kleinunternehmer ist); die Umsätze der Mieterin gehören ihr. Die Selbständigkeit muss echt sein: eigene Kundschaft, eigene Preise, eigenes Material. Sonst drohen Nachzahlungen als Dienstverhältnis.
Trinkgeld
Trinkgelder, die Kundinnen freiwillig direkt für Mitarbeiter geben, sind beim Dienstnehmer unter Voraussetzungen lohnsteuerfrei. Werden sie über die Kassa kassiert, verbuchen Sie sie auf einem Verrechnungskonto und zahlen sie an das Team aus; sie sind kein Umsatz des Studios.
Typische Fehler
- Kartenumsätze netto nach Gebühren gebucht statt brutto mit Gebühr als Aufwand
- Gutscheinverkäufe als Erlös ohne Prüfung der Gutscheinart
- Privatentnahmen von Produkten nicht erfasst (Eigenverbrauch)
Mehr zur Kassa finden Sie unter Kassa und Barumsätze, zu Kartenzahlungen unter Kartenabrechnungen und Terminalumsätze.
Ein Studio mit klarer Kassa und sauberen Gutscheinen. Jetzt an der Beta teilnehmen