Die E-Rechnung an den Bund ist in Österreich für alle Lieferanten der Bundesdienststellen verpflichtend. Papier- und PDF-Rechnungen werden seit 2014 nicht mehr akzeptiert. Im Hinblick auf die EU-Mehrwertsteuerreform wird das Thema auch im B2B-Bereich zunehmend relevant. Dieser Beitrag gehört zum Themenbereich E-Rechnung und Compliance und zeigt Schritt für Schritt, wie die Einreichung in der Praxis abläuft.
Wer mit den Grundbegriffen noch nicht vertraut ist, findet im Beitrag Grundlagen der E-Rechnung in Österreich einen kompakten Einstieg zu Formaten und Pflichten.
Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen an Bundesdienststellen erbringen, müssen elektronisch fakturieren. Dazu zählen:
- Ministerien und nachgelagerte Dienststellen
- Bundesämter
- Gerichte und Staatsanwaltschaften
- Bundesheer
Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und vom Rechnungsbetrag. Auch Kleinunternehmer und Einzelunternehmer, die einen Auftrag des Bundes erfüllen, müssen elektronisch fakturieren. Länder und Gemeinden betreiben teils eigene Portale; einige nutzen ebenfalls den Bund-Standard. Aktuelle Listen stehen auf bmf.gv.at und im Unternehmensserviceportal usp.gv.at.
Welche Formate sind zulässig?
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| ebInterface | nationaler XML-Standard (4.0, 5.0, 6.x) |
| PEPPOL UBL 2.1 | europäischer Standard, EU-Norm EN 16931 |
| ZUGFeRD ab 2.x | hybrid, derzeit nicht bevorzugt |
Der Bund bevorzugt ebInterface oder PEPPOL UBL. Reine PDF-Rechnungen oder eingescannte Papierrechnungen werden zurückgewiesen. Entscheidend ist, dass die Rechnung als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz übermittelt wird und nicht nur als Bilddatei.
Übermittlungswege
Die Übermittlung erfolgt in der Regel über das USP. Möglich sind:
- Webformular im USP für Einzelrechnungen
- Upload einer XML-Datei
- Web-Service (SOAP) für die ERP-Integration
- PEPPOL-Access-Point für die internationale Anbindung
Voraussetzung ist eine aktive Registrierung im USP mit Anbindung an FinanzOnline und ein gültiges Lieferantenkennzeichen der jeweiligen Bundesdienststelle. Für gelegentliche Rechnungen genügt das Webformular; bei hohem Belegvolumen lohnt sich der Web-Service oder ein PEPPOL-Access-Point, weil dann die Rechnungen direkt aus dem Buchhaltungssystem fließen.
Pflichtangaben einer E-Rechnung an den Bund
Zusätzlich zu den allgemeinen Pflichtangaben auf einer Rechnung sind folgende Daten Pflicht:
- Lieferantenkennzeichen der Dienststelle
- Auftragsreferenz oder Bestellnummer
- bei Bedarf Kostenstellen oder Kontierungselemente
- IBAN für die Zahlung
- E-Mail-Adresse für Rückfragen
Fehlt eine dieser Angaben, weist das System die Rechnung ab. Eine saubere und nachvollziehbare Belegführung erleichtert das deutlich. Welche Grundsätze dabei gelten, beschreibt der Beitrag Aufzeichnungspflichten und Ordnungsmäßigkeit.
Häufige Fehler bei der Einreichung
In der Praxis scheitern E-Rechnungen meist an wenigen, vermeidbaren Punkten:
- falsches oder fehlendes Lieferantenkennzeichen der Dienststelle
- Auftragsreferenz oder Bestellnummer nicht angegeben
- ungültiges oder veraltetes XML-Schema (etwa eine nicht mehr unterstützte ebInterface-Version)
- Übermittlung als PDF statt als strukturierter Datensatz
Eine fehlerhaft eingereichte Rechnung gilt als nicht eingebracht, die Zahlungsfrist beginnt erst mit der korrekten Übermittlung. Wer das von Anfang an richtig macht, vermeidet Verzögerungen bei der Auszahlung.
Vorteile elektronischer Übermittlung
- schnellere Zahlung durch automatisierte Verarbeitung
- weniger Medienbrüche, Belegfluss direkt in die Buchhaltung
- Bestätigung über den Status der Rechnung
- saubere Aufbewahrung, wie im Beitrag Belege richtig aufbewahren beschrieben
- spätere Erweiterung auf die B2B-E-Rechnung möglich
- geringeres Fehlerrisiko bei den Pflichtangaben
Ausblick: B2B-E-Rechnung
Im Rahmen der EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) wird die elektronische Rechnung auch im B2B-Bereich verpflichtend. Österreich hat angekündigt, die Umstellung im Einklang mit dem EU-Zeitplan vorzunehmen. Lieferanten, die bereits PEPPOL-fähig sind, sind dafür gut vorbereitet, da sie dieselbe Infrastruktur nutzen können. Aktuelle Stände stehen auf wko.at.
Fazit
Die E-Rechnung an den Bund ist Pflicht und ein guter Einstieg in den elektronischen Belegfluss. Wer die zulässigen Formate kennt, das USP korrekt einrichtet und die Pflichtangaben vollständig liefert, wird schneller bezahlt.