Wer als Unternehmen Leistungen oder Lieferungen an Dienststellen des Bundes erbringt, kommt an der elektronischen Rechnung nicht vorbei. Seit der Umsetzung der entsprechenden EU-Vorgaben ist die E-Rechnung an den Bund verpflichtend: Rechnungen in Papierform oder als einfaches PDF per E-Mail werden von Bundesdienststellen nicht mehr als gültige Rechnung akzeptiert. Stattdessen muss die Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format über das Unternehmensserviceportal (USP) übermittelt werden. Dieser Leitfaden zeigt, wie das in der Praxis funktioniert, welche Formate zulässig sind und welche Angaben Ihre Rechnung enthalten muss, damit sie nicht abgelehnt wird.
Wann die E-Rechnungspflicht gegenüber dem Bund gilt
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft alle Vertragspartner des Bundes, die im Rahmen eines Geschäftsfalls eine Rechnung an eine Bundesdienststelle stellen. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie ein Einzelunternehmen oder eine GmbH führen oder wie groß Ihr Umsatz ist. Sobald die Rechnung an den Bund adressiert ist, gilt die elektronische Übermittlung als verbindlicher Standard.
Wichtig: Die Pflicht bezieht sich auf den Bund als Auftraggeber. Für Länder, Gemeinden und andere öffentliche Auftraggeber können abweichende Regelungen und teils freiwillige Empfangskanäle gelten. Prüfen Sie daher bei jedem öffentlichen Auftrag, an welchen Empfänger genau Sie fakturieren. Die allgemeinen Grundlagen finden Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnung in Österreich.
Die Rolle des Unternehmensserviceportals
Zentraler Knotenpunkt für die Einreichung ist das USP. Über dieses Portal melden Sie sich einmalig mit Ihren Unternehmensdaten an und erhalten Zugang zur Funktion E-Rechnung an den Bund. Das USP nimmt die Rechnung entgegen, prüft sie auf formale Korrektheit und leitet sie an die zuständige Bundesdienststelle weiter.
Der Vorteil dieses Wegs: Die Prüfung erfolgt unmittelbar bei der Einreichung. Eine fehlerhafte Rechnung wird mit einer konkreten Fehlermeldung zurückgewiesen, sodass Sie korrigieren können, bevor die Rechnung überhaupt in den Zahlungsprozess gelangt. Für den Zugang benötigen Sie ein USP-Konto, das mit Ihrer Unternehmens-Identifikation verknüpft ist.
Zulässige Formate
Der Bund akzeptiert strukturierte Formate, die maschinell ausgelesen werden können. In der Praxis sind vor allem zwei Formate relevant:
| Format | Beschreibung | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| ebInterface | Österreichischer XML-Standard für elektronische Rechnungen | Direkter Export aus österreichischer Buchhaltungssoftware |
| Peppol BIS / EN 16931 | Europäischer Standard für grenzüberschreitende E-Rechnung | Lieferanten mit Peppol-Anbindung, auch international |
Ein klassisches PDF ohne strukturierten Datensatz gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht und wird nicht akzeptiert. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Software ein gültiges ebInterface- oder Peppol-Dokument erzeugt und nicht nur ein optisches Abbild der Rechnung.
Benötigte Angaben
Neben den allgemeinen Pflichtangaben auf der Rechnung verlangt die E-Rechnung an den Bund einige zusätzliche, strukturierte Felder. Fehlen sie, wird die Rechnung abgewiesen.
- Auftragsreferenz: Die vom Auftraggeber vergebene Referenz identifiziert den Geschäftsfall. Ohne korrekte Auftragsreferenz kann die Rechnung nicht zugeordnet werden.
- Lieferantennummer oder vergleichbare Kennung, sofern die Dienststelle eine solche vergeben hat.
- Vollständige Empfängerdaten der zuständigen Bundesdienststelle.
- Bankverbindung (IBAN) für die Zahlung.
- Korrekt ausgewiesene Umsatzsteuer (USt) mit den jeweils anzuwendenden Steuersätzen je Position.
Die Auftragsreferenz ist der häufigste Stolperstein. Klären Sie bereits bei der Auftragsbestätigung, welche Referenz Sie später auf der Rechnung anzugeben haben, und übernehmen Sie diese exakt.
Übermittlungswege
Für die Einreichung über das USP stehen mehrere Wege offen. Welcher passt, hängt vom Rechnungsvolumen und Ihrer Software ab:
- Manuelle Online-Erfassung im USP: Sie geben die Rechnungsdaten direkt im Webformular ein. Geeignet bei wenigen Rechnungen pro Jahr.
- Upload einer ebInterface- oder Peppol-Datei: Ihre Buchhaltungssoftware exportiert die Datei, die Sie im USP hochladen.
- Vollautomatischer Versand über Peppol: Über einen Peppol-Zugangspunkt wird die Rechnung ohne manuellen Zwischenschritt zugestellt. Sinnvoll bei vielen Rechnungen.
Wer regelmäßig an den Bund fakturiert, spart mit einem automatisierten Weg viel Zeit. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, lesen Sie im Beitrag Buchhaltungssoftware auswählen sowie in unserer Übersicht zu E-Rechnung und Compliance.
Häufige Fehler
Die meisten Zurückweisungen lassen sich vermeiden. Diese Punkte führen besonders oft zu Problemen:
- Fehlende oder falsche Auftragsreferenz - die Rechnung kann nicht zugeordnet werden.
- Falsches Format - ein PDF statt eines strukturierten ebInterface- oder Peppol-Dokuments.
- Unvollständige Empfängerangaben der Bundesdienststelle.
- Rechenfehler oder inkonsistente USt-Beträge, etwa wenn Positionssummen und Gesamtbetrag nicht zusammenpassen.
- Doppelte Rechnungsnummern, die das System als bereits eingereicht erkennt.
Sauber geführte Stammdaten und eine korrekte Rechnungsnummerierung beugen den meisten dieser Fehler vor.
Status der Rechnung prüfen
Nach der Übermittlung erhalten Sie im USP eine Rückmeldung, ob die Rechnung angenommen oder abgewiesen wurde. Bei einer Abweisung enthält die Meldung den Grund, sodass Sie gezielt nachbessern können. Es empfiehlt sich, den Status zeitnah zu kontrollieren und die Bestätigung zu dokumentieren - so haben Sie im Fall einer verzögerten Zahlung einen Nachweis, dass Ihre Rechnung fristgerecht und korrekt eingereicht wurde.
Bewahren Sie die übermittelte E-Rechnung und die Eingangsbestätigung gemeinsam mit Ihren übrigen Buchhaltungsunterlagen auf. Damit erfüllen Sie zugleich die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gegenüber dem Finanzamt.