Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist die monatliche oder quartalsweise Meldung aller innergemeinschaftlichen Lieferungen und sonstigen B2B-Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten. Sie ist ein zentraler Baustein im Bereich Umsatzsteuer und Steuern und ergänzt die Umsatzsteuervoranmeldung, ersetzt sie aber nicht. Über die ZM gleichen die Finanzverwaltungen der Mitgliedstaaten ab, ob der steuerfreien Lieferung in Österreich auch ein korrekt versteuerter innergemeinschaftlicher Erwerb beim Kunden gegenübersteht.
Wer muss melden?
Meldepflichtig ist jedes österreichische Unternehmen mit einer gültigen UID-Nummer, das grenzüberschreitend an Unternehmer in der EU liefert oder leistet. Ob eine Meldepflicht besteht, hängt allein vom Tatbestand ab:
| Tatbestand | Meldepflicht |
|---|---|
| innergemeinschaftliche Lieferung | ja |
| sonstige Leistung B2B mit Reverse Charge im EU-Staat | ja |
| Verbringung eigener Ware in anderen EU-Staat | ja |
| Konsignationslager-Regelung | ja, mit eigener Kennzeichnung |
| reine Inlandsumsätze | nein |
| Lieferung in Drittland | nein |
Rechtsgrundlage ist Art. 21 UStG. Aktuelle Fassungen siehe ris.bka.gv.at. Wie die zugrunde liegende steuerfreie Lieferung sauber abgewickelt und nachgewiesen wird, behandelt der Beitrag zu innergemeinschaftlichen Lieferungen B2B in der EU. Für reine Dienstleistungen an EU-Unternehmer ist der Beitrag zu Reverse Charge und EU-Leistungen maßgeblich.
Inhalt der Meldung
Pro Kunde im EU-Ausland werden gemeldet:
- gültige UID-Nummer mit Länderpräfix
- Summe der innergemeinschaftlichen Lieferungen
- Summe der sonstigen Leistungen mit Reverse Charge
- Kennzeichnung Konsignationslager bei Verbringung
- Korrekturen früherer Perioden separat
Wichtig: Lieferungen und sonstige Leistungen werden je Kunde getrennt ausgewiesen und nicht vermischt. Eine Nullmeldung ist – anders als bei der UVA – nicht abzugeben. Hat ein Unternehmen in einer Periode keine meldepflichtigen Umsätze, entfällt die Abgabe für diesen Zeitraum vollständig.
Frist und Übermittlung
Die ZM ist bis zum letzten Tag des Folgemonats abzugeben:
- Lieferung im Mai → ZM bis 30. Juni
- Übermittlung ausschließlich über FinanzOnline
- Periodizität in der Regel monatlich
- bei Vorjahresumsatz unter 100.000 € quartalsweise möglich
- bei Verspätung Verspätungszuschlag bis 1 % der Summe
Die elektronische Übermittlung läuft ausnahmslos über FinanzOnline; einen Papierweg gibt es nicht mehr. Wer das Portal noch nicht nutzt, findet die nötigen Schritte im Beitrag zu FinanzOnline registrieren und nutzen. Die Meldeperiode der ZM folgt grundsätzlich jener der UVA, sodass sich beide Abgaben im selben Rhythmus erledigen lassen.
Verbindung zur Buchhaltung
Voraussetzung für eine korrekte ZM ist eine saubere Trennung der Erlöse im Kontenrahmen. Die Daten zur ZM lassen sich aus der laufenden Doppelten Buchhaltung nach UGB oder der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung direkt ableiten. Vorab müssen die UID-Nummern der Kunden über VIES geprüft werden, siehe Beitrag zur UID-Nummer beantragen.
Häufige Fehler
- vergessene sonstige Leistungen B2B EU
- Verwechslung von ZM und UVA-Werten
- fehlende UID-Prüfung des Kunden vor Lieferung
- Nullmeldungen abgegeben, obwohl nicht erforderlich
- nicht zeitgerechte Korrekturen
Praxis-Tipps
- monatliches Reporting passt zur monatlichen UVA
- automatische Datenermittlung aus dem Buchhaltungssystem
- Abstimmung der ZM mit der UVA vor Übermittlung
- Belegnachweise zu jeder Lieferung archivieren
- bei Reihengeschäften vorab Steuerberater einbinden
Fazit
Die ZM ist Pflicht für jedes Unternehmen mit EU-Geschäft. Sauber aufgesetzt verursacht sie kaum Mehraufwand und ergänzt die Umsatzsteuervoranmeldung sinnvoll.