Bei einem Wechsel der Buchhaltungssoftware müssen die bisherigen Werte in das neue System. Was nach einem einfachen Export klingt, entscheidet über die Qualität der nächsten Jahre: Ein Fehler in den Anfangssalden zieht sich durch jede spätere Auswertung.
Stichtag wählen
| Option | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Beginn des Wirtschaftsjahres | eine saubere Eröffnungsbilanz, abgeschlossener Vorjahresabschluss | Wechsel erst zum Jahreswechsel möglich |
| Monatsbeginn im laufenden Jahr | schneller Start | Jahresverkehrszahlen müssen mitübernommen werden |
Der Jahreswechsel ist der sicherste Zeitpunkt. Wird unterjährig gewechselt, übernehmen Sie die Saldenliste aller Konten einschließlich Aufwands- und Ertragskonten zum Wechselstichtag, damit die Gewinn- und Verlustrechnung des Jahres im neuen System vollständig ist.
Was übernommen werden muss
- Saldenvortrag aller Bestandskonten über das Eröffnungsbilanzkonto (im EKR in Klasse 9).
- Offene Posten der Debitoren und Kreditoren mit Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Betrag – nicht nur Salden je Kunde. Sonst können Zahlungen im neuen System nicht ausgeglichen werden.
- Anlagenverzeichnis mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, kumulierter AfA, Restnutzungsdauer und AfA-Methode.
- Stammdaten: Kontenplan, Steuercodes, Kunden, Lieferanten, Kostenstellen.
- Offene Umsatzsteuerbeträge bei Istbesteuerung, die erst bei Zahlung gemeldet werden.
Kontrollen vor der ersten Buchung
| Kontrolle | Erwartung |
|---|---|
| Summe Soll = Summe Haben im Eröffnungsjournal | ja |
| Jedes Konto = Saldo im Altsystem | ja |
| Summe offene Posten Debitoren = Sammelkonto | ja |
| Summe offene Posten Kreditoren = Sammelkonto | ja |
| Anlagenverzeichnis = Anlagenkonten | ja |
| Bankkonten = Kontoauszug zum Stichtag | ja |
Erst wenn alles übereinstimmt, wird im neuen System gebucht. Lassen Sie die Übernahme von der Steuerberatung bestätigen.
Vorher aufräumen
Ein Systemwechsel ist der beste Zeitpunkt, um Altlasten nicht mitzunehmen: Dubletten im Kunden- und Lieferantenstamm zusammenführen, unbenutzte Konten nicht übernehmen, alte Sollsalden bei Lieferanten klären. Siehe Kontenrahmen bereinigen und Stammdaten vor Systemwechsel bereinigen.
Das Altsystem nicht vergessen
Nach § 132 BAO müssen Bücher und Aufzeichnungen sieben Jahre lesbar bleiben. Ist das alte Programm danach nicht mehr verfügbar, braucht es einen vollständigen Export in einem lesbaren Format oder einen Lesezugang. Mehr unter Belege richtig aufbewahren.
Den Projektablauf insgesamt beschreibt Buchhaltungssystem ohne Chaos wechseln.