Mit den Jahren wächst jeder Kontenplan: ein Konto für einen besonderen Fall, ein zweites, weil das erste nicht gefunden wurde, eines je Lieferant in Klasse 7. Das Ergebnis sind Auswertungen, in denen gleiche Ausgaben auf drei Konten verteilt sind, und Vorjahresvergleiche, die nichts mehr aussagen.
Wann aufräumen?
Am besten zum Beginn eines Wirtschaftsjahres, nach dem Abschluss des Vorjahres – und unbedingt vor einem Wechsel der Buchhaltungssoftware, siehe Anfangssalden beim Systemwechsel. Änderungen mitten im Jahr machen die Monate untereinander unvergleichbar.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Exportieren Sie den Kontenplan mit Anzahl der Buchungen und Saldo der letzten zwei Jahre. Ergänzen Sie eine Spalte „Entscheidung“: behalten, zusammenführen, umbenennen, deaktivieren.
Schritt 2: Probleme erkennen
| Problem | Beispiel | Lösung |
|---|---|---|
| Doppelte Konten | „Büromaterial“ und „Bürobedarf“ | eines behalten |
| Falsche Klasse | Software-Abo in Klasse 5 | in Klasse 7 umbuchen |
| Sammelkonto „Sonstiges“ mit vielen Buchungen | 200 Buchungen pro Jahr auf „Diverses“ | analysieren, fehlende Konten anlegen |
| Konto je Lieferant | „Steuerberater Mayer“ | zurück auf das Sachkonto, Lieferant über Kreditor |
| Unklare Bezeichnung | „Konto neu 2“ | umbenennen |
Der Einheitskontenrahmen gibt die Struktur vor; Unterkonten sind frei, sollten aber in der richtigen Kontengruppe bleiben. Sonst landen sie in der Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung an der falschen Stelle.
Schritt 3: Zusammenführen ohne Datenverlust
Konten mit Buchungen in offenen Aufbewahrungsjahren werden nicht gelöscht. Stattdessen:
- Saldo zum Jahresbeginn per Umbuchung auf das Zielkonto übertragen;
- altes Konto sperren, sodass es nicht mehr bebucht werden kann;
- Zuordnung alt → neu im Dauerakt dokumentieren, damit Vorjahresvergleiche nachvollziehbar bleiben.
Inaktive Konten
Als inaktiv gilt ein Konto, auf das seit mindestens einem ganzen Wirtschaftsjahr nicht gebucht wurde.
- Saldo null: einfach deaktivieren. Es bleibt in der Historie, erscheint aber nicht mehr bei der Erfassung.
- Saldo ungleich null: Hier steckt fast immer ein Problem. Eine alte Forderung, eine vergessene Rückstellung, ein Darlehen, das längst getilgt sein sollte, ein Klärungskonto mit Restbetrag. Den Saldo erst erklären und belegen oder mit einer dokumentierten Buchung bereinigen, dann deaktivieren.
Dasselbe gilt für Personenkonten: Kunden und Lieferanten ohne Bewegung, aber mit Saldo, werden geklärt, bevor sie deaktiviert werden; siehe Alte Haben-Salden bei Kunden und Soll-Salden bei Lieferanten.
Schritt 4: Regeln für die Zukunft
- Neue Sachkonten legt nur eine Person an.
- Eine Kontierungsliste für häufige Ausgaben („Cloud-Software → EDV-Aufwand“).
- Jährliche Durchsicht der Konten mit wenigen Buchungen.
Den Aufbau eines neuen Kontenplans beschreibt So baust du einen Kontenrahmen auf.