Für eine Maschine, eine Sonderanfertigung oder eine größere Warenbestellung verlangen Lieferanten oft eine Anzahlung. Bis zur Lieferung hat das Unternehmen dafür nichts erhalten – nur einen Anspruch. Die Anzahlung ist deshalb weder Aufwand noch Anlagegut, sondern eine geleistete Anzahlung.
Konten
Im Einheitskontenrahmen richtet sich das Konto danach, wofür angezahlt wird:
| Bestellung | Konto |
|---|---|
| Maschinen, Fahrzeuge, Ausstattung, Bauleistungen für das eigene Gebäude | Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen bzw. Anlagen in Bau (Klasse 0) |
| Software, Rechte | Geleistete Anzahlungen auf immaterielle Vermögensgegenstände (Klasse 0) |
| Waren, Material | Geleistete Anzahlungen auf Vorräte (Klasse 1) |
| Dienstleistungen | Sonstige Forderungen bzw. eigenes Anzahlungskonto (Klasse 2) |
Die getrennte Erfassung hält Investitionen im Anlagenspiegel sichtbar und zeigt im Umlaufvermögen, wie viel Geld in offenen Bestellungen gebunden ist.
Vorsteuer: Rechnung und Zahlung
Aus einer Anzahlung darf die Vorsteuer abgezogen werden, sobald beides vorliegt: eine Anzahlungsrechnung mit den Merkmalen des § 11 UStG und die Zahlung. Eine Zahlung ohne Anzahlungsrechnung berechtigt nicht zum Abzug; ein bloßes Angebot oder eine Auftragsbestätigung reicht nicht.
Buchungsbeispiel
Bestellung einer Maschine um 30.000 € netto, Anzahlung 30 % laut Anzahlungsrechnung.
Zahlung der Anzahlung
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen | 9.000 | |
| 2500 Vorsteuer (Anzahlung) | 1.800 | |
| 2800 Bank | 10.800 |
Schlussrechnung bei Lieferung (Gesamtbetrag 30.000 € netto, Anzahlung abgezogen)
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Maschinen (Klasse 0) | 30.000 | |
| 2500 Vorsteuer (Restbetrag) | 4.200 | |
| Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen | 9.000 | |
| 3300 Lieferverbindlichkeiten | 25.200 |
Die Schlussrechnung muss die Anzahlung und die darauf entfallende Steuer ausweisen, sonst wird die Vorsteuer doppelt abgezogen.
Risiko im Blick
Eine Anzahlung ist ein ungesicherter Kredit an den Lieferanten. Führen Sie eine Liste offener Anzahlungen mit Liefertermin und prüfen Sie sie monatlich. Bei größeren Beträgen kann eine Anzahlungsgarantie der Bank des Lieferanten sinnvoll sein. Verzögert sich die Lieferung erheblich oder gerät der Lieferant in Schwierigkeiten, ist die Anzahlung im Abschluss zu bewerten.
Typische Fehler
- Anzahlung sofort als Aufwand gebucht.
- Vorsteuer ohne Anzahlungsrechnung abgezogen.
- Schlussrechnung ohne Verrechnung der Anzahlung gebucht: Das Anzahlungskonto bleibt stehen, die Verbindlichkeit ist zu hoch.
Den Lieferantenablauf allgemein beschreibt Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung; die Kundenseite Kundenanzahlungen.