Wer vor der Lieferung Geld vom Kunden verlangt, sichert seine Liquidität und bindet den Kunden. Buchhalterisch hat das Unternehmen bei Zahlungseingang aber noch nichts verdient: Es schuldet die Leistung. Die Anzahlung ist daher eine Verbindlichkeit – mit einer umsatzsteuerlichen Besonderheit.
Umsatzsteuer: Mindest-Istbesteuerung
Auch wer der Sollbesteuerung unterliegt, muss für Anzahlungen die Umsatzsteuer schon mit Ablauf des Monats abführen, in dem die Anzahlung vereinnahmt wurde (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG). Es zählt also der Zahlungseingang, nicht die Rechnung. Eine Anzahlungsrechnung ist trotzdem sinnvoll und bei Unternehmerkunden üblich, weil der Kunde nur mit ihr die Vorsteuer abziehen kann.
Konten
Erhaltene Anzahlungen stehen im Einheitskontenrahmen in Klasse 3 als eigene Verbindlichkeit. In der Bilanz können sie offen bei den Verbindlichkeiten ausgewiesen oder von den Vorräten abgesetzt werden. Die darauf entfallende Umsatzsteuer gehört auf ein eigenes Umsatzsteuer-Unterkonto für Anzahlungen, damit sie bei der Schlussrechnung sauber aufgelöst werden kann.
| Konto (Beispiel) | Zweck |
|---|---|
| Erhaltene Anzahlungen (Klasse 3) | Nettobetrag der Anzahlung |
| Umsatzsteuer aus Anzahlungen (Klasse 3) | Steuer auf vereinnahmte Anzahlungen |
Von der Anzahlung bis zur Schlussrechnung
Auftrag über 20.000 € netto, Anzahlung 40 % mit Anzahlungsrechnung.
Eingang der Anzahlung (9.600 € brutto)
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 2800 Bank | 9.600 | |
| Erhaltene Anzahlungen | 8.000 | |
| Umsatzsteuer aus Anzahlungen | 1.600 |
Schlussrechnung bei Fertigstellung: Gesamtentgelt 20.000 € netto, 4.000 € USt; abgezogen werden die Anzahlung und ihre Steuer.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 2000 Lieferforderungen | 14.400 | |
| Erhaltene Anzahlungen | 8.000 | |
| Umsatzsteuer aus Anzahlungen | 1.600 | |
| 4000 Erlöse 20 % | 20.000 | |
| 3500 Umsatzsteuer | 4.000 |
Der Kunde schuldet noch 14.400 €. Die Schlussrechnung muss die Anzahlung und die darauf entfallende Steuer ausweisen.
Storno und Rückzahlung
Wird der Auftrag storniert und die Anzahlung zurückgezahlt, wird die Umsatzsteuer im Monat der Rückzahlung berichtigt. Behält das Unternehmen die Anzahlung vertragsgemäß als Stornogebühr, ist zu prüfen, ob es sich um nicht steuerbaren Schadenersatz oder um ein Entgelt handelt.
Kontrollen
- Liste aller offenen Anzahlungen je Auftrag = Saldo des Anzahlungskontos.
- Umsatzsteuer aus Anzahlungen in der UVA des Zahlungsmonats gemeldet.
- Keine alten Anzahlungen zu bereits fakturierten Aufträgen.
Die Gegenseite beschreibt Anzahlungen an Lieferanten; die Erlöskonten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Kontenrahmen.