Die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen ist in Österreich in der Bundesabgabenordnung (§ 132 BAO) und im Unternehmensgesetzbuch (§ 212 UGB) geregelt. Die Kernregel ist einfach, die Details entscheiden in der Praxis.
Wie lange?
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Belege, Geschäftspapiere | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres bzw. Wirtschaftsjahres |
| Unterlagen zu Grundstücken (Vorsteuerberichtigung) | bis zu 22 Jahre |
| Unterlagen, die für ein laufendes Abgaben- oder Gerichtsverfahren von Bedeutung sind | so lange das Verfahren anhängig ist |
| Registrierkassen: Datenerfassungsprotokoll | wie die übrigen Unterlagen |
Ein Beleg aus dem Jahr 2026 darf also frühestens nach dem 31. Dezember 2033 vernichtet werden – sofern er nicht für ein offenes Verfahren gebraucht wird. Eine übersichtliche Darstellung bietet das Unternehmensserviceportal.
Elektronische Archivierung
Unterlagen dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie:
- vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können;
- während der gesamten Frist jederzeit lesbar gemacht werden können;
- auf Verlangen der Finanzverwaltung in angemessener Zeit vorgelegt werden.
Papierbelege dürfen nach dem Scannen grundsätzlich vernichtet werden, wenn diese Bedingungen erfüllt sind und das Verfahren dokumentiert ist. Für wenige Unterlagen (etwa bestimmte Originalurkunden) kann die Papierform weiter nötig sein.
E-Rechnungen und Registrierkasse
- Elektronisch erhaltene Rechnungen (PDF, XML) werden in ihrem Originalformat aufbewahrt. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
- Bei E-Rechnungen an den Bund gehören XML, Prüfprotokoll und Zustellnachweis zusammen ins Archiv; siehe Belege richtig aufbewahren.
- Das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse ist regelmäßig extern zu sichern.
Organisation
- Ein Archiv je Wirtschaftsjahr, nach dem Abschluss schreibgeschützt.
- Zwei Sicherungen an getrennten Orten, eine davon außerhalb des Betriebs.
- Zugriffsrechte so, dass niemand ohne Spur löschen kann.
- Ein Löschplan: Welche Jahre dürfen wann vernichtet werden?
Systemwechsel
Wird das Buchhaltungsprogramm gewechselt, muss das alte System für die Restdauer der Frist lesbar bleiben – über einen Lesezugang oder einen vollständigen Export. Prüfen Sie das, bevor der alte Vertrag gekündigt wird.
Wie Belege benannt und abgelegt werden, beschreibt Belegbenennung und Ablagestruktur; die Anforderungen an die Dokumentation Aufzeichnungspflichten und Ordnungsmäßigkeit.