Die Bundesabgabenordnung verlangt, dass Bücher und Aufzeichnungen so geführt werden, dass sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen. Praktisch heißt das: Zu jeder Buchung muss der Beleg rasch auffindbar sein. Mit einer klaren Namenskonvention und Ablagestruktur gelingt das auch ohne Dokumentenmanagementsystem.
Namenskonvention
JJJJ-MM-TT_Partner_Belegart_Nummer.pdf
| Beispiel | Bedeutung |
|---|---|
| 2026-03-04_A1_ER_0815-4711.pdf | Eingangsrechnung von A1 vom 4. März |
| 2026-03-31_MusterGmbH_AR_2026-0142.pdf | Ausgangsrechnung Nr. 2026-0142 |
| 2026-03-31_Bank_KA_03.pdf | Kontoauszug März |
| 2026-03-18_Huber_RK_03.pdf | Reisekostenabrechnung von Herrn Huber |
| 2026-03-31_Kassa_TA_03.pdf | Tagesabschlüsse der Registrierkasse für März |
Regeln dazu:
- Datum zuerst, im Format Jahr-Monat-Tag: Dann sortiert der Dateimanager chronologisch.
- Kurze, fixe Kürzel für Belegarten: ER (Eingangsrechnung), AR (Ausgangsrechnung), GS (Gutschrift bzw. Rechnungskorrektur), KA (Kontoauszug), RK (Reisekosten), VT (Vertrag).
- Keine Umlaute und Leerzeichen; „ue“ statt „ü“.
Ordnerstruktur
Buchhaltung/
2026/
01_Eingangsrechnungen/
02_Ausgangsrechnungen/
03_Bank/
04_Kassa/
05_Personal/
06_Steuern_Finanzamt/
07_Abschluss/
Dauerakt/
Gesellschaftsvertrag, Mietvertrag, Kreditverträge, Versicherungen
Der Dauerakt enthält Unterlagen, die über mehrere Jahre gelten. Er wird nicht jedes Jahr neu angelegt.
Verknüpfung mit der Buchung
Am besten wird der Beleg direkt an die Buchung angehängt, und die Belegnummer steht im Buchungsfeld. Dann führt jede Buchung zum Beleg und jeder Beleg zur Buchung – genau das, was bei einer Außenprüfung gefragt wird.
Aufbewahrung
Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind nach § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren, für bestimmte Unterlagen (etwa im Zusammenhang mit Grundstücken) länger. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Unterlagen vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können. Einzelheiten fasst das Unternehmensserviceportal zusammen.
Was oft schiefgeht
- Dateinamen wie „Scan_0012.pdf“.
- Belege nur im E-Mail-Postfach.
- Ordner nach Personen statt nach Belegart.
- Abgeschlossene Jahre werden nachträglich verändert.
Wie man Unterlagen langfristig sichert, erläutert Archivierung von Buchhaltungsunterlagen; die laufende Belegorganisation Belege in der Buchhaltung richtig organisieren.