Automatisch erzeugte Buchungen – aus Fakturierung, Bankimport oder Lohnverrechnung – haben eine nachvollziehbare Quelle. Manuelle Buchungen dagegen entstehen am Schreibtisch: Umbuchungen, Abgrenzungen, Korrekturen, Abschlussbuchungen. Gerade sie verändern das Ergebnis oft am stärksten, und gerade sie brauchen deshalb einen klaren Prüfpfad.
Was das Gesetz verlangt
Die Bundesabgabenordnung verlangt, dass Eintragungen nicht so verändert werden dürfen, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 131 BAO). Für elektronische Buchhaltungen heißt das: Gebuchte Daten werden nicht überschrieben oder gelöscht; Fehler werden durch Storno und Neubuchung korrigiert. Zudem muss jede Buchung durch einen Beleg nachgewiesen sein.
Interne Regeln
| Regel | Umsetzung |
|---|---|
| Wer darf manuell buchen? | Buchhaltung und Steuerberatung; keine Rechte für andere Benutzer |
| Beleg | Berechnung, Vertrag oder E-Mail mit der Entscheidung, an die Buchung angehängt |
| Buchungstext | aussagekräftig: „Umbuchung Softwareabo von Büromaterial auf EDV-Aufwand, Jänner–März“ |
| Vier-Augen-Prinzip | ab einem festgelegten Betrag oder auf sensiblen Konten |
| Zeitraum | vor Abschluss des Monats freigegeben; danach Periode sperren |
Ablauf
- Buchung als Vormerkung bzw. Entwurf mit Beleg erfassen.
- Prüfung durch eine zweite Person bei Beträgen über der Grenze oder auf Eigenkapital-, Gesellschafter-, Steuer- und Bankkonten.
- Freigabe – ab jetzt unveränderbar.
- Fehler gefunden? Storno mit aktuellem Datum und Verweis, dann korrekte Neubuchung. Beides bleibt sichtbar.
Sensible Konten
- Eigenkapital und Ergebnisvortrag: Buchungen nur aufgrund von Beschlüssen.
- Gesellschafterverrechnungskonten: jede Bewegung belegt.
- Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten: eine manuelle Buchung muss sich in der UVA wiederfinden.
- Bank und Kassa: manuelle Buchungen ohne entsprechenden Auszug sind ein Warnsignal.
Monatliche Durchsicht
Eine Liste aller manuellen Buchungen des Monats, sortiert nach Betrag, ist in einer Viertelstunde durchgesehen. Gesucht wird nach fehlenden Belegen, ungenauen Texten, runden Beträgen ohne Erklärung und Buchungen zu ungewöhnlichen Zeiten oder durch ungewöhnliche Benutzer.
Welche Daten die Software dafür protokollieren sollte, zeigt Prüfspur in der Buchhaltungssoftware; die Korrektur nach Abschluss Stornobuchungen nach dem Monatsabschluss.