Ein Monat ist abgeschlossen, die UVA eingereicht, der Monatsbericht verteilt – und dann taucht ein Fehler auf: eine Rechnung auf dem falschen Konto, eine doppelte Buchung, ein falscher Steuercode. Die Korrektur folgt festen Regeln, damit Nachvollziehbarkeit und Meldungen intakt bleiben.
Grundsatz: Storno statt Löschen
Nach § 131 BAO darf der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung nicht unkenntlich gemacht werden. In einer elektronischen Buchhaltung heißt das: Eine festgeschriebene Buchung wird storniert – durch eine Gegenbuchung mit umgekehrtem Vorzeichen – und anschließend richtig neu erfasst. Beide Vorgänge bleiben sichtbar.
Laufender Monat oder ursprünglicher Monat?
| Fehlerart | Korrektur |
|---|---|
| Falsches Aufwandskonto, keine Steuerwirkung | Umbuchung im laufenden Monat |
| Doppelt gebuchte Eingangsrechnung | Storno im laufenden Monat; Vorsteuer in der laufenden UVA korrigieren |
| Falscher Steuersatz bei einer Ausgangsrechnung | Rechnung stornieren und neu ausstellen; die Steuer wird in der Periode der Berichtigung angepasst |
| Wesentlicher Fehler, der einen bereits ausgewerteten Monat stark verzerrt | ausnahmsweise Periode öffnen, korrigieren, wieder schließen – nur mit Freigabe und Protokoll |
Für die meisten Fälle reicht die Korrektur im laufenden Monat. Das Öffnen abgeschlossener Perioden sollte die Ausnahme bleiben: Es ändert Zahlen, auf die andere sich bereits verlassen haben.
Beispiel
Im März wurde eine Software-Rechnung über 600 € netto irrtümlich auf Büromaterial gebucht; im April fällt es auf.
| Datum | Soll | Haben | Text |
|---|---|---|---|
| April | EDV-Aufwand 600 | Büromaterial 600 | Umbuchung ER 2026-0233 vom März, falsches Konto |
Keine Steuerwirkung, also keine Änderung der UVA.
Und die Umsatzsteuer?
Betrifft der Fehler die Umsatzsteuer, ist zu prüfen, ob er über die nächste UVA berichtigt werden kann oder ob eine berichtigte Voranmeldung für den ursprünglichen Zeitraum nötig ist; siehe USt-Korrekturen nach der Meldung.
Dokumentation
Jede Stornobuchung bekommt:
- einen Text mit Verweis auf die Originalbuchung (Belegnummer, Datum);
- den Grund;
- bei manuellen Korrekturen über einer Grenze eine zweite Freigabe.
Die Freigaberegeln für manuelle Buchungen beschreibt Freigabe manueller Buchungen und Prüfpfad; Umgliederungen allgemein Korrekturbuchungen und Umgliederungen.