Der Monatsabschluss ist erst dann nützlich, wenn jemand die Zahlen liest und daraus etwas folgt. In kleinen Unternehmen ist das die Inhaberin oder der Inhaber, oft mit der Buchhalterin, dem Buchhalter oder der Steuerberatungskanzlei. Eine feste Monatsbesprechung macht aus der Pflicht ein Steuerungsinstrument.
Die Übergabe
Vor dem Termin übergibt die Buchhaltung ein kurzes Paket – zwei bis vier Seiten, nicht die ganze Saldenliste:
| Unterlage | Inhalt |
|---|---|
| Monatsübersicht | Umsatz, Rohertrag, Personalaufwand, Betriebsergebnis, Bankstand; Vergleich Vormonat und Vorjahresmonat |
| Offene Forderungen | überfällige Kunden, Streitfälle |
| Fällige Zahlungen | Lieferanten, Finanzamt, ÖGK in den nächsten Wochen |
| Liquiditätsvorschau | vier bis acht Wochen |
| Liste offener Fragen | was die Buchhaltung allein nicht entscheiden kann |
Die Liste offener Fragen ist das Herzstück der Übergabe. Typische Punkte:
- fehlende Belege: Kartenzahlungen ohne Rechnung, Barauslagen ohne Quittung;
- Zuordnungsfragen: Ist diese Ausgabe privat oder betrieblich? Gehört der Laptop ins Anlagevermögen?
- Entscheidungen: Wird ein säumiger Kunde gesperrt? Soll eine Forderung wertberichtigt werden? Wird ein Ratenplan akzeptiert?
- Informationen, die nur die Inhaberin hat: neue Verträge, geplante Investitionen, Personaländerungen, laufende Streitigkeiten.
Die Inhaberin bzw. der Inhaber verpflichtet sich, die Fragen bis zu einem fixen Termin zu beantworten – idealerweise in der Besprechung selbst. Eine Frage, die zwei Monate offen bleibt, gehört an den Anfang der nächsten Liste.
Tagesordnung für eine Stunde
- Zahlen des Monats (15 Minuten): Was hat sich verändert, und warum?
- Liquidität (10 Minuten): Reicht das Geld? Was muss verschoben oder beschleunigt werden?
- Kunden (10 Minuten): Rückstände, Mahnstufen, Risiken.
- Offene Fragen (15 Minuten): Antworten und Entscheidungen.
- Termine (10 Minuten): UVA, Lohnabgaben, Vorauszahlungen, Fristen bei Firmenbuch und Finanzamt.
Abweichungen statt Zahlenfriedhof
Statt jede Zeile durchzugehen, konzentriert sich das Gespräch auf wesentliche Abweichungen: Rohertrag drei Punkte unter Vorjahr, Fremdleistungen doppelt so hoch, ein Großkunde zahlt plötzlich nach 70 statt 30 Tagen. Jede wesentliche Abweichung bekommt eine Erklärung und, falls nötig, eine Maßnahme. Die Methode beschreibt Abweichungsanalyse nach dem Monatsabschluss.
Protokoll
Drei Spalten genügen: Entscheidung, verantwortlich, bis wann. Das Protokoll ist der Startpunkt für die nächste Besprechung und hilft später, wenn jemand fragt, warum eine Forderung ausgebucht wurde.
Was die Besprechung nicht sein sollte
- eine Sitzung, in der live gebucht wird;
- ein Termin auf Basis unfertiger Zahlen;
- ein Termin, der in arbeitsreichen Monaten als Erstes ausfällt.
Die Kennzahlen für die Monatsübersicht beschreibt Einfache Kennzahlen aus der Buchhaltung; den Abschluss selbst Monatsabschluss für kleine Unternehmen.