Manche Konten sind nur Zwischenstationen. Ein Durchlaufkonto (Geldverkehrskonto) verbindet zwei Buchungen, die zu verschiedenen Zeitpunkten oder aus verschiedenen Quellen kommen. Ein Klärungskonto nimmt Beträge auf, deren Zuordnung noch fehlt. Beide sind nützlich – solange sie nicht zur Dauerablage werden.
Zwei Konten, zwei Zwecke
| Geldverkehrskonto | Klärungskonto | |
|---|---|---|
| Zweck | Übertrag zwischen eigenen Konten | Zahlung, deren Gegenkonto unbekannt ist |
| Beispiel | Bareinzahlung von der Kassa auf die Bank | Überweisung ohne Verwendungszweck |
| Normalzustand | null, sobald beide Seiten gebucht | null nach Klärung |
| Akzeptable Dauer | wenige Tage | wenige Tage bis Wochen |
| Im Abschluss | darf keinen Saldo haben | Saldo muss aufgelöst oder zugeordnet sein |
Im Einheitskontenrahmen liegen beide üblicherweise in Klasse 2.
Das Geldverkehrskonto
Kassa und Bank werden getrennt erfasst – die Kassa über die Registrierkasse, die Bank über den Kontoauszug. Für eine Bareinzahlung gibt es also zwei Belege an zwei Tagen:
- Kassabuch: Geldverkehrskonto an Kassa;
- Kontoauszug: Bank an Geldverkehrskonto.
Danach ist das Konto ausgeglichen. Ein Restsaldo zeigt eine Einzahlung, die nie auf der Bank angekommen ist, oder einen Tippfehler. Dasselbe Prinzip gilt für Überweisungen zwischen zwei Bankkonten und für Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern.
Ungeklärte Zahlungen
Ein Zahlungseingang ohne Verwendungszweck, eine Sammelüberweisung mit krummem Betrag, eine Abbuchung eines unbekannten Unternehmens: Solche Umsätze werden zunächst auf das Klärungskonto gebucht, damit die Bank stimmt. Danach beginnt die Suche:
- Auftraggeber und IBAN mit dem Kunden- bzw. Lieferantenstamm vergleichen.
- Betrag mit offenen Posten vergleichen – auch Kombinationen mehrerer Rechnungen und Beträge abzüglich Skonto.
- Zeitpunkt: Passt die Zahlung zu einer kürzlich fälligen Rechnung?
- Nachfragen: beim vermuteten Kunden, bei der Bank (Auftraggeberdaten), bei Abbuchungen beim Lieferanten.
- Umbuchen auf das richtige Konto und ausgleichen.
Bleibt ein Zahlungseingang nach mehreren Wochen ungeklärt, ist zu prüfen, ob das Geld zurücküberwiesen werden muss. Eine unbekannte Abbuchung sollte rasch bei der Bank geklärt werden, weil für Rückforderungen von Lastschriften Fristen laufen.
| Datum | Betrag | Auftraggeber laut Bank | Schritte | Verantwortlich | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 4. März | 2.376,00 | M. Huber | Kundenstamm, OP-Liste, E-Mail an Kunden | Buchhaltung | offen |
Diese Klärungsliste ist wichtiger als der Kontosaldo; sie zeigt, wer was bis wann klärt.
Regeln, damit die Konten leer bleiben
- Nichts auf das Klärungskonto, was man zuordnen kann.
- Wöchentliche Durchsicht aller Posten älter als sieben Tage.
- Kein Monatsabschluss mit ungeklärtem Saldo ohne Liste.
- Zum Jahresende werden verbliebene Beträge vorsichtig behandelt: Ein ungeklärter Eingang ist eher eine Verbindlichkeit als ein Ertrag.
Im Kontenrahmen stehen beide Konten in Klasse 2 bzw. 3 und müssen zum Monatsende einen erklärbaren, möglichst leeren Saldo haben; die Bankkonten selbst beschreibt Bankkonten im Kontenrahmen.