Der Kontenplan beantwortet die Frage „Was wurde ausgegeben?“ – Miete, Gehälter, Fremdleistungen. Die Kostenstelle beantwortet die Frage „Wofür bzw. wo?“ – Filiale Graz, Werkstatt, Onlinehandel. Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Bereichen ist das der Schritt von der Pflichtbuchhaltung zur Steuerung.
Kostenstelle statt zusätzlicher Konten
Wer für jede Filiale eigene Aufwandskonten anlegt, vervielfacht den Kontenplan und macht Auswertungen unübersichtlich. Besser: ein Konto je Aufwandsart und ein Kostenstellenfeld in der Buchung.
| Buchung | Konto | Kostenstelle |
|---|---|---|
| Miete Filiale Graz | Mietaufwand | 200 Graz |
| Gehalt Werkstattleiter | Gehälter | 300 Werkstatt |
| Buchhaltungssoftware | EDV-Aufwand | 900 Verwaltung |
Wie viele Kostenstellen?
So wenige wie möglich, so viele wie für Entscheidungen nötig. In einem Kleinbetrieb reichen oft drei bis sechs: je Standort oder Bereich eine, dazu eine für Verwaltung bzw. allgemeine Kosten. Jede Kostenstelle braucht eine verantwortliche Person, die ihre Zahlen erklären kann.
Erfassung
- Kostenstelle als Pflichtfeld für Aufwandskonten in Klasse 5, 6 und 7.
- Bei wiederkehrenden Lieferanten Standard-Kostenstelle im Kreditorenstamm hinterlegen.
- Lohnjournal mit Kostenstellen je Mitarbeiter übergeben lassen.
- Bei Bankfeed-Regeln die Kostenstelle mitgeben.
Gemeinkosten umlegen
Was keiner Kostenstelle direkt zuordenbar ist (Steuerberatung, Versicherungen, Geschäftsführung), sammelt sich auf der Verwaltungskostenstelle. Für eine Vollkostenbetrachtung wird sie mit einem Schlüssel auf die anderen verteilt – Fläche, Köpfe oder Umsatz; siehe Verteilung gemeinsamer Kosten.
Monatliche Auswertung
| Kostenstelle | Erlöse | Direkte Kosten | Deckungsbeitrag | Umlage Verwaltung | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|---|
| 100 Wien | 210.000 | 168.000 | 42.000 | 18.000 | 24.000 |
| 200 Graz | 140.000 | 121.000 | 19.000 | 12.000 | 7.000 |
Der Vergleich zeigt sofort, wo das Geld verdient wird. Für Entscheidungen wie die Schließung eines Standorts ist der Deckungsbeitrag maßgeblich, nicht das Ergebnis nach Umlage: Die Verwaltungskosten fallen auch nach einer Schließung an.
Grenzen
- Kostenstellen haben keine steuerliche Wirkung; Abschluss und Steuererklärung beruhen auf den Konten.
- Die Summe aller Kostenstellen muss mit der Finanzbuchhaltung übereinstimmen – monatlich prüfen.
- Nachträgliches Zuordnen eines ganzen Jahres ist mühsam und ungenau; von Anfang an erfassen.
Software-Fragen dazu behandelt Buchhaltungssoftware für Kostenstellen.