Verteilung gemeinsamer Kosten

Wer wissen will, ob ein Standort, eine Sparte oder ein Produkt Geld verdient, muss die gemeinsamen Kosten berücksichtigen: das Büro, das alle nutzen, die Geschäftsführung, die Buchhaltungssoftware. Diese Kosten werden mit einem Verteilungsschlüssel zugeordnet.

Schlüssel nach Kostenursache

Umsatz als Schlüssel ist bequem, aber selten gerecht: Er belastet umsatzstarke Bereiche mit Kosten, die sie nicht verursachen.

Rechenbeispiel

Ein Betrieb hat einen Verkaufsraum und eine Werkstatt unter einem Dach. Miete samt Betriebskosten: 36.000 € pro Jahr, 250 m² gesamt, davon 75 m² Verkauf und 175 m² Werkstatt. Verwaltungskosten 30.000 €, verteilt nach Mitarbeitern (2 im Verkauf, 4 in der Werkstatt).

Umsetzung

Die Kosten werden einmal auf ihr Aufwandskonto gebucht, mit der Kostenstelle „Allgemein“. Die Verteilung erfolgt:

• im Kostenstellenmodul der Software mit hinterlegtem Schlüssel, oder
• in einer monatlichen bzw. quartalsweisen Tabelle außerhalb der Finanzbuchhaltung.

Die Finanzbuchhaltung und damit der Gewinn ändern sich durch die Verteilung nicht. Wie Kostenstellen aufgebaut werden, beschreibt Kostenstellen in der Buchhaltung.

Zwischen Gesellschaften gilt etwas anderes

Werden gemeinsame Kosten zwischen zwei Gesellschaften geteilt – etwa eine Holding mietet das Büro, die Betriebs-GmbH nutzt es mit –, reicht ein interner Schlüssel nicht: Es braucht eine Vereinbarung und eine Rechnung mit Umsatzsteuer; siehe Intercompany-Verrechnungen und Weiterbelastungen.

Fallstricke

1. Schlüssel jedes Quartal ändern: Die Monate werden unvergleichbar.
2. Verteilte Fixkosten als Grund nehmen, einen Bereich zu schließen – die Kosten bleiben danach trotzdem.
3. Zu viele Schlüssel, die niemand mehr versteht. Zwei oder drei genügen.