Miete, Leasingraten, Versicherungen, Telefon, Software, Strom: Ein Großteil der Ausgaben kleiner Unternehmen verlässt das Konto automatisch – als SEPA-Lastschrift, die der Gläubiger einzieht, oder als Dauerauftrag, den das Unternehmen selbst eingerichtet hat. Bequem, aber leicht aus den Augen zu verlieren.
Lastschrift oder Dauerauftrag?
| SEPA-Lastschrift | Dauerauftrag | |
|---|---|---|
| Wer löst die Zahlung aus? | der Gläubiger | das Unternehmen |
| Grundlage | Lastschriftmandat | Auftrag an die eigene Bank |
| Betrag | kann variieren | fix |
| Beenden | Mandat widerrufen, Vertrag kündigen | Auftrag löschen |
Daueraufträge eignen sich für fixe Beträge (Miete). Bei variierenden Beträgen (Strom, Telefon) ist die Lastschrift üblich.
Belege für automatische Zahlungen
Ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug, und ohne Beleg keine ordnungsgemäße Buchung:
- Monatliche Rechnungen (Telefon, Software) werden meist im Kundenportal bereitgestellt: einen festen Rhythmus zum Herunterladen einplanen oder automatische Zustellung an die Buchhaltungsadresse einrichten.
- Jahresvorschreibungen (Miete, Versicherungen, Energie-Teilbeträge) gelten für alle darin genannten Zahlungen, wenn sie die Rechnungsmerkmale enthalten. Sie werden einmal abgelegt und jeder Zahlung zugeordnet.
- Versicherungsprämien enthalten Versicherungssteuer, aber keine Umsatzsteuer.
Buchen mit Regeln
Für wiederkehrende Abbuchungen lohnen sich Bankfeed-Regeln: Creditor-ID oder Empfängername → Gegenkonto, Steuercode, Kreditor. Die Rechnung wird dann nur noch angehängt. Variable Beträge sollten trotzdem von jemandem gesehen werden; eine plötzliche Verdoppelung der Telefonrechnung soll nicht still durchlaufen. Siehe Abgleich von Bankfeed-Buchungen.
Quartalscheck
| Empfänger | Zweck | Betrag pro Monat | Noch benötigt? | Zuständig |
|---|---|---|---|---|
| Softwareanbieter A | 6 Lizenzen | 120 € | nur 4 genutzt | Büro |
| Telefonanbieter B | Leitung altes Lager | 32 € | nein, kündigen | Inhaber |
Aus dem Kontoauszug von drei Monaten ist die Liste in einer Stunde erstellt – und sie zahlt sich fast immer aus.
Unberechtigte Lastschriften
Eine autorisierte SEPA-Basislastschrift kann bei der eigenen Bank innerhalb von acht Wochen ab Belastung zurückgefordert werden; bei einer nicht autorisierten Lastschrift gilt eine längere Frist. Bei Firmenlastschriften (B2B-Verfahren) gibt es dieses Rückgaberecht nicht – umso wichtiger ist es, B2B-Mandate nur bewusst zu erteilen. Eine unbekannte Abbuchung wird zunächst auf ein Klärungskonto gebucht.
Den umgekehrten Fall, wenn eigene Einzüge bei Kunden scheitern, behandelt Rücklastschriften und fehlgeschlagene Einzüge; die Erfassung wiederkehrender Buchungen Wiederkehrende Buchungen in der Buchhaltung.