Unternehmen mit wiederkehrenden Forderungen – Mitgliedsbeiträge, Abos, Wartungsverträge, Mieten – ziehen ihre Rechnungen häufig per SEPA-Lastschrift ein. Einige Einzüge kommen ein paar Tage später zurück. Buchhalterisch heißt das: Der bereits gebuchte Zahlungseingang ist rückgängig zu machen.
Warum Einzüge zurückkommen
| Rückgabegrund | Nächster Schritt |
|---|---|
| Konto ungedeckt | Kunden informieren, neuen Termin vereinbaren |
| Konto aufgelöst | neue Bankverbindung und neues Mandat einholen |
| Widerspruch durch den Kunden | Kontakt aufnehmen: Reklamation oder Versehen? |
| Kein gültiges Mandat | Mandat einholen, bevor wieder eingezogen wird |
| Rückforderung innerhalb der Frist | Ein Zahler kann eine autorisierte Basislastschrift binnen acht Wochen zurückfordern |
Der Grund steht als Code in der Rückbuchungsnachricht der Bank; legen Sie ihn beim Kunden ab.
Die Buchung
Der Einzug von 240 € wurde am 5. gebucht (Bank an Debitor) und mit der Rechnung ausgeglichen. Am 9. kommt er zurück, die Bank belastet 6 € Spesen.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Debitor (Kunde) | 240 | |
| Spesen des Geldverkehrs | 6 | |
| 2800 Bank | 246 |
Wichtig: Den Ausgleich der Rechnung aufheben. Erst dann taucht die Rechnung wieder in Offene-Posten-Liste und Mahnlauf auf. Ein häufiger Fehler ist, nur die Bank zu buchen – dann wirkt der Kunde bezahlt, obwohl er es nicht ist.
Spesen weiterverrechnen?
Ob die Rücklastschriftspesen dem Kunden verrechnet werden dürfen, hängt von Vertrag bzw. AGB und – bei Verbrauchern – von den konsumentenschutzrechtlichen Grenzen ab. Werden sie verrechnet, handelt es sich um Schadenersatz bzw. Kostenersatz, der in der Regel nicht umsatzsteuerbar ist; klären Sie die Vertragsgrundlage im Vorhinein.
Weiteres Vorgehen
- Kunden zeitnah informieren, Grund nennen, neuen Einzugstermin oder Überweisung vereinbaren.
- Bei zweiter Rückgabe: automatischen Einzug für diesen Kunden aussetzen und auf Überweisung mit Mahnung umstellen.
- Bei Abos: vertraglich vorgesehene Leistungssperre prüfen.
Das Mahnverfahren beschreibt Forderungsmanagement und Mahnroutine.
Rückgaben vermeiden
- Mandat mit Mandatsreferenz und Creditor-ID sauber dokumentieren.
- Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Termin rechtzeitig versenden.
- Bankdatenänderungen der Kunden sofort einpflegen.
- Rückgabequote je Monat beobachten.
Wie man selbst mit Abbuchungen durch Lieferanten umgeht, zeigt Lastschriften und Daueraufträge in der Buchhaltung.