Lieferantenstammdaten entscheiden darüber, wohin das Geld des Unternehmens fließt. Eine der häufigsten Betrugsmaschen gegen kleine und mittlere Unternehmen ist die gefälschte Bankdatenänderung: Eine E-Mail im Namen eines echten Lieferanten teilt eine „neue Bankverbindung“ mit, und die nächste Zahlung landet bei Betrügern. Deshalb ist die Pflege des Kreditorenstamms auch eine Sicherheitsaufgabe.
Was beim Anlegen geprüft wird
| Feld | Prüfung |
|---|---|
| Firmenwortlaut, Anschrift, Firmenbuchnummer | Abgleich mit Firmenbuch bzw. GISA |
| UID-Nummer | UID-Bestätigungsverfahren in FinanzOnline (Stufe 2 mit Name und Anschrift bei EU-Lieferanten) |
| IBAN und Kontoinhaber | aus einem verlässlichen Dokument (Briefpapier, Vertrag), nicht aus einer unverlangten E-Mail |
| Zahlungsbedingungen | Angebot oder Vertrag |
| Standardaufwandskonto und Steuercode | erleichtert die Erfassung |
| Lastschrift ja/nein | verhindert doppelte Zahlungen |
Ablauf mit vier Augen
- Die bestellende Person beantragt die Anlage mit Angebot oder Vertrag.
- Die Buchhaltung prüft Firmendaten und UID-Nummer.
- Eine zweite Person gibt die Bankdaten frei.
- Bei größeren Erstzahlungen kurzer Rückruf beim Lieferanten.
Bankdaten ändern sich? Immer gleich vorgehen
- Die Bankverbindung nie aufgrund der Mitteilung selbst ändern.
- Den Lieferanten unter einer bereits bekannten Telefonnummer anrufen, nicht unter jener aus der E-Mail.
- Änderung durch eine zweite Person freigeben lassen.
- Datum, Gesprächspartner und Unterlage dokumentieren.
Warnzeichen: Zeitdruck, ungewohnter Ton, Konto im Ausland, leicht abweichende Absenderadresse.
Stammdaten pflegen
Einmal im Jahr und vor jedem Systemwechsel wird der Kreditorenstamm durchgesehen:
Dubletten. Doppelt angelegte Lieferanten sind die häufigste Ursache für Doppelzahlungen. Suchen Sie nach gleicher UID-Nummer und gleicher IBAN; zwei unterschiedliche Lieferanten mit derselben IBAN verlangen eine Erklärung.
Inaktive Lieferanten. Ohne Rechnungen seit mehreren Jahren und ohne Saldo: deaktivieren. Mit Saldo – etwa einer nie verrechneten Gutschrift – zuerst klären, siehe Alte Haben-Salden bei Kunden und Soll-Salden bei Lieferanten.
Firmendaten. Wortlaut, Anschrift und Status mit dem Firmenbuch abgleichen; gelöschte oder insolvente Lieferanten kennzeichnen.
Protokoll der Bankdatenänderungen. Liste aller im Jahr geänderten IBANs, jeweils mit Nachweis der Rückbestätigung.
| Kontrolle | Soll |
|---|---|
| Lieferanten mit identischer IBAN | erklärt |
| Bankdatenänderungen ohne Rückbestätigung | keine |
| EU-Lieferanten ohne geprüfte UID-Nummer | keine |
Wie Eingangsrechnungen danach verarbeitet werden, beschreibt Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung; den Zahlungslauf Zahlungslauf für Lieferanten.