Debitoren stehen normalerweise im Soll, Kreditoren im Haben. Ist es umgekehrt, und das schon seit Monaten, steckt meistens eine Doppelzahlung, eine nicht verrechnete Gutschrift oder eine Fehlbuchung dahinter. Diese Salden verschwinden nicht von selbst – sie müssen geklärt werden.
Kunden mit Habensaldo
| Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|
| Kunde hat doppelt bezahlt | rückerstatten oder mit Zustimmung mit der nächsten Rechnung verrechnen |
| Gutschrift ausgestellt, aber nie ausgezahlt | auszahlen oder verrechnen |
| Anzahlung nicht mit der Schlussrechnung verrechnet | Ausgleich korrigieren |
| Zahlung beim falschen Kunden verbucht | umbuchen |
| Kleine Zahlungsdifferenz | unter einer festgelegten Grenze ausbuchen |
Ein Guthaben des Kunden gehört dem Kunden. Es wird nicht zum Ertrag, nur weil sich niemand meldet. Erst wenn es nach dokumentierten Rückzahlungsversuchen rechtlich nicht mehr geltend gemacht werden kann, darf es aufgelöst werden; klären Sie das im Einzelfall mit der Steuerberatung.
Rückerstattung von 180 €: Debitor (Kunde) an 2800 Bank. Praktische Hinweise gibt Rückerstattungen an Kunden in der Buchhaltung.
Lieferanten mit Sollsaldo
Ein Lieferant im Soll bedeutet: Das Unternehmen hat mehr bezahlt, als Rechnungen gebucht sind – es hat ein Guthaben beim Lieferanten.
| Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|
| Rechnung doppelt bezahlt | Rückzahlung oder schriftlich vereinbarte Verrechnung verlangen |
| Rechnungskorrektur erhalten, noch nicht verrechnet | mit nächster Rechnung verrechnen oder Rückzahlung verlangen |
| Geleistete Anzahlung, Schlussrechnung nie gebucht | Rechnung anfordern und buchen |
| Rechnung fehlt in der Buchhaltung | Beleg beschaffen und erfassen (Vorsteuer erst mit Rechnung) |
| Zahlung an falschen Empfänger | sofort prüfen, möglicher Betrugsfall |
Eine Rechnungskorrektur des Lieferanten mindert die Vorsteuer in dem Zeitraum, in dem sie erfolgt – auch wenn das Geld noch nicht zurückgeflossen ist.
Ausweis im Jahresabschluss
Kunden mit Habensaldo und Lieferanten mit Sollsaldo dürfen nicht einfach mit den übrigen Debitoren und Kreditoren saldiert werden. Wesentliche Beträge werden umgegliedert: Habensalden bei Kunden zu den sonstigen Verbindlichkeiten, Sollsalden bei Lieferanten zu den sonstigen Forderungen. Ist ein Lieferant insolvent, ist das Guthaben gegebenenfalls wertzuberichtigen.
Vorgehen
- Offene-Posten-Listen nach „falschem“ Vorzeichen filtern.
- Je Konto die auslösende Buchung suchen und die Ursache zuordnen.
- Handeln: zahlen, zurückfordern, umbuchen, Beleg beschaffen.
- Unerklärte Restsalden dokumentieren und gemeinsam mit der Steuerberatung entscheiden.
Damit es gar nicht erst so weit kommt: Zahlungen laufend ausgleichen, vor jedem Zahlungslauf auf Doppelungen prüfen (siehe Doppelte Rechnungen und Doppelzahlungen) und Lieferantenkonten regelmäßig abstimmen, siehe Abstimmung von Lieferantenkonten.