Digital bogføring er ikke længere et valg — det er et lovkrav for alle selskaber og for personligt ejede virksomheder over omsætningsgrænsen. Den nye bogføringslov fra 2022 indfasede pligten i etaper afhængigt af virksomhedsform, system og omsætning.
For en lille virksomhed handler det først og fremmest om at vælge et registreret bogføringssystem og dokumentere, hvordan bilag, backup og adgang håndteres. Denne guide er en del af vores samlede tema om digital bogføring, hvor du finder uddybende artikler om systemvalg, sikkerhed og automatisering.
Hvem er omfattet?
| Virksomhedstype | Omfattet siden |
|---|---|
| Virksomheder med årsrapportpligt (fx ApS og A/S) med registreret standardsystem | regnskabsår, der begynder 1. juli 2024 eller senere |
| Virksomheder med årsrapportpligt og ikke-registreret eller egenudviklet system | regnskabsår, der begynder 1. januar 2025 eller senere |
| Personligt ejede virksomheder med nettoomsætning over 300.000 kr. i to år i træk | 1. januar 2026 |
| Personligt ejede virksomheder under omsætningsgrænsen | ikke omfattet af kravet om digitalt system |
Kravet kan opfyldes på to måder: med et registreret digitalt standard bogføringssystem, hvor udbyderen står inde for systemkravene, eller med et ikke-registreret system, hvor virksomheden selv skal kunne dokumentere, at kravene er opfyldt. Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven beskriver, hvornår kravet gælder for den enkelte virksomhed.
Hvad indebærer pligten?
Et digitalt bogføringssystem skal kunne:
- registrere transaktioner med entydigt løbenummer
- knytte bilag til posteringer elektronisk
- understøtte fakturering i e-fakturaformater
- generere kopi til ekstern, sikker opbevaring
- give kontroladgang til SKAT på forespørgsel
Kort sagt skal hele transaktionssporet kunne genskabes fra bilag til årsregnskab. Vil du dykke ned i selve lovteksten og dokumentationskravene, så læs vores gennemgang af bogføringsloven og de digitale krav.
Læs også OIO-faktura og Peppol BIS for kravene omkring e-fakturering til offentlige.
Trin til at blive klar
- Tjek om dit nuværende system er registreret hos Erhvervsstyrelsen.
- Hvis ikke — vælg et godkendt system inden din frist. Vores guide til at vælge et digitalt bogføringssystem hjælper dig med at sammenligne løsninger.
- Etabler en sikker backup-rutine, gerne automatisk hos systemleverandøren.
- Beskriv interne rutiner for bilag og kvitteringer.
- Sikr klare adgangsroller for medarbejdere og rådgivere.
En struktureret dansk kontoplan gør overgangen lettere, fordi posteringer kan mappes ensartet.
Egenudviklede systemer
Det er stadig tilladt at bruge ikke-registrerede systemer, fx eget regneark eller branchesoftware, hvis virksomheden selv kan dokumentere overholdelse af lovens minimumskrav. Det stiller dog krav til:
- skriftlig systembeskrivelse
- automatiseret backup
- adgangslog og audit-spor
For de fleste små virksomheder er et registreret system langt enklere, fordi leverandøren tager ansvar for både opdateringer og dokumentation.
Sikkerhed og opbevaring
Bogføringsloven kræver, at materialet opbevares forsvarligt i hele opbevaringsperioden, og at en kopi ligger et andet sted end driftssystemet. For mange virksomheder betyder det også, at de skal forholde sig til persondata i regnskabet. Læs mere om datasikkerhed og GDPR i regnskabet, så backup og adgangsstyring lever op til både bogføringsloven og persondatareglerne.
Typiske faldgruber
- backup ligger på samme lokale server som systemet
- bilag er kun gemt i mailen
- adgang til systemet deles via én fælles bruger
- der mangler overgangsdokumentation ved skift af regnskabssystem
Afslutning
Digital bogføring er en chance for at rydde op i rutinerne én gang for alle. Læs også den nye bogføringslov og brug vores bogføringsguides til at strukturere overgangen. Se priser