Den nye bogføringslov trådte i kraft 1. juli 2022 og afløste bogføringsloven fra 2006. Kravet om digital bogføring blev indfaset i etaper, og i dag gælder det for alle selskaber og for personligt ejede virksomheder over omsætningsgrænsen. Loven skal sikre, at bogføringsmateriale er pålideligt, sporbart og tilgængeligt digitalt. For langt de fleste danske virksomheder betyder det, at papirbaserede rutiner er afløst af et digitalt bogføringssystem, typisk et system, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen.
For små virksomheder er det vigtigste krav, at man enten bruger et registreret digitalt bogføringssystem eller har en dokumenteret rutine, der opfylder lovens minimumskrav. Loven hører hjemme i den bredere ramme om digital bogføring i Danmark, og den er udgangspunktet for de øvrige krav til system, opbevaring og sikkerhed.
Hvad ændrer loven?
| Område | Tidligere | Nu |
|---|---|---|
| Format | papir tilladt | digital opbevaring som hovedregel |
| Bilag | scan kunne være kopi | digital kopi sidestillet med original |
| Sikkerhedskopi | ikke specificeret | krav om backup hos tredjepart |
| Systemvalg | frit | registreret system eller dokumenteret egenudvikling |
| Opbevaringstid | 5 år | 5 år (uændret) |
Den væsentligste nyskabelse er, at digital bogføring er hovedreglen frem for et valg. En digital kopi af et bilag sidestilles nu med originalen, og virksomheden skal kunne dokumentere et sammenhængende transaktionsspor fra bilag til posteret beløb.
Hvem er omfattet af digital bogføring?
| Virksomhed | Digital bogføring gælder fra |
|---|---|
| Virksomheder med årsrapportpligt, fx ApS og A/S, med et registreret standardsystem | regnskabsår, der begynder 1. juli 2024 eller senere |
| Virksomheder med årsrapportpligt og et ikke-registreret eller egenudviklet system | regnskabsår, der begynder 1. januar 2025 eller senere |
| Personligt ejede virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr. i to år i træk | 1. januar 2026 |
Personligt ejede virksomheder under omsætningsgrænsen er fortsat bogføringspligtige, men ikke forpligtet til at bruge et digitalt bogføringssystem. Krydser virksomheden grænsen, skal den skifte til digital bogføring. Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven beskriver, hvornår kravet gælder for den enkelte virksomhed.
Krav til digitalt bogføringssystem
Et godkendt system skal blandt andet:
- automatisk sende kopi af bilag og posteringer til en sikker tredjepart
- understøtte e-fakturering via OIO-faktura eller Peppol BIS
- have løbende audit-spor og brugerlog
- give myndighederne digital adgang til bogføringen ved kontrol
Når du skal finde det rette værktøj, er det vigtigt, at det står på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer. Vores guide til at vælge digitalt bogføringssystem gennemgår, hvad du skal kigge efter. Læs også OIO-faktura og Peppol BIS og arkivering af regnskabsmateriale.
Datasikkerhed og opbevaring
Kravet om automatisk sikkerhedskopi hos en tredjepart hænger tæt sammen med god datasikkerhed. Bogføringsmateriale indeholder ofte både regnskabs- og persondata, og virksomheden skal kunne genskabe materialet, hvis systemet går ned. Sørg derfor for, at backup, adgangsstyring og databehandleraftaler er på plads. Vores artikel om datasikkerhed og GDPR i regnskabet uddyber kravene.
Hvad skal små virksomheder gøre?
- vurder om jeres nuværende system er på Erhvervsstyrelsens liste
- skift til et registreret system, hvis I er omfattet og ikke allerede bogfører digitalt
- dokumentér rutiner for bilag, backup og adgangsstyring
- gennemgå navngivning af bilag og filstruktur
Se også digital bogføring: kravene for små virksomheder.
Sanktioner
Manglende overholdelse kan udløse bøder og i grove tilfælde tilsyn fra Erhvervsstyrelsen. Loven giver også mulighed for at idømme ledelsen personligt ansvar for væsentlige overtrædelser. Det gør det vigtigt at have system og rutiner på plads, så snart virksomheden er omfattet.
Afslutning
Bogføringsloven er ikke en revolution, men en strammere ramme om digital praksis. Brug vores bogføringsguides til at få rutinerne på plads. Se priser