SAF-T (Standard Audit File for Tax) er et internationalt filformat for bogføringsdata. I Danmark bruges det som standardformat efter bogføringsloven: et registreret digitalt standardbogføringssystem skal kunne eksportere virksomhedens bogføring i SAF-T, så data kan flyttes til et andet system, deles med revisor og udleveres til myndigheder. Erhvervsstyrelsen fastlægger det danske format og den tilhørende standardkontoplan; de gældende versioner og rettelser findes på Erhvervsstyrelsens side om standardkontoplan og SAF-T.
Hvem gør hvad
| Part | Ansvar |
|---|---|
| Systemleverandør (registreret system) | at systemet kan danne en gyldig SAF-T-fil i den gældende version |
| Virksomheden | at kontoplanen er mappet, stamdata er korrekte, og bogføringen er afstemt |
| Revisor eller rådgiver | at bruge filen til analyse og kontrol |
| Myndigheder | kan anmode om bogføringsdata, som så kan udleveres i standardformat |
Bruger virksomheden et ikke-registreret system, fx egenudviklet software, gælder der særlige krav, som virksomheden selv skal kunne dokumentere; se Erhvervsstyrelsens vejledning om ikke-registrerede systemer. Om virksomheden overhovedet er omfattet af kravene om digital bogføring, fremgår af digital bogføring: hvem har pligt.
Hvad filen indeholder
En SAF-T-fil er en XML-fil med:
- virksomhedens stamdata og regnskabsperiode
- kontoplanen med kobling til standardkontoplanen
- kunder og leverandører med CVR-nummer og adresse
- momskoder
- alle posteringer med bilagsnummer, dato, tekst, konto, beløb og moms
- åbnings- og slutsaldi
Filen er altså hele hovedbogen i struktureret form. Det gør den nyttig, men også afslørende: rodede stamdata og uforklarede posteringer bliver synlige med det samme.
Kontoplan og mapping
Virksomheden må gerne beholde sin egen kontoplan, men hver konto skal mappes til en konto i standardkontoplanen. Mapping er en tabel, ikke en omlægning af bogføringen.
| Egen konto | Mappes til (eksempel) |
|---|---|
| 1010 Salg af varer, Danmark | salg af varer og tjenesteydelser |
| 2210 Husleje | lokaleomkostninger |
| 5610 Bank | likvide beholdninger |
Gode regler for mappingen:
- Én egen konto mappes til én standardkonto. Hvis en konto indeholder poster af forskellig art, er det kontoen, der skal deles.
- Opsamlingskonti som “diverse” bør være små og forklarede.
- Mappingen gennemgås, når der oprettes nye konti, og når Erhvervsstyrelsen ændrer standardkontoplanen.
Hvordan kontoplanen er bygget op, er forklaret i dansk kontoplan og dansk kontoplan i praksis.
Test af eksporten
Test SAF-T-eksporten, før du får brug for den. Brug en afsluttet og afstemt periode:
- Dan filen og kør den gennem systemets eller leverandørens validering.
- Sammenhold totaler i filen med saldobalancen: åbningssaldi, bevægelser og slutsaldi.
- Kontrollér at alle konti har mapping, og at ingen poster mangler momskode.
- Kig efter kunder og leverandører uden CVR-nummer eller med dubletter.
- Gem testfilen og et kort notat om fejl og rettelser.
Typiske fejl er umappede konti, posteringer uden bilagsnummer, manuelle rettelser uden tekst og testposteringer, der aldrig blev slettet. Ret årsagen i bogføringen eller stamdata, ikke i filen.
Ved systemskifte
Ved skift af bogføringssystem kan SAF-T-filen bruges til at flytte historikken: det gamle system eksporterer, og det nye importerer kontoplan, stamdata og posteringer eller i det mindste åbningssaldi. Selv hvis det nye system kun importerer saldi, skal den fulde eksport fra det gamle system gemmes, fordi den dokumenterer den historiske bogføring i opbevaringsperioden. Sammenhold saldobalancen i det gamle og det nye system på skiftedatoen, før det gamle system lukkes; se skift regnskabssystem uden kaos.
Datadeling med revisor
Revisor kan indlæse en SAF-T-fil direkte i sine analyseværktøjer i stedet for at modtage saldobalancer og kontokort i regneark. Det sparer tid ved årsafslutningen, men forudsætter, at filen er komplet og afstemt. Aftal med revisor, hvilken periode og version der skal leveres, og send filen via en sikker kanal, da den indeholder alle kunder, leverandører og beløb.