La previsión de caja a 13 semanas es la herramienta estándar para gestionar la liquidez a corto plazo. Trece semanas equivalen a un trimestre: incluyen tres ciclos de nóminas, al menos un vencimiento trimestral de impuestos y suficientes cobros como para ver patrones. A diferencia del presupuesto de tesorería anual, que trabaja por meses y con hipótesis, esta previsión trabaja por semanas y con facturas concretas.
Método directo: cobros y pagos, no resultados
La previsión se hace por el método directo: se listan las entradas y salidas de dinero que se espera que ocurran cada semana. No se parte del beneficio ni de las amortizaciones. Un gasto contabilizado que no se paga en el periodo no aparece; una cuota de préstamo, que no es gasto, sí.
Estructura mínima de filas:
- Saldo inicial de bancos y caja, conciliado.
- Cobros: clientes con factura emitida, ventas previstas aún no facturadas, otros cobros (devoluciones de impuestos, subvenciones, disposiciones de préstamos).
- Pagos operativos: proveedores y acreedores según sus vencimientos.
- Personal: nóminas netas y Seguridad Social.
- Impuestos: IVA, retenciones, pagos fraccionados.
- Financiación: cuotas de préstamos, intereses, alquileres financieros.
- Saldo final, que pasa a ser el saldo inicial de la semana siguiente.
De dónde sale cada cifra
Las primeras cuatro a seis semanas se construyen casi enteras con datos que ya están en la contabilidad: la cartera de clientes con su vencimiento, las facturas de proveedores pendientes, el calendario de nóminas y los cuadros de amortización de los préstamos. Las semanas siete a trece necesitan más estimación: ventas que todavía no se han facturado y compras que se harán para atenderlas.
Para los cobros, no uses el vencimiento teórico de cada factura. Aplica el retraso medio de cada cliente o el porcentaje de cobro por antigüedad, como se explica en morosidad y previsión de caja. Para los impuestos, estima el IVA a partir de los libros del trimestre en curso y sitúa cada pago en su semana real, como detalla la previsión de impuestos en tesorería.
Ejemplo completo
Una empresa de mantenimiento industrial con 18 empleados arranca el trimestre con 48.000 € en bancos. Paga la nómina en la semana 4 de cada mes, la Seguridad Social en la semana siguiente, la cuota de un préstamo de 2.400 € con la nómina y el IVA y las retenciones del trimestre anterior en la semana 8.
| Semana | Saldo inicial | Cobros | Proveedores | Personal | Impuestos | Préstamo | Saldo final |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 48.000 | 26.000 | 14.500 | 0 | 0 | 0 | 59.500 |
| 2 | 59.500 | 31.000 | 16.000 | 0 | 0 | 0 | 74.500 |
| 3 | 74.500 | 22.000 | 12.500 | 0 | 0 | 0 | 84.000 |
| 4 | 84.000 | 28.000 | 15.000 | 38.500 | 0 | 2.400 | 56.100 |
| 5 | 56.100 | 24.000 | 13.000 | 11.200 | 0 | 0 | 55.900 |
| 6 | 55.900 | 30.000 | 17.500 | 0 | 0 | 0 | 68.400 |
| 7 | 68.400 | 19.000 | 12.000 | 0 | 0 | 0 | 75.400 |
| 8 | 75.400 | 27.000 | 14.000 | 38.500 | 28.200 | 2.400 | 19.300 |
| 9 | 19.300 | 25.000 | 15.500 | 11.200 | 0 | 0 | 17.600 |
| 10 | 17.600 | 33.000 | 16.500 | 0 | 0 | 0 | 34.100 |
| 11 | 34.100 | 21.000 | 13.000 | 0 | 0 | 0 | 42.100 |
| 12 | 42.100 | 26.000 | 14.000 | 38.500 | 0 | 2.400 | 13.200 |
| 13 | 13.200 | 29.000 | 15.500 | 11.200 | 0 | 0 | 15.500 |
Importes en euros. En el trimestre entran 341.000 € y salen 373.500 €, y el saldo baja de 48.000 € a 15.500 €.
Cómo leer el resultado
La tabla cuenta una historia que el saldo de hoy no deja ver. El arranque es cómodo, pero la semana 8 concentra nómina, préstamo e impuestos y el saldo cae a 19.300 €. Si la empresa fija su saldo mínimo operativo en 25.000 €, estará por debajo en las semanas 8, 9, 12 y 13. Y la tendencia es descendente: el trimestre consume 32.500 € de caja.
Las decisiones posibles, con siete semanas de margen:
- Adelantar cobros: reclamar antes de la semana 8 a los clientes que suelen pagar tarde.
- Mover pagos: pactar con dos proveedores que las remesas de las semanas 8 y 12 se paguen en las semanas 10 y 13, dentro del plazo legal.
- Asegurar financiación: confirmar que la póliza de crédito tiene disponible suficiente y no vence en el trimestre.
- Revisar la causa: si cada trimestre consume caja, el problema es de margen o de plazos de cobro, no de calendario.
Mantenerla viva
Una previsión a 13 semanas sirve si se actualiza cada semana: se concilia la semana cerrada, se compara lo previsto con lo real, se elimina la primera columna y se añade una nueva al final. La comparación es lo que mejora la previsión. Si los cobros reales quedan un 15 % por debajo de lo previsto tres semanas seguidas, las hipótesis de cobro son optimistas y hay que corregirlas.
Guarda cada versión semanal. Ver cómo ha cambiado la previsión de la semana 8 a lo largo de un mes dice mucho de la fiabilidad de quien la prepara y de los clientes.
Construirla a partir de una contabilidad con bancos conciliados y vencimientos al día ahorra la parte más pesada del trabajo.