Buena parte del dinero que pasa por la cuenta de una empresa no es suyo: el IVA cobrado a clientes, las retenciones practicadas a empleados y profesionales y las cuotas obreras de la Seguridad Social se ingresan después en la Agencia Tributaria o en la TGSS. Si ese dinero se usa para pagar proveedores, el vencimiento fiscal llega sin caja. Una buena previsión de impuestos responde a dos preguntas: cuándo hay que pagar y cuánto hay que tener reservado.
Las fechas que van en la previsión
Para una sociedad con ejercicio natural que declara el IVA por trimestres:
| Obligación | Qué se paga | Plazo |
|---|---|---|
| Modelo 303 | IVA repercutido menos soportado del trimestre | del 1 al 20 de abril, julio y octubre; el cuarto trimestre, hasta el 30 de enero |
| Modelo 111 | retenciones de trabajadores y profesionales | del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero |
| Modelo 115 | retenciones de alquileres de locales | mismos plazos que el 111 |
| Modelo 202 | pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades | del 1 al 20 de abril, octubre y diciembre |
| Modelo 200 | cuota del Impuesto sobre Sociedades menos pagos a cuenta | en los 25 días naturales siguientes a los seis meses del cierre: en julio para ejercicio natural |
| Seguridad Social | cuotas de empresa y trabajadores | dentro del mes siguiente al de devengo |
Si pagas por domiciliación, el cargo se produce el último día del plazo, pero la presentación debe hacerse unos días antes; mira la fecha límite de domiciliación en el calendario del contribuyente. Las grandes empresas y quienes están en el SII declaran el IVA y las retenciones cada mes, con lo que el calendario cambia por completo. El resumen general está en el calendario fiscal de la Agencia Tributaria.
Estimar cada importe sin esperar al cierre
IVA. No esperes al último día del trimestre. Al final de cada mes, toma de los libros el IVA repercutido y el soportado deducible acumulados del trimestre y calcula el resultado parcial. Si en abril y mayo el resultado acumulado es de 14.200 €, ya sabes que en julio pagarás algo cercano a 21.000 €, salvo una compra grande en junio.
Retenciones. Son casi fijas: la suma de las retenciones de las nóminas de cada mes más las de facturas de profesionales y alquileres. Están en la cuenta 4751 al cierre de cada mes.
Pagos fraccionados. En la modalidad general, cada pago es un porcentaje de la cuota íntegra del último Impuesto sobre Sociedades presentado, minorada en deducciones, bonificaciones y retenciones, así que se conoce con meses de antelación. Las empresas con un importe neto de la cifra de negocios superior a seis millones de euros están obligadas a calcularlo sobre la base del propio ejercicio, lo que exige un cierre trimestral razonable.
Impuesto sobre Sociedades. Estima el resultado contable del año, aplica los ajustes fiscales conocidos y resta los pagos fraccionados. Actualiza la estimación en el cierre de cada trimestre.
Seguridad Social. Las cuotas de un mes se pagan al mes siguiente; la suma de cuota empresarial y obrera está en la nómina contabilizada.
Apartar el dinero
El método más sencillo es una cuenta bancaria separada para impuestos. Cada mes, tras cerrar los libros, se traspasa a ella:
- el IVA neto del mes;
- las retenciones practicadas;
- la parte proporcional del pago fraccionado y del Impuesto sobre Sociedades estimado.
Ejemplo para una SL de servicios en un mes de mayo:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| IVA repercutido de mayo | 16.800 € |
| IVA soportado deducible de mayo | -7.300 € |
| Retenciones de nóminas y profesionales | 4.150 € |
| Retención de alquiler del local | 380 € |
| Un tercio del pago fraccionado de octubre (estimado en 5.400 €) | 1.800 € |
| Traspaso a la cuenta de impuestos | 15.830 € |
El traspaso es un movimiento entre dos cuentas de la 572, sin efecto en resultados. En el cuadro de tesorería, el saldo de la cuenta de impuestos se muestra aparte y no cuenta como caja disponible. En el balance, las deudas con Hacienda están en la 4750 y la 4751, como se explica en impuestos a pagar y provisiones.
Situaciones que descuadran la previsión
- Una devolución esperada. Si el 303 sale a devolver, solo se puede pedir la devolución en el último periodo del año, salvo inscripción en el registro de devolución mensual. No cuentes con ese dinero hasta que esté en el banco.
- Facturas impagadas. El IVA de una factura no cobrada se paga igual; la previsión tiene que incluirlo aunque el cliente no pague.
- Cambio de periodicidad. Pasar a declarar cada mes multiplica por tres el número de pagos, aunque no el importe anual.
- Actas o regularizaciones. Una comprobación con resultado a pagar se incorpora con su fecha real; si no puede pagarse, hay que estudiar el aplazamiento, que no está disponible para las retenciones ni para los pagos fraccionados.
Reservar cada mes, y no el día del vencimiento, es lo que convierte los impuestos en un pago previsible más. Si el IVA y las retenciones salen directamente de los libros, el cálculo mensual apenas lleva tiempo.