La mayoría de las previsiones de tesorería fallan por el mismo sitio: suponen que cada cliente pagará en la fecha de vencimiento. Cuando una parte de la cartera paga tarde o no paga, esa suposición convierte la previsión en una lista de deseos. La solución no es quitar a los morosos de la previsión, sino ponderar cada cobro por su probabilidad y su fecha realista.
Ordenar la cartera por antigüedad
El punto de partida es el saldo de la cuenta 430 conciliado y clasificado por días de retraso respecto al vencimiento. Esa tabla de antigüedad muestra dónde está el riesgo:
| Tramo | Saldo | Comportamiento observado en los últimos doce meses |
|---|---|---|
| No vencido | 142.000 € | el 85 % se cobra en el mes de vencimiento |
| Vencido 1–30 días | 38.000 € | el 70 % se cobra el mes siguiente |
| Vencido 31–90 días | 21.000 € | el 40 % se cobra en los dos meses siguientes |
| Vencido más de 90 días | 14.000 € | se cobra menos del 10 % |
Los porcentajes no se inventan: salen de comparar, cliente a cliente, cuándo vencieron las facturas del año pasado y cuándo se cobraron. Con un año de historia contable bien conciliada se obtienen en una tarde.
Cobros ponderados en la previsión
Con esa tabla, la previsión del mes siguiente deja de sumar el saldo y pasa a ponderarlo:
| Tramo | Saldo | Probabilidad de cobro el próximo mes | Cobro previsto |
|---|---|---|---|
| No vencido que vence el próximo mes | 95.000 € | 85 % | 80.750 € |
| Vencido 1–30 días | 38.000 € | 70 % | 26.600 € |
| Vencido 31–90 días | 21.000 € | 20 % | 4.200 € |
| Vencido más de 90 días | 14.000 € | 0 % | 0 € |
| Total | 168.000 € | 111.550 € |
La diferencia entre los 168.000 € que «deberían» entrar y los 111.550 € esperados es exactamente el colchón que la empresa necesita financiar. Lo que no entra este mes no desaparece: se traslada a meses posteriores con su probabilidad, salvo el tramo de más de 90 días, que solo se incluye cuando hay un acuerdo de pago firmado.
Dos ajustes mejoran el método:
- Clientes grandes, uno a uno. Si un solo cliente representa más del 10 % del saldo, prevé su cobro con su historial y con lo que diga en la última conversación, no con la media.
- Acuerdos de pago. Un aplazamiento pactado por escrito se prevé con sus fechas, pero aplicándole también una probabilidad: quien ya ha fallado una vez falla con más frecuencia.
La previsión de caja a 13 semanas es el formato natural para estos cobros ponderados.
Del retraso al deterioro contable
La previsión es gestión; el deterioro es contabilidad. Ambos usan los mismos datos, pero con reglas distintas.
Según el PGC, al cierre hay que reconocer una pérdida por deterioro cuando hay evidencia objetiva de que no se cobrará todo o parte del crédito. Puede hacerse cliente a cliente o con un cálculo global, y se registra así para un cliente con 8.000 € pendientes desde hace siete meses:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 694 Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales | 8.000 | |
| 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales | 8.000 |
Si finalmente se cobra, el deterioro se revierte con abono a la 794. Si se da por perdido definitivamente, se cancelan la 490 y la 430. Muchas empresas, además, traspasan el saldo a la 436 Clientes de dudoso cobro para separarlo en el balance. El detalle de las cuentas está en deterioros de valor en el plan contable.
Fiscalmente, el artículo 13.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades permite deducir el deterioro cuando han pasado seis meses desde el vencimiento, el deudor está en concurso, está procesado por alzamiento de bienes o el crédito se ha reclamado judicialmente. Las empresas de reducida dimensión pueden deducir además un deterioro global del 1 % de los saldos de clientes al cierre.
No olvides el IVA del impagado
El IVA de una factura impagada ya se ingresó en su 303. La Ley del IVA permite recuperarlo modificando la base imponible si se cumplen los plazos y requisitos de reclamación; para la caja es un cobro futuro, pero solo si alguien hace el trámite a tiempo. Los pasos están en rectificar el IVA de facturas incobrables.
Cerrar el círculo cada mes
Al final de cada mes compara lo previsto con lo cobrado por tramos. Si el tramo de 1–30 días cobra sistemáticamente un 55 % y no un 70 %, corrige el porcentaje. Y cuando la morosidad crece, el remedio está antes del vencimiento: límites de riesgo por cliente y condiciones de pago, como se explica en reducir impagados de clientes.
Los porcentajes de cobro solo son fiables si cada cobro está conciliado contra su factura; un programa de contabilidad que lo haga con los extractos bancarios te da la tabla de antigüedad sin esfuerzo.