La resolución de concesión de una subvención es una buena noticia para la cuenta de resultados, pero rara vez lo es para la tesorería del mes. Por regla general, la Ley General de Subvenciones prevé el pago una vez que el beneficiario ha justificado la actividad. Es decir: la empresa primero gasta, después justifica y por último cobra. Entre el primer pago y el cobro pueden pasar muchos meses.
La secuencia real del dinero
| Fase | Qué ocurre | Efecto en caja |
|---|---|---|
| Solicitud | se presenta el proyecto y el presupuesto | ninguno |
| Resolución de concesión | se fija el importe y las condiciones | ninguno |
| Ejecución | la empresa compra, contrata y paga el proyecto | salidas por el coste total, IVA incluido |
| Justificación | se presenta la cuenta justificativa con facturas y pagos | ninguno |
| Comprobación | la Administración revisa y puede reducir el importe | ninguno |
| Pago | se ingresa la subvención | entrada, a menudo meses después |
La consecuencia práctica es que la empresa debe financiar el proyecto completo con recursos propios o con deuda durante toda la ejecución y la comprobación. En la previsión de tesorería, el cobro se sitúa en la fecha realista de pago, no en la de justificación, y con un importe prudente si hay gastos dudosos.
Pagos anticipados y garantías
Algunas bases reguladoras permiten pagos anticipados o pagos a cuenta por fases. Alivian la tesorería, pero suelen exigir garantía (aval bancario o depósito), que tiene su propio coste y consume límite de riesgo con el banco. Antes de pedir un anticipo, compara el coste del aval con el de financiar el proyecto con una póliza.
Para subvenciones de más de 30.000 €, además, la empresa debe acreditar que cumple los plazos legales de pago a sus proveedores. Un retraso habitual en los pagos puede costar la propia ayuda; por eso conviene revisar la gestión de pagos a proveedores antes de solicitarla.
El riesgo de reintegro
Cobrar no cierra el expediente. Si después se comprueba que no se cumplieron las condiciones (mantener el empleo o la inversión durante un plazo, justificar correctamente los gastos, cumplir la publicidad de la ayuda), la Administración exige el reintegro con intereses de demora desde el pago. Durante el periodo de mantenimiento, la empresa debería:
- no contar el importe cobrado como caja libre si hay dudas razonables sobre una condición;
- conservar todo el soporte del gasto y del pago;
- vigilar las condiciones de plantilla o de mantenimiento de activos antes de tomar decisiones que las afecten, como vender una máquina subvencionada.
La preparación de la justificación está en cuenta justificativa de subvenciones.
Cómo se contabiliza
El PGC (norma de registro y valoración 18.ª) distingue dos situaciones:
- Subvención reintegrable: mientras no se cumplan las condiciones, es una deuda. Se registra en la cuenta 172 o 522, Deudas transformables en subvenciones, según su plazo.
- Subvención no reintegrable: cuando existe un acuerdo individual de concesión, se han cumplido las condiciones y no hay dudas razonables sobre su cobro. Se reconoce en el patrimonio neto, neto del efecto fiscal, y se traspasa a resultados al mismo ritmo que se amortiza el activo financiado.
Ejemplo: una SL recibe una subvención de capital no reintegrable de 40.000 € para una máquina de 100.000 € que amortiza en diez años, con un tipo del Impuesto sobre Sociedades del 25 %. En el PGC de Pymes, el efecto fiscal se registra directamente:
| Momento | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Concesión firme | 4708 H.P. deudora por subvenciones concedidas | 40.000 | |
| 130 Subvenciones oficiales de capital | 30.000 | ||
| 479 Pasivos por diferencias temporarias imponibles | 10.000 | ||
| Cobro | 572 Bancos | 40.000 | |
| 4708 H.P. deudora por subvenciones concedidas | 40.000 | ||
| Imputación anual | 130 Subvenciones oficiales de capital | 3.000 | |
| 479 Pasivos por diferencias temporarias imponibles | 1.000 | ||
| 746 Subvenciones de capital transferidas al resultado | 4.000 |
En el PGC normal, la concesión se registra en la cuenta 940 Ingresos de subvenciones oficiales de capital y el efecto fiscal en la 8301, que se cierran contra la 130 y la 479; el traspaso anual se hace a través de la 840. El resultado final es el mismo. Si la subvención financia gastos corrientes, se imputa a la 740 Subvenciones a la explotación en el ejercicio en que se devengan esos gastos. Más casos en subvenciones y ayudas en el plan contable.
Fíjate en que la cuenta 4708 refleja exactamente el hueco de tesorería: es el dinero que la empresa tiene reconocido y todavía no ha cobrado. Si su saldo crece, el proyecto se está financiando con la caja del negocio.
Antes de solicitar la próxima ayuda
Hazte tres preguntas: ¿puedo financiar el 100 % del proyecto durante el plazo de ejecución más la comprobación? ¿Qué pasa con mi caja si el pago se retrasa seis meses más de lo previsto? ¿Puedo cumplir las condiciones de mantenimiento aunque el negocio vaya peor? Si alguna respuesta es dudosa, el proyecto necesita financiación puente antes que la subvención. En ayudas y subvenciones para pymes repasamos dónde buscarlas.
Llevar la subvención en su cuenta propia, con las facturas del proyecto identificadas, simplifica tanto la justificación como el seguimiento de caja.