Pagar a proveedores parece sencillo hasta que hay cincuenta facturas al mes, tres personas que pueden ordenar transferencias y un proveedor que llama porque no ha cobrado. Un buen proceso de pagos tiene cuatro piezas: facturas aprobadas antes de pagarlas, días fijos de pago, ficheros bancarios generados desde la contabilidad y controles sobre las cuentas de destino.
De la factura recibida a la factura pagable
Ninguna factura debería entrar en una remesa sin estas comprobaciones:
- Registro: la factura está contabilizada en la 400 o la 410 con su vencimiento real, no con la fecha de recepción.
- Conformidad: alguien con autoridad confirma que se recibió la mercancía o el servicio. En compras de material, se cruzan pedido, albarán y factura; en servicios, el responsable del gasto firma.
- Datos fiscales: NIF, IVA y, si procede, retención correctos. Una factura mal emitida se devuelve antes de pagarla, no después.
- Bloqueo: las facturas en disputa se marcan como bloqueadas para que no salgan en la remesa por inercia.
Remesas en días fijos
Pagar cada vez que alguien lo pide fragmenta la tesorería y multiplica los errores. Lo habitual es fijar uno o dos días de pago al mes, por ejemplo los días 10 y 25, y comunicarlo a los proveedores. Así la previsión de caja sabe cuándo sale el dinero y el proveedor sabe cuándo cobrará.
Ejemplo de propuesta de remesa del día 25 en una pyme industrial:
| Proveedor | Factura | Vencimiento | Importe | Decisión |
|---|---|---|---|---|
| Aceros del Norte SL | F-2231 | día 25 | 18.400,00 € | pagar |
| Transportes Rivera SL | 0897 | día 28 | 3.250,00 € | adelantar a esta remesa |
| Asesoría técnica (profesional) | 14 | día 30 | 1.060,00 € | pagar neto de retención |
| Embalajes Costa SL | E-552 | día 20 | 6.120,00 € | bloqueada: falta abono por rotura |
| Total remesa | 22.710,00 € |
La remesa la prepara administración, la aprueba otra persona (dirección o finanzas) y se firma en el banco con firma mancomunada o con un límite por usuario. Separar quien prepara de quien firma es el control más barato contra errores y fraudes.
Transferencias SEPA desde la contabilidad
Los bancos españoles aceptan las órdenes de pago en fichero SEPA en formato XML ISO 20022 (el llamado pain.001). Generar el fichero desde la contabilidad evita teclear IBAN e importes en la banca electrónica, que es donde se producen los errores. Tras el cargo, cada línea del extracto debe casar con la factura pagada en la cuenta de proveedores.
El riesgo más serio es el cambio de cuenta bancaria fraudulento: llega un correo, aparentemente del proveedor, pidiendo pagar a un IBAN nuevo. La regla debe ser fija: ningún cambio de cuenta se acepta sin confirmarlo por teléfono con un contacto conocido, y el cambio lo graba una persona distinta de la que prepara la remesa. La verificación del nombre del beneficiario que ofrecen los bancos en las transferencias en euros ayuda, pero no sustituye ese control.
Plazos que marca la ley
La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija el plazo de pago entre empresas en 30 días desde la entrega si no se pacta nada, y permite pactar hasta 60 días como máximo. Los plazos más largos son nulos aunque los firme el proveedor. Si hay un procedimiento de aceptación de la mercancía, este no puede pasar de 30 días.
Pagar tarde tiene coste: el proveedor puede reclamar intereses de demora al tipo legal de la propia ley y una indemnización mínima de 40 € por factura por los costes de cobro. Además, las sociedades informan en la memoria de las cuentas anuales del periodo medio de pago a proveedores, y para optar a subvenciones de más de 30.000 € hay que acreditar que se cumplen estos plazos, como explicamos en subvenciones y caja.
Si necesitas ordenar los pagos con un tercero que adelante el cobro al proveedor, el confirming permite hacerlo sin alargar los plazos legales.
Facturas con retención
Cuando el proveedor es un profesional persona física, su factura lleva una retención de IRPF del 15 % (7 % en los primeros años de actividad), y en los alquileres de locales la retención es del 19 %. Se paga el neto y la retención se ingresa en Hacienda con el modelo 111 o el 115.
Factura de la asesoría técnica de la tabla: 1.000 € de honorarios, 210 € de IVA y 150 € de retención.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 1.000 | |
| 472 H.P. IVA soportado | 210 | |
| 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas | 150 | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 1.060 |
En la remesa se pagan 1.060 €, y los 150 € se reservan para el modelo 111 del trimestre. Pagar el bruto por error obliga a reclamar la diferencia al profesional, y la retención hay que ingresarla igualmente.
Cuando la caja no llega
Si no hay saldo para toda la remesa, decide con criterio y no por orden de llegada: primero los proveedores críticos para operar, luego los que ya están vencidos y por último los que aceptan esperar. Cuando la falta de caja deja de ser puntual, hace falta un plan de pagos para una crisis de liquidez.
Con las facturas aprobadas y los vencimientos en un mismo programa, la remesa se prepara en minutos.