El alquiler del local es uno de los gastos fijos más previsibles de una empresa, pero arrastra tres obligaciones que a menudo se olvidan: retener el 19 % al arrendador, presentar el modelo 115 cada trimestre y llevar la fianza como un activo, no como un gasto. A cambio, la renta es plenamente deducible en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF del autónomo, y su IVA también, si el local se destina a la actividad.
Qué dice la factura del arrendador
Una factura de alquiler de un local de negocio tiene esta estructura:
- Base: la renta pactada, más los conceptos que el contrato traslade al inquilino (IBI, gastos de comunidad, tasa de basuras). Esos importes forman parte del precio del arrendamiento.
- IVA al 21 %: el arrendamiento de locales, oficinas y naves está sujeto y no exento. Solo está exento el alquiler de vivienda para uso como vivienda; si alquilas un piso para usarlo como despacho, el arrendador debe repercutir IVA.
- Retención del 19 % sobre la base, que el inquilino descuenta del pago e ingresa en Hacienda en nombre del propietario.
El inquilino paga, por tanto, la base más el IVA menos la retención.
Asiento mensual de la renta
Una SL alquila una oficina por 1.200 € al mes. El propietario es una persona física y no se da ninguna de las excepciones a la retención.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 621 Arrendamientos y cánones | 1.200,00 € | |
| 472 H.P. IVA soportado | 252,00 € | |
| 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas | 228,00 € | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 1.224,00 € |
Al pagar por transferencia se carga la 410 y se abona la 572 por 1.224 €. Al presentar el modelo 115 del trimestre, la 4751 se salda contra el banco por 684 € (228 × 3).
Si una factura de alquiler abarca un periodo que cruza el cierre (por ejemplo, un pago semestral en noviembre), la parte que corresponde al ejercicio siguiente se lleva a 480 Gastos anticipados.
Cuándo no hay que retener
La retención es la regla general cuando el inquilino es una empresa o un autónomo y el inmueble es urbano. El artículo 75.3.g del Reglamento del IRPF enumera las excepciones:
- Que la empresa alquile viviendas para sus empleados.
- Que las rentas pagadas a un mismo arrendador no superen los 900 € anuales, algo habitual en una plaza de garaje o un trastero.
- Que el arrendador esté dado de alta en un epígrafe del grupo 861 del IAE y, aplicando al valor catastral las reglas de cuota de ese grupo, no le resulte cuota cero. En este caso, el propietario debe acreditarlo ante el inquilino con el certificado correspondiente.
Si el arrendador no es residente en España, la retención se practica a cuenta del Impuesto sobre la Renta de no Residentes y se declara en otro modelo (el 216), no en el 115. Tampoco hay retención en el arrendamiento de fincas rústicas.
Modelos 115 y 180
El modelo 115 se presenta trimestralmente, en los veinte primeros días de abril, julio, octubre y enero. Las empresas que por su volumen de operaciones están obligadas a autoliquidar mensualmente lo presentan cada mes. Cada enero se presenta además el modelo 180, el resumen anual con los datos de cada propietario, su NIF y la referencia catastral del inmueble. Lo explicamos paso a paso en la guía del modelo 115 de retenciones de alquileres.
Un detalle práctico: el 180 cruza con la declaración de la renta del propietario. Si el contrato está a nombre de dos copropietarios, la retención se imputa a cada uno según su porcentaje, y así debe figurar en el resumen anual.
La fianza
La Ley de Arrendamientos Urbanos exige, en los arrendamientos para uso distinto de vivienda, una fianza en metálico de dos mensualidades de renta. Las partes pueden pactar garantías adicionales, como un aval bancario o un depósito.
La fianza no es gasto: es dinero que se recuperará al terminar el contrato. Si la duración pactada supera el año, el inquilino la registra en la 260 Fianzas constituidas a largo plazo:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 260 Fianzas constituidas a largo plazo | 2.400 € | |
| 572 Bancos | 2.400 € |
Cuando falte menos de un año para la devolución se reclasifica a la 565 a corto plazo. El propietario, si es una empresa, la lleva en la 180 Fianzas recibidas a largo plazo. Si al final se retiene parte de la fianza por desperfectos, la pérdida del inquilino va a la 659. En depósitos y fianzas en contabilidad tienes otros casos, como el aval.
Obras de acondicionamiento y carencias
Las obras que haces en el local alquilado y que no puedes llevarte al irte (tabiques, climatización, instalación eléctrica) no son gasto de alquiler: son inmovilizado material y se amortizan en el plazo menor entre su vida útil y la duración del contrato, incluidas las prórrogas razonablemente seguras. Si el propietario concede meses de carencia sin renta a cambio de esas obras, el gasto total del contrato se reparte de forma lineal durante su duración, en lugar de registrar cero en los meses gratuitos. Lo desarrollamos en alquileres y locales en el plan contable.
Despacho en casa
Si el autónomo trabaja en su propia vivienda, no hay alquiler a un tercero que contabilizar: lo que se deduce es una parte de los suministros y, si la vivienda es alquilada, la parte proporcional de la renta afecta a la actividad. Esa vía tiene sus propias reglas, que explicamos en suministros del domicilio afecto.
Con un programa contable que genere el asiento de la renta cada mes y acumule la retención para el 115, el cierre del trimestre deja de ser un ejercicio de memoria.