El alquiler del local, la oficina o la nave es para muchas pymes el mayor gasto fijo después del personal. En el PGC va a la cuenta 621 Arrendamientos y cánones. Lo que complica el asiento no es el gasto, sino lo que lo acompaña: el IVA, la retención que a menudo hay que practicar al arrendador y la fianza entregada al firmar.
La factura mensual típica
Alquiler de un local de 1.500 € al mes, con IVA al 21 % y retención del 19 %:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 621 Arrendamientos y cánones | 1.500 | |
| 472 HP IVA soportado | 315 | |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 285 | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 1.530 |
Al pagar, se cancela la 410 contra bancos. La retención no se paga al arrendador: la empresa la ingresa en Hacienda con el Modelo 115 trimestral y, una vez al año, presenta el resumen en el Modelo 180.
¿Hay que practicar retención?
Por regla general, sí, cuando se alquila un inmueble urbano para la actividad. Existen excepciones, por ejemplo cuando el arrendador acredita que su actividad cumple determinados requisitos o cuando la renta anual al mismo arrendador no supera cierto importe. Si el arrendador es una sociedad cuya actividad principal es el arrendamiento, también puede estar exceptuado. Ante la duda, pide al arrendador que lo justifique por escrito. Ver Modelo 115 de retenciones del alquiler.
Fianzas y depósitos
La fianza que se entrega al arrendador es dinero que la empresa espera recuperar, así que es un activo financiero. La Ley de Arrendamientos Urbanos exige en los locales de negocio una fianza en metálico de dos mensualidades, y es frecuente que el contrato añada una garantía adicional o un aval.
| Cuenta | Uso |
|---|---|
| 260 Fianzas constituidas a largo plazo | Fianza entregada por un contrato de más de un año |
| 565 Fianzas constituidas a corto plazo | La misma, cuando la devolución se espera en menos de un año |
| 265 / 566 Depósitos constituidos | Depósitos entregados sin función de garantía de una obligación |
| 180 / 560 Fianzas recibidas | Si la empresa es la arrendadora o subarrienda |
| 185 / 561 Depósitos recibidos | Depósitos que la empresa debe devolver |
Al firmar un local con renta de 1.500 € y dos mensualidades de fianza:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 260 Fianzas constituidas a largo plazo | 3.000 | |
| 572 Bancos | 3.000 |
La fianza no lleva IVA ni retención, porque no es renta. En el PGC normal, cuando el efecto financiero es significativo, la diferencia entre lo entregado y su valor actual se trata como un pago anticipado del alquiler que se imputa durante el contrato; en la mayoría de pymes la fianza se mantiene por su importe nominal. En el último año del contrato se reclasifica de la 260 a la 565.
Al terminar, si el arrendador retiene una parte por desperfectos, esa parte se lleva a gasto, normalmente en la 622 Reparaciones y conservación; si la retiene por rentas impagadas, cancela la deuda con él. El error habitual es contabilizar la fianza como gasto de alquiler del primer mes, lo que infla el gasto y hace desaparecer un derecho de cobro. El seguimiento de fianzas de suministros y otros depósitos se explica en depósitos y fianzas en contabilidad.
Leasing y arrendamiento financiero
No todo contrato llamado “alquiler” va a la 621. La norma de registro y valoración 8.ª del PGC distingue según quién soporta los riesgos y ventajas del bien:
- Arrendamiento operativo: el arrendador conserva los riesgos. La cuota es gasto en la 621. Es el caso de casi todos los alquileres de locales y del renting.
- Arrendamiento financiero: se transfieren sustancialmente los riesgos y ventajas. Se presume cuando hay opción de compra que razonablemente se ejercerá, cuando el contrato cubre la mayor parte de la vida económica del bien o cuando el valor actual de las cuotas equivale casi a su valor razonable. El leasing típico de maquinaria o vehículos entra aquí.
En el arrendamiento financiero, el arrendatario registra el bien en su cuenta de inmovilizado y la deuda en la 174 Acreedores por arrendamiento financiero a largo plazo y la 524 a corto. Para una máquina de 30.000 € con leasing a cinco años y opción de compra:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 213 Maquinaria | 30.000 | |
| 524 Acreedores por arrendamiento financiero a corto plazo | 5.600 | |
| 174 Acreedores por arrendamiento financiero a largo plazo | 24.400 |
Cada cuota se divide en capital, que reduce la 524, e intereses, que van a la 662 Intereses de deudas. La factura de la entidad lleva IVA sobre la cuota completa, y ese IVA se deduce cuota a cuota, no al inicio. La máquina se amortiza como si fuera propia. Fiscalmente, el artículo 106 de la LIS permite deducir la parte de la cuota que recupera el coste del bien con un límite superior al de la amortización ordinaria.
Derecho de uso. La NIIF 16, que obliga a registrar casi todos los alquileres como un activo por derecho de uso y un pasivo por arrendamiento, solo se aplica a las cuentas consolidadas de grupos que usan normas internacionales. En las cuentas individuales según el PGC, un alquiler operativo de local sigue siendo gasto en la 621, sin activo ni pasivo.
Incentivos y carencias. Si el arrendador concede meses de carencia o una bonificación inicial, el coste total del contrato se reparte de forma lineal durante su duración, en lugar de registrar cero los primeros meses. La diferencia entre el gasto lineal y lo facturado se recoge en una cuenta de periodificación hasta que se compensa.
Otros conceptos del local
| Concepto | Cuenta |
|---|---|
| Comunidad de propietarios repercutida | 621 o 629, con el alquiler |
| IBI repercutido por el arrendador | 631 Otros tributos o 621, según contrato |
| Suministros (luz, agua) | 628 Suministros |
| Obras de acondicionamiento del local | Inmovilizado: ver mejoras en locales arrendados |
| Alquiler de un vehículo o maquinaria | 621 también |
Alquiler pagado por adelantado
Si se paga un trimestre por adelantado y la mensualidad cruza el cierre, la parte que corresponde al ejercicio siguiente se lleva a la 480 Gastos anticipados. Ver gastos anticipados y periodificación.
Autónomos que trabajan en casa
Un autónomo que trabaja en su vivienda no paga alquiler a sí mismo; puede deducir una parte de determinados gastos de la vivienda según las reglas del IRPF. Ver gastos de alquiler de oficina y suministros del domicilio afecto.