El aparcamiento, el café con un proveedor, la ferretería del barrio o la suscripción que solo envía un recibo por correo: muchos gastos pequeños llegan con un ticket y no con una factura. Contablemente siguen siendo gastos, pero fiscalmente hay que separar dos cosas que a menudo se confunden. Para deducir el IVA, la ley exige una factura con requisitos concretos y no admite otra prueba. Para deducir el gasto en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF, la factura es el medio preferente, pero no el único.
Qué documento tienes en la mano
| Documento | Datos del cliente | IVA desglosado | ¿Permite deducir el IVA? |
|---|---|---|---|
| Factura completa | NIF, nombre y domicilio | sí | sí |
| Factura simplificada con NIF y domicilio del cliente y cuota separada | sí | sí | sí |
| Factura simplificada sin datos del cliente (el “ticket”) | no | a veces solo el tipo | no |
| Recibo de cobro, justificante del datáfono o cargo bancario | no | no | no |
Desde el Reglamento de facturación (RD 1619/2012), el antiguo “ticket” es en realidad una factura simplificada. Se puede emitir cuando el importe no supera 400 € con IVA, o 3.000 € en sectores como el comercio minorista, la hostelería, el transporte de personas o los aparcamientos. El artículo 7.2 del reglamento añade la clave: cuando el destinatario es un empresario o profesional y lo exige, el emisor debe incluir el NIF y el domicilio del cliente y la cuota de IVA por separado. Con esos datos, la simplificada sirve para deducir.
El IVA: sin factura no hay deducción
El artículo 97 de la Ley del IVA solo considera justificante del derecho a deducir la factura original que cumpla los requisitos del reglamento (más algunos documentos específicos, como el DUA de importación). Un ticket sin tus datos, por correcto que sea, no da derecho a deducir. Tampoco el extracto bancario ni la foto del datáfono.
La consecuencia contable es sencilla: el IVA de ese ticket forma parte del gasto. Si pagas 12,10 € de aparcamiento con un ticket sin tus datos, registras 12,10 € en la cuenta de gasto y nada en la 472.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Otros servicios | 12,10 € | |
| 570 Caja | 12,10 € |
Si más tarde consigues la factura con tus datos, puedes deducir el IVA en el periodo en que la recibas, dentro del plazo de cuatro años desde el devengo.
El gasto: la factura es prueba preferente, no exclusiva
La Ley General Tributaria dice que los gastos deducibles realizados por empresarios o profesionales deben justificarse de forma prioritaria mediante la factura (artículo 106.4 de la Ley 58/2003). Prioritaria no significa exclusiva: si no hay factura, el gasto puede acreditarse por otros medios. El problema es que entonces la carga de probarlo es tuya.
Un ticket simplificado, acompañado del pago con la tarjeta de empresa y de una nota sobre el motivo, suele bastar para un aparcamiento o un material de oficina. Para gastos más altos o más discutibles (comidas, viajes, compras de material sin relación evidente con la actividad), la Administración será más exigente. Y la factura tampoco es una prueba blindada: si Hacienda cuestiona con fundamento que la operación existiera, también con factura tendrás que aportar más pruebas.
Cómo conseguir la factura
- En el momento: pide la factura con tu NIF al pagar. En hostelería, comercios y gasolineras basta con dar el NIF y la razón social; los terminales de venta modernos la emiten al instante.
- Después: el reglamento permite emitir una factura completa en sustitución de la simplificada ya expedida, identificando esta última. Tienes que pedirla aportando el ticket original o su número.
- En plataformas online: rellena los datos fiscales de la empresa en el apartado de facturación de la cuenta antes de comprar. Si ya compraste, muchas plataformas permiten regenerar la factura; otras, no.
- Proveedores habituales: dalos de alta con tus datos fiscales para que la factura salga correcta siempre, y no aceptes recibos.
Cuándo merece la pena insistir
No todos los tickets justifican perseguir la factura. Una regla práctica:
- Importes pequeños y esporádicos (un café, un parking de 3 €): registra el gasto con el ticket y renuncia al IVA.
- Gastos repetitivos (combustible, peajes, aparcamiento mensual, mensajería): exige factura, o mejor una factura recapitulativa mensual. El IVA acumulado en un año es significativo.
- Importes altos: sin factura completa ni siquiera los registres como gasto ordinario hasta resolverlo; déjalos en una cuenta de pendientes y reclámala.
Si la falta de factura es habitual con un proveedor de software o publicidad extranjero, revisa los datos de facturación de tu cuenta: lo vemos en suscripciones SaaS. Y para que los tickets no se pierdan entre el pago y el registro, los empleados deberían subir la foto en el momento: lo explicamos en el flujo digital de aprobación de gastos.
Dónde guardarlo
Tickets y facturas se conservan durante el plazo de prescripción, cuatro años, y en todo caso los seis que exige el Código de Comercio para la documentación contable. La imagen digitalizada con un procedimiento homologado sustituye al papel, pero una foto cualquiera en el móvil de un empleado no es un archivo. Más en facturas y justificantes en contabilidad.
Si cada ticket entra en contabilidad con su foto en el momento de pagarlo, a fin de trimestre solo queda decidir qué facturas reclamar; un programa contable con captura desde el móvil lo hace posible, y puedes ver los planes disponibles.