Los gastos de empleados, como desplazamientos, material comprado en una tienda o una cena con un cliente, son pequeños uno a uno pero muchos en conjunto. Si se aprueban por correo y los tickets llegan en un sobre a fin de mes, la contabilidad recibe gastos sin justificar y cuotas de IVA que no se pueden deducir. Un flujo digital resuelve las dos cosas: cada gasto entra con su documento, pasa por quien debe aprobarlo y llega a la contabilidad ya clasificado.
Niveles de aprobación por importe
El primer paso es decidir quién aprueba qué. Un esquema habitual en una pyme de unos treinta empleados, a modo de ejemplo:
| Importe del gasto | Aprueba | Requisito adicional |
|---|---|---|
| Hasta 300 € | responsable directo | documento adjunto |
| De 300 a 3.000 € | responsable de área | presupuesto disponible en el centro de coste |
| Más de 3.000 € | dirección | pedido previo o contrato |
Las cifras son decisión de cada empresa; lo importante es que estén escritas y que el sistema no deje saltarse un nivel. Dos reglas más evitan problemas: nadie aprueba sus propios gastos, y quien aprueba no es quien paga.
Qué debe capturar cada solicitud
Para que el gasto llegue a contabilidad sin preguntas, la solicitud debe recoger:
- foto o PDF del documento, legible y completo;
- fecha, importe y proveedor;
- motivo del gasto y, en comidas, con quién;
- centro de coste o proyecto;
- forma de pago: tarjeta de empresa o dinero del empleado, que habrá que reembolsar.
El motivo no es burocracia. En el Impuesto sobre Sociedades, un gasto solo es deducible si está relacionado con la actividad y bien documentado; las comidas y los viajes son justo los que más revisa la Agencia Tributaria. Las reglas concretas están en dietas y gastos de viaje en la empresa.
Digitalizar tickets de gastos
Lo primero es distinguir tres documentos que el empleado suele confundir:
- Ticket o recibo sin datos fiscales: justifica el pago, pero no es factura. No permite deducir el IVA.
- Factura simplificada: la que se entrega en comercios y restaurantes. Se puede emitir, en general, hasta 400 € IVA incluido, y hasta 3.000 € en ciertos sectores como el comercio minorista o la hostelería. Por sí sola tampoco permite deducir el IVA.
- Factura simplificada con datos del destinatario o factura completa: cuando el comprador es una empresa y lo pide, la simplificada debe incluir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA separada. Con ella, el IVA sí es deducible.
La regla práctica para el equipo es sencilla: en cada compra, pedir la factura con el NIF de la empresa. Una foto del ticket normal no basta para recuperar el IVA.
Sobre el papel: fotografiar un ticket sirve para tramitar el gasto, pero no sustituye al original. El papel debe guardarse mientras dure el plazo de conservación, salvo que la empresa use un sistema de digitalización certificada con software homologado por la AEAT. Si no lo tienes, organiza un sobre o una caja por mes y empleado, y que el código del gasto en el sistema aparezca escrito en el ticket.
Del gasto aprobado al asiento
Una técnica de la empresa compra un cable de red en una tienda de informática por 48,40 € y lo paga con su tarjeta personal. El ticket es una factura simplificada sin datos de la empresa.
Sin datos del destinatario, el IVA no se deduce y todo es gasto:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Otros servicios | 48,40 | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios (la empleada) | 48,40 |
Si hubiera pedido la factura con el NIF y el domicilio de la empresa, con la cuota separada:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Otros servicios | 40,00 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 8,40 | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios (la empleada) | 48,40 |
En ambos casos, el reembolso salda la deuda con la empleada contra el banco. La diferencia de 8,40 € parece pequeña, pero multiplicada por cientos de gastos al año deja de serlo. Algunas empresas usan para los reembolsos una subcuenta específica en lugar de la 410; lo importante es una subcuenta por empleado para ver qué se le debe. El tratamiento de estos saldos se detalla en gastos reembolsables del personal.
Tarjetas de empresa
Con tarjeta de empresa el flujo cambia de orden: el cargo llega primero por el banco y el justificante después. El sistema debe casar cada cargo con su documento y avisar de los que llevan más de unos días sin él. Los problemas típicos, como cargos personales o tickets perdidos, se tratan en gastos de viaje con tarjeta de empresa.
Señales de que el flujo no funciona
- Hay gastos aprobados sin documento adjunto.
- Los reembolsos se pagan antes de que alguien apruebe.
- El IVA soportado de gastos de viaje es casi cero, señal de que nadie pide factura con NIF.
- Los gastos llegan a contabilidad con dos o tres meses de retraso.
- Un mismo ticket aparece en dos solicitudes.
Cuando el circuito está montado, conectarlo con el programa de contabilidad evita volver a teclear cada gasto; Nexbal recoge las notas de gastos con la foto del ticket y la IA rellena los datos; en precios puedes ver qué plan encaja con tu volumen de comprobantes.