El fichero de proveedores determina cómo se registran las facturas y, sobre todo, a qué cuenta se transfiere el dinero. Por eso es el objetivo de uno de los fraudes más frecuentes en pymes: un correo, aparentemente del proveedor habitual, comunica una “nueva cuenta bancaria”. Un procedimiento de alta y de cambios con verificación es la defensa más eficaz.
Datos del alta
| Dato | Uso | Verificación |
|---|---|---|
| Razón social y NIF | Libros registro, Modelo 347, retenciones | Documento del proveedor; comprobación en la Sede de la Agencia Tributaria |
| NIF-IVA (proveedores UE) | Adquisiciones intracomunitarias e inversión del sujeto pasivo | VIES |
| IBAN | Pagos | Certificado de titularidad del banco o confirmación por canal independiente |
| Condiciones de pago | Previsión de tesorería | Contrato u oferta |
| Cuenta de gasto y código de IVA por defecto | Registro homogéneo | Según lo que se compra |
| Retención | Profesionales y arrendadores | Tipo aplicable y justificación de excepciones |
Cambio de cuenta bancaria: procedimiento
- Nunca cambies un IBAN solo por un correo, aunque parezca auténtico o venga con una factura.
- Llama al proveedor a un teléfono que ya tengas registrado o que figure en su web oficial, no al que aparece en el mensaje.
- Pide un certificado de titularidad de la nueva cuenta.
- Que otra persona apruebe el cambio en el sistema.
- Registra quién verificó, cuándo y cómo.
Un pago desviado rara vez se recupera. Retrasar unos días un pago para verificar es siempre más barato.
Depuración de datos maestros de proveedores
Revisa el fichero al menos una vez al año:
- Duplicados: el mismo NIF o el mismo IBAN en dos proveedores es una alerta, tanto de error como de posible fraude, y facilita pagar dos veces la misma factura; ver facturas duplicadas y pagos duplicados.
- Inactivos: sin facturas en dos años. Bloquéalos para que no puedan recibir pagos sin revisión.
- Empresas extinguidas: comprueba saldos y anticipos pendientes.
- Configuración incoherente: un mismo proveedor con cuentas de gasto o códigos de IVA distintos genera registros dispares.
- Cambios de IBAN del año: comprueba que todos tienen su verificación documentada.
- Retenciones: profesionales y arrendadores con el tipo correcto.
Segregación de funciones
Quien crea proveedores o cambia cuentas bancarias no debería poder aprobar pagos en solitario. En una pyme pequeña, basta con que la gerencia apruebe las altas y los cambios de IBAN. Ver aprobación de compras y gastos y pagos a proveedores y planificación de vencimientos.