Una factura con el NIF mal escrito no es una factura completa, y el cliente puede rechazarla. Un cliente dado de alta dos veces divide su saldo y su historial. Un cliente intracomunitario sin NIF-IVA validado convierte una entrega exenta en un problema. Todo empieza en el alta del cliente, y por eso conviene que siga un procedimiento fijo.
Datos imprescindibles
| Dato | Para qué | Cómo validarlo |
|---|---|---|
| Razón social y NIF | Factura completa, libros registro, Modelo 347 | Comprobación en la Sede de la Agencia Tributaria o con documentación del cliente |
| Domicilio fiscal | Factura completa | Documentación del cliente |
| NIF-IVA (clientes de la UE) | Entregas y servicios intracomunitarios sin IVA | Sistema VIES |
| Correo o canal de envío de facturas | Que la factura llegue a quien la registra | Confirmación del cliente |
| Forma y condiciones de pago | Vencimientos y reclamación | Acuerdo comercial |
| Mandato SEPA (si se cobra por domiciliación) | Cobro por adeudo | Mandato firmado |
| Código de IVA por defecto | Facturación correcta | Según tipo de cliente |
| Referencia de pedido o centro de coste | Requisito de algunos clientes grandes | Confirmación del cliente |
Las administraciones públicas exigen además los códigos de órgano para la factura electrónica; ver facturación a administraciones públicas.
Reglas del alta
- Un NIF, un cliente: antes de crear uno nuevo, busca por NIF. Diferentes sedes o departamentos del mismo cliente son direcciones de envío, no clientes nuevos.
- Particulares: pide solo los datos necesarios y trátalos conforme a la normativa de protección de datos.
- Cambios de datos: cualquier cambio de NIF, razón social o cuenta bancaria debe venir del cliente por escrito.
- Responsable: una persona aprueba altas y cambios; los comerciales pueden solicitarlos.
Ver validar NIF en facturación.
Depuración de datos maestros de clientes
Con los años, el fichero de clientes acumula duplicados, empresas extinguidas y datos obsoletos. Una depuración anual, mejor antes del cierre:
- Duplicados: busca NIF repetidos y nombres casi iguales. Traspasa los saldos pendientes al cliente correcto y bloquea el duplicado.
- Clientes inactivos: sin operaciones en dos o tres años y sin saldo. Bloquéalos para que no se usen por error; no los borres si tienen historial.
- Empresas extinguidas o en concurso: revisa su saldo y valora el deterioro.
- Datos incompletos: NIF vacíos, NIF-IVA sin validar, correos que rebotan.
- Datos personales de particulares que ya no es necesario conservar, respetando los plazos de conservación de la documentación contable y fiscal.
Un fichero limpio facilita el Modelo 347, los libros registro y, con la factura electrónica B2B, la entrega de cada factura al destinatario correcto; ver datos de clientes para factura B2B y clientes en el plan contable.