El proveedor envía la factura por correo, la reenvía con un recordatorio y además llega en papel con la mercancía. Cada copia puede registrarse como una factura nueva. O se paga con tarjeta y después vuelve a entrar en la remesa de transferencias. Los pagos duplicados son uno de los errores más comunes y más fáciles de evitar en una pyme.
Cómo se producen
| Origen | Ejemplo |
|---|---|
| Varias copias de la misma factura | Original, recordatorio, copia a otro departamento |
| Proforma y factura definitiva | Se registran las dos |
| Extracto del proveedor registrado como factura | El total del extracto entra como un gasto |
| Proveedor duplicado en el fichero | Cada copia se registra en un proveedor distinto |
| Pago con tarjeta y por transferencia | La factura pagada con tarjeta no se marca como pagada |
Controles que funcionan
- Número de factura único por proveedor: activa en el software el aviso o bloqueo de facturas con el mismo número y el mismo NIF.
- Un único canal de entrada de facturas, por ejemplo un correo dedicado, y no registrar desde recordatorios.
- Fichero de proveedores sin duplicados; ver alta de proveedores y revisión de datos maestros.
- Marcar como pagadas las facturas abonadas con tarjeta o domiciliación en el momento de registrarlas.
- Revisión de la remesa antes de enviarla: mismo proveedor, mismo importe, fechas cercanas.
Corregir una factura registrada dos veces
Si aún no se ha pagado, se anula el registro duplicado con un asiento inverso que haga referencia al original, incluido el IVA soportado. No se borra el asiento: se corrige. Si el duplicado se declaró en un 303 ya presentado, el IVA deducido de más debe regularizarse; ver correcciones de IVA después de presentar la declaración.
Recuperar un pago duplicado
El proveedor queda con saldo deudor en la 400. Pide por escrito la devolución o la compensación con la próxima factura:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos (devolución recibida) | 3.630 | |
| 400 Proveedores | 3.630 |
Ver saldos deudores antiguos de proveedores.
También en clientes
Un cliente puede pagar dos veces una factura. El exceso es una deuda con él: se devuelve o se compensa con su acuerdo. No emitas una factura nueva para “absorberlo” sin que el cliente lo pida.
Revisión periódica
Una vez al trimestre, lista proveedores con saldo deudor y clientes con saldo acreedor. Es la forma más rápida de descubrir duplicados que se escaparon. Ver facturas de proveedores en contabilidad.