Der Firmen-Pkw zählt zu den häufigsten und zugleich kompliziertesten Themen der betrieblichen Absetzbarkeit in Österreich. Sobald ein Fahrzeug dem Betrieb dient, stellen sich Fragen nach Betriebsausgaben, Vorsteuerabzug und der steuerlichen Behandlung der privaten Nutzung. Das Finanzamt prüft hier genau, denn ein Auto wird fast immer auch privat bewegt. Wer die Regeln kennt, vermeidet Nachzahlungen und nutzt die zulässigen Abzüge voll aus.
Betriebliche Nutzung des Pkw
Ein Fahrzeug gilt steuerlich als Betriebsvermögen, wenn es überwiegend, also zu mehr als 50 Prozent, betrieblich genutzt wird. In diesem Fall werden sämtliche laufenden Kosten zunächst als Betriebsausgaben erfasst und der private Anteil wieder herausgerechnet.
Liegt die betriebliche Nutzung unter 50 Prozent, bleibt das Auto im Privatvermögen. Dann können nur die betrieblich gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden, in der Praxis über das amtliche Kilometergeld oder den tatsächlichen Aufwandsanteil. Eine saubere Aufzeichnung der Fahrten ist in beiden Fällen die Grundlage. Mehr dazu in unseren Leitfäden zu Betriebsausgaben und Absetzbarkeit.
Sachbezug bei Privatnutzung
Stellt ein Unternehmen einem Dienstnehmer oder einem Gesellschafter-Geschäftsführer ein Auto auch für private Fahrten zur Verfügung, entsteht ein Sachbezug. Dieser geldwerte Vorteil ist Teil des Entgelts und erhöht die Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherung.
Der Sachbezug wird grundsätzlich als monatlicher Prozentsatz der Anschaffungskosten des Fahrzeugs angesetzt, gedeckelt mit einem Höchstbetrag. Wer das Auto nur in geringem Umfang privat nutzt, kann unter bestimmten Voraussetzungen einen halben Sachbezug ansetzen. Voraussetzung dafür ist ein lückenloses Fahrtenbuch, das die private Jahreskilometerleistung belegt.
Die richtige Erfassung des Sachbezugs gehört eng zur Personalverrechnung. Wie verwandte Themen wie Fahrt- und Aufwandsersatz behandelt werden, zeigt unser Beitrag Reisekosten und Diäten abrechnen.
Abhängigkeit vom CO2-Wert
Die Höhe des Sachbezugs hängt in Österreich vom CO2-Emissionswert des Fahrzeugs ab. Damit will der Gesetzgeber umweltfreundliche Autos begünstigen. Je nach Emissionswert greift entweder der höhere oder der niedrigere Prozentsatz.
| Fahrzeugkategorie | Steuerliche Einordnung |
|---|---|
| Hoher CO2-Ausstoß | Höherer Sachbezugs-Prozentsatz |
| Niedriger CO2-Ausstoß | Reduzierter Sachbezugs-Prozentsatz |
| Reines Elektrofahrzeug | Kein Sachbezug |
Der jeweils maßgebliche CO2-Grenzwert wird vom BMF festgelegt und über die Jahre schrittweise abgesenkt. Entscheidend ist in der Regel der Wert im Jahr der Anschaffung beziehungsweise der Erstzulassung. Bei Neuanschaffungen lohnt sich deshalb ein Blick auf den aktuellen Grenzwert, weil er über die gesamte Nutzungsdauer den Sachbezug bestimmt.
Vorsteuerabzug bei Fahrzeugen
Bei der Umsatzsteuer gilt für Pkw eine wichtige Sonderregel: Für typische Personenkraftwagen und Kombis ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen. Das betrifft sowohl die Anschaffung als auch die laufenden Kosten wie Treibstoff, Service und Reparaturen.
Ausnahmen bestehen unter anderem für:
- Fiskal-Lkw und bestimmte Kleinlastkraftwagen laut Verordnung des BMF
- Taxis, Fahrschulfahrzeuge und Vorführwagen
- Fahrzeuge, die ausschließlich der gewerblichen Weiterveräußerung oder Vermietung dienen
- Elektrofahrzeuge unter den dafür vorgesehenen Voraussetzungen
Welche Fahrzeuge als vorsteuerabzugsberechtigt gelten, ergibt sich aus der jeweils gültigen Liste des BMF. Eine genaue Prüfung lohnt sich, weil hier oft Geld verschenkt wird. Vertiefend dazu: Vorsteuerabzug richtig nutzen.
Abzugsfähige Betriebskosten
Gehört der Pkw zum Betriebsvermögen, sind die laufenden Kosten grundsätzlich abzugsfähig, gekürzt um den Privatanteil. Typische Positionen sind:
- Abschreibung (AfA) auf die Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer
- Treibstoff oder Ladestrom
- Versicherung, motorbezogene Versicherungssteuer und Vignette
- Service, Reparaturen, Reifen
- Leasingraten bei finanziertem Fahrzeug
Zu beachten ist die Angemessenheitsgrenze: Für besonders teure Pkw wird der abzugsfähige Aufwand bei AfA, Leasing und wertabhängigen Kosten gedeckelt. Aufwendungen oberhalb dieser Grenze gelten als nicht betrieblich veranlasst. Die korrekte Verbuchung erfolgt über die passenden Fahrzeugkonten im Kontenrahmen des Einheitskontenrahmens (EKR). Einen Gesamtüberblick bietet der Beitrag Betriebsausgaben im Überblick.
Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch ist das zentrale Nachweisinstrument für das Verhältnis von betrieblicher zu privater Nutzung. Es entscheidet darüber, welcher Privatanteil anzusetzen ist und ob der halbe Sachbezug zulässig ist. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthält pro Fahrt:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende
- Ausgangs- und Zielort sowie Reiseroute bei Umwegen
- Zweck der Fahrt und besuchte Geschäftspartner
- klare Trennung von betrieblichen und privaten Fahrten
Ein digital geführtes, fortlaufendes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt eher anerkannt als nachträgliche Aufzeichnungen. Wer ohne Fahrtenbuch arbeitet, riskiert, dass die Behörde den Privatanteil schätzt, meist zum Nachteil des Betriebs.
Elektrofahrzeuge
Elektrofahrzeuge werden in Österreich steuerlich besonders begünstigt. Für reine E-Autos fällt bei privater Nutzung kein Sachbezug an, was die Lohn- und Lohnnebenkosten deutlich senkt. Zudem ist für Elektrofahrzeuge unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Vorsteuerabzug möglich, anders als bei herkömmlichen Pkw.
Auch der Ladestrom und unter bestimmten Bedingungen die Lademöglichkeit am Wohnort können berücksichtigt werden. Bei Hybridfahrzeugen gelten diese Vorteile jedoch nicht in vollem Umfang, hier greifen die regulären Sachbezugsregeln nach CO2-Wert. Die genauen Bedingungen sollten vor der Anschaffung geprüft werden, weil sie über die gesamte Nutzungsdauer wirken. Diese Regeln gelten gleichermaßen für das Einzelunternehmen wie für die GmbH.