Betriebsausgaben sind das Herzstück jeder Gewinnermittlung. Sie schmälern den steuerpflichtigen Gewinn und entscheiden damit unmittelbar darüber, wie viel Steuer am Ende ans Finanzamt geht. Wer als Einzelunternehmen oder GmbH in Österreich tätig ist, sollte deshalb genau wissen, welche Kosten abzugsfähig sind, welche nur teilweise zählen und welche das Steuerrecht ausdrücklich ausschließt. Dieser Überblick zeigt die wichtigsten Kostenarten, klärt die Abgrenzung zwischen betrieblich und privat und erklärt, wie Sie Ausgaben sauber belegen und in der Buchhaltung erfassen.
Was Betriebsausgaben sind
Nach österreichischem Steuerrecht sind Betriebsausgaben jene Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind, also durch den Betrieb verursacht werden. Maßgeblich ist nicht, ob eine Ausgabe notwendig oder zweckmäßig war, sondern allein der betriebliche Zusammenhang. Ein neuer Laptop für die Auftragsabwicklung ist absetzbar, der Urlaub mit der Familie nicht. Diese einfache Frage, ob eine Ausgabe dem Betrieb dient, ist der rote Faden durch das gesamte Thema.
Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen sofort abzugsfähigen Ausgaben und Anschaffungen, die über mehrere Jahre verteilt werden müssen. Größere Investitionen mindern den Gewinn nicht auf einen Schlag, sondern über die Nutzungsdauer. Details dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Abschreibung und AfA.
Typische absetzbare Kosten
Die meisten laufenden Kosten eines Betriebs sind in voller Höhe absetzbar, sofern sie ausschließlich betrieblich anfallen. Dazu gehören unter anderem:
- Wareneinkauf und Materialaufwand
- Miete und Betriebskosten für Geschäftsräume
- Personalkosten inklusive Lohnnebenkosten
- Bürobedarf, Fachliteratur und Software
- Versicherungen mit betrieblichem Bezug
- Beratungskosten für Steuerberatung und Rechtsberatung
- Bankspesen und Zinsen aus betrieblichen Krediten
- Fortbildung und berufsbezogene Schulungen
Auch Beiträge zur Sozialversicherung der Selbständigen zählen zu den abzugsfähigen Aufwendungen. Wie Sie diese vorausschauend einplanen, lesen Sie im Beitrag zu den SVS-Beiträgen.
Teilweise abzugsfähige Ausgaben
Manche Ausgaben haben sowohl einen betrieblichen als auch einen privaten Anteil. In diesen Fällen ist nur der betriebliche Teil absetzbar, und der private Anteil muss ausgeschieden werden. Die folgende Tabelle zeigt typische Beispiele.
| Kostenart | Besonderheit beim Abzug |
|---|---|
| Bewirtung von Geschäftspartnern | bei nachgewiesenem Werbezweck nur anteilig abzugsfähig |
| Arbeitszimmer | nur unter engen Voraussetzungen und bei betrieblichem Mittelpunkt |
| Telefon und Internet | nur der betrieblich genutzte Anteil |
| Firmen-Pkw | privater Nutzungsanteil ist auszuscheiden |
| Reisekosten | nur betrieblich veranlasste Fahrten und Nächtigungen |
Beim Fahrzeug ist die Abgrenzung besonders heikel, weil Privatfahrten genau dokumentiert werden müssen. Praktische Hinweise dazu bietet der Beitrag zu Firmen-Pkw und Privatnutzung. Wer Reisen abrechnet, sollte zudem die Regeln zu Reisekosten und Diäten kennen.
Nicht abzugsfähige Ausgaben
Einige Aufwendungen sind ausdrücklich vom Abzug ausgeschlossen, auch wenn ein betrieblicher Bezug besteht. Dazu zählen typischerweise:
- Kosten der privaten Lebensführung, etwa Kleidung ohne Berufsschutzcharakter
- Strafen und Bußgelder
- die Einkommensteuer des Unternehmers selbst
- Repräsentationsaufwendungen ohne klaren Werbecharakter
- unangemessen hohe Aufwendungen, soweit sie das übliche Maß deutlich übersteigen
Bei der Umsatzsteuer (USt) gilt eine eigene Logik: Vorsteuer ist grundsätzlich nur bei betrieblich veranlassten Eingangsleistungen abziehbar. Wie Sie hier nichts verschenken, zeigt der Leitfaden zum Vorsteuerabzug.
Belegpflicht: ohne Beleg kein Abzug
Eine Betriebsausgabe ist nur dann abzugsfähig, wenn sie nachgewiesen werden kann. Der Grundsatz lautet: kein Abzug ohne Beleg. Belege müssen die Ausgabe nach Datum, Betrag, Leistung und Geschäftspartner nachvollziehbar machen. Das BMF und die Bundesabgabenordnung verlangen eine geordnete und vollständige Aufbewahrung, in der Regel über sieben Jahre.
Halten Sie folgende Punkte ein:
- Belege zeitnah sammeln und ordnen
- Rechnungen auf die Pflichtangaben prüfen
- digitale Belege revisionssicher ablegen
- Eigenbelege nur in begründeten Ausnahmefällen verwenden
Worauf eine ordnungsgemäße Rechnung achten muss, fasst der Beitrag zu den Pflichtangaben auf der Rechnung zusammen. Wie Sie Belege effizient digital verwalten, erklärt der Leitfaden zum digitalen Erfassen von Belegen.
Betrieblich versus privat: die saubere Abgrenzung
Die häufigste Fehlerquelle bei der Gewinnermittlung ist die Vermischung von betrieblicher und privater Sphäre. Gerade bei Einzelunternehmen, wo es kein getrenntes Vermögen gibt, schaut das Finanzamt genau hin. Praktisch hilft eine klare Trennung:
- ein eigenes Geschäftskonto führen
- private Entnahmen nicht als Aufwand buchen
- gemischt genutzte Wirtschaftsgüter prozentual aufteilen
- Aufzeichnungen für den betrieblichen Anteil führen
Wer diese Trennung von Anfang an konsequent lebt, erspart sich bei einer Prüfung viel Diskussion und kann den betrieblichen Anteil überzeugend belegen.
Erfassung in der Buchhaltung
In der Buchhaltung werden Betriebsausgaben auf den passenden Aufwandskonten erfasst. Österreichische Betriebe orientieren sich dabei am österreichischen Kontenrahmen (EKR), der Aufwendungen systematisch nach Kostenarten gliedert, etwa Material, Personal und sonstiger betrieblicher Aufwand. Eine konsequente Kontierung sorgt dafür, dass die Auswertungen aussagekräftig bleiben und der Jahresabschluss nach UGB sauber aufgebaut werden kann.
Je nach Gewinnermittlungsart unterscheidet sich die Erfassung: Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt grundsätzlich der Zahlungszeitpunkt, bei der doppelten Buchführung der Zeitpunkt der wirtschaftlichen Verursachung. Den Unterschied erklärt der Beitrag zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung versus Bilanz. Wer den Aufwand nicht im Einzelnen nachweisen möchte, kann unter bestimmten Voraussetzungen die Betriebsausgabenpauschale nutzen und so den Aufwand vereinfacht ansetzen.