Wer beruflich unterwegs ist, kann die anfallenden Reisekosten in Österreich grundsätzlich steuerfrei ersetzen oder als Betriebsausgabe geltend machen. Damit das Finanzamt mitspielt, müssen Tagesgelder, Nächtigungsgelder und Kilometergeld aber sauber abgegrenzt, belegt und im richtigen Rahmen gehalten werden. Dieser Leitfaden zeigt, welche Reisekostenarten es gibt, wo die Grenzen der Steuerfreiheit liegen und wie Sie die Abrechnung nachvollziehbar dokumentieren.
Welche Reisekostenarten gibt es?
Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Dienstnehmer oder Unternehmer den Dienstort verlässt, um an einem anderen Ort tätig zu werden. Aus steuerlicher Sicht teilt sich der Ersatz in vier Bausteine:
- Fahrtkosten: tatsächliche Kosten für Bahn, Flug oder das amtliche Kilometergeld beim eigenen Pkw
- Tagesgelder (Diäten): Pauschale für den Mehraufwand bei der Verpflegung
- Nächtigungsgelder: Ersatz für die Übernachtung, pauschal oder gegen Beleg
- Nebenkosten: etwa Parkgebühren, Maut oder Telefonkosten während der Reise
Diese Aufteilung ist wichtig, weil für jeden Baustein eigene Regeln zur Steuerfreiheit gelten. Wer alles in einen Topf wirft, riskiert, dass das Finanzamt den Ersatz teilweise als steuerpflichtigen Lohnbestandteil wertet.
Steuerfreie Tagesgelder und Nächtigungsgelder
Das Tagesgeld soll den erhöhten Verpflegungsaufwand auf einer Dienstreise abdecken. Steuerfrei ist es nur bis zu den im Einkommensteuergesetz vorgesehenen Höchstsätzen und nur, wenn die Reise eine gewisse Mindestdauer und eine ausreichende Entfernung vom Dienstort erreicht. Dauert die Reise nur einen Teil des Tages, wird das volle Tagesgeld anteilig gekürzt, in der Regel je angefangener Stunde.
Beim Nächtigungsgeld haben Sie zwei Wege:
- Pauschale Abrechnung ohne Beleg bis zum gesetzlichen Höchstsatz
- Abrechnung nach Beleg, wenn die tatsächlichen Hotelkosten höher sind
Achtung: Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten oder die Nächtigung selbst zur Verfügung, ist das jeweilige Tages- oder Nächtigungsgeld entsprechend zu kürzen. Eine doppelte Vergütung ist nicht zulässig.
Amtliches Kilometergeld
Nutzt ein Dienstnehmer oder Unternehmer das eigene Fahrzeug für die Dienstreise, kann das amtliche Kilometergeld verrechnet werden. Damit sind sämtliche Kosten des Fahrzeugs abgegolten, also Treibstoff, Versicherung, Wartung und Wertverlust. Es dürfen daher nicht zusätzlich einzelne Pkw-Kosten geltend gemacht werden.
Voraussetzung ist ein Fahrtenbuch oder eine gleichwertige Aufzeichnung mit Datum, Ziel, Zweck und gefahrenen Kilometern. Pro Kalenderjahr ist das steuerfreie Kilometergeld zudem mengenmäßig gedeckelt. Wer das Fahrzeug überwiegend betrieblich nutzt, sollte stattdessen die Variante über den Firmen-Pkw und die Privatnutzung prüfen, weil sich dort die tatsächlichen Kosten oft günstiger darstellen.
Inlands- und Auslandsreisen
Bei Inlandsreisen gelten einheitliche Sätze für Tages- und Nächtigungsgeld. Bei Auslandsreisen sind die Sätze nach Ländern gestaffelt und liegen meist höher. Maßgeblich ist jeweils das Land, in dem sich der Reisende überwiegend aufhält; für Grenzübertritte und Mischreisen gibt es eigene Aufteilungsregeln des BMF.
| Reisekostenart | Inland | Ausland |
|---|---|---|
| Tagesgeld | einheitlicher Höchstsatz | nach Länderliste gestaffelt |
| Nächtigungsgeld | pauschal oder nach Beleg | pauschal nach Land oder nach Beleg |
| Kilometergeld | amtlicher Satz | amtlicher Satz |
Für längere Aufenthalte am selben Ort kann der Anspruch auf steuerfreie Tagesgelder nach einer gewissen Zeit entfallen, weil dann kein verpflegungsbedingter Mehraufwand mehr unterstellt wird.
Belege und Aufzeichnungen
Ohne saubere Dokumentation gibt es keine steuerfreie Abrechnung. Sammeln und archivieren Sie zu jeder Dienstreise:
- Reisekostenabrechnung mit Datum, Uhrzeit, Reiseziel und Zweck
- Fahrtenbuch beziehungsweise Kilometeraufzeichnung bei Pkw-Nutzung
- Belege für Nächtigung, Maut, Parkgebühren und Bahn- oder Flugtickets
- Nachweis über vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten oder Nächtigungen
Diese Unterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Wie Sie das praktisch handhaben, zeigt der Leitfaden, wie Sie Belege richtig aufbewahren. Eine digitale Erfassung erleichtert die Ablage erheblich, wie der Beitrag, wie Sie Belege digital erfassen, beschreibt.
Buchung der Reisekosten
In der Buchhaltung werden Reisekosten typischerweise auf eigenen Reise- und Fahrtkosten-Konten des Einheitskontenrahmens (EKR) erfasst, getrennt nach Reisekosten und Kilometergeld. Der steuerfreie Reisekostenersatz an Dienstnehmer ist als Aufwand, nicht als steuerpflichtiger Lohnbestandteil zu buchen, solange die Höchstsätze eingehalten werden.
Beim Thema Umsatzsteuer (USt) ist Vorsicht geboten: Auf reine Tages- und Nächtigungspauschalen gibt es keinen Vorsteuerabzug. Aus belegmäßigen Kosten wie Hotelrechnungen oder Bahntickets lässt sich die enthaltene USt dagegen unter den allgemeinen Voraussetzungen abziehen. Details dazu liefert der Leitfaden, wie Sie den Vorsteuerabzug richtig nutzen. Allgemein gilt der Reisekostenersatz als klassische Position der Betriebsausgaben im Überblick.
Grenzen der Steuerfreiheit
Steuerfrei bleibt der Ersatz nur innerhalb der gesetzlichen Höchstsätze und bei sauberer Dokumentation. Folgende Punkte führen regelmäßig zu Problemen:
- Überschreitung der Höchstsätze: Der übersteigende Teil ist steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn
- Fehlende Belege oder Aufzeichnungen: Das Finanzamt kann den steuerfreien Ersatz aberkennen
- Keine echte Dienstreise: Fahrten im Nahbereich oder zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen nicht
- Doppelte Vergütung: gestellte Mahlzeiten oder Nächtigungen müssen gegengerechnet werden
Sowohl Einzelunternehmen als auch die GmbH sind an dieselben Höchstsätze gebunden. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern prüft das Finanzamt zudem genau, ob die Reise tatsächlich betrieblich veranlasst war.