In einer Agentur ist der Umsatz oft viel größer als die eigene Leistung. Ein Kunde bezahlt 50.000 € für eine Kampagne, davon gehen 35.000 € an Medien, Druckereien und Freelancer. Ob diese Kosten im eigenen Umsatz stecken oder daran vorbeilaufen, verändert Kennzahlen, Umsatzsteuer und manchmal sogar die Größenklasse der Gesellschaft.
Erlös oder durchlaufender Posten?
| Konstellation | Behandlung |
|---|---|
| Agentur bucht Medien, Druck oder Location im eigenen Namen und verrechnet weiter | Aufwand (Fremdleistung) und Erlös, jeweils mit Umsatzsteuer |
| Agentur zahlt im Namen und auf Rechnung des Kunden, Rechnung lautet auf den Kunden | durchlaufender Posten, keine Umsatzsteuer durch die Agentur |
| Agentur erhält Provision oder Agenturrabatt vom Medium | Erlös der Agentur |
Echte durchlaufende Posten sind in der Praxis selten: Der Auftrag muss im Namen des Kunden erteilt und die Rechnung auf ihn ausgestellt sein. In allen anderen Fällen ist die Weiterverrechnung Teil der eigenen Leistung, auch wenn sie ohne Aufschlag erfolgt.
Marge je Projekt
Die wichtigste Kennzahl einer Agentur ist der Rohertrag je Projekt: Erlös abzüglich Fremdleistungen. Ordnen Sie jede Eingangsrechnung einem Projekt (Kostenstelle oder Kostenträger) zu. Ein Projekt, das nach Fremdleistungen kaum Rohertrag lässt, finanziert die eigenen Stunden nicht.
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Anzahlungen, Teilrechnungen und angefangene Projekte
Größere Projekte werden in Tranchen verrechnet: Anzahlung bei Auftrag, Teilrechnung bei Meilenstein, Schlussrechnung bei Abnahme. Anzahlungen sind bis zur Leistung Verbindlichkeiten; die Umsatzsteuer entsteht bereits bei Vereinnahmung. Zum Bilanzstichtag begonnene, noch nicht abrechenbare Projekte werden zu Herstellungskosten als noch nicht abrechenbare Leistungen aktiviert.
Freelancer und freie Mitarbeiter
Agenturen arbeiten mit vielen Selbständigen. Prüfen Sie für jede Zusammenarbeit, ob ein Werkvertrag, ein freier Dienstvertrag (mit Anmeldung zur Sozialversicherung durch die Agentur) oder in Wahrheit ein Dienstverhältnis vorliegt. Rechnungen von Freelancern aus dem EU-Ausland ohne Umsatzsteuer lösen das Reverse-Charge-Verfahren aus.
Eventagenturen
Bei Events kommen hohe Vorauszahlungen und Stornorisiken dazu. Location, Catering und Technik werden meist im eigenen Namen eingekauft und mit dem Paket weiterverrechnet. Stornokosten, die die Agentur an Lieferanten zahlen muss, gehören bei absehbarer Stornierung als Rückstellung in den Abschluss. Für Leistungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen gelten eigene Ortsregeln, wenn der Kunde oder der Veranstaltungsort im Ausland liegt.
Werbeabgabe und Fotografie
Die Werbeabgabe für Inserate in Medien schuldet das Medienunternehmen; es verrechnet sie weiter. Für die Agentur ist sie Teil der Mediakosten. Fotografen und Designer räumen häufig Nutzungsrechte ein; die Umsatzsteuer für bestimmte urheberrechtliche Leistungen kann ermäßigt sein, prüfen Sie den Steuersatz für Ihre Leistungsart.
Monatsroutine
- Eingangsrechnungen den Projekten zuordnen.
- Weiterverrechnungen prüfen: im eigenen Namen oder durchlaufend.
- Anzahlungen und Teilrechnungen mit dem Projektstand abgleichen.
- Rohertrag je Projekt und Kunde auswerten.
Zur Projektauswertung lesen Sie Projektwirtschaftlichkeit für kleine Unternehmen, zur Weiterverrechnung Weiterbelastung von Kosten an Kunden.
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