Ein Unternehmen kann insgesamt Gewinn machen und trotzdem einzelne Aufträge mit Verlust abwickeln. Wer weiß, welche Projekte sich rechnen, kalkuliert das nächste Angebot besser und erkennt Kunden, die mehr kosten, als sie bringen. Für Handwerksbetriebe, Agenturen, Planungsbüros und Beratungen ist die Nachkalkulation deshalb eines der wichtigsten Werkzeuge.
Was erfasst werden muss
| Element | Quelle | Erfassung |
|---|---|---|
| Erlöse des Projekts | Ausgangsrechnungen | Projektnummer auf jeder Rechnung |
| Material | Eingangsrechnungen, Lagerentnahmen | Projektnummer bei Erfassung |
| Fremdleistungen, Subunternehmer | Eingangsrechnungen | Projektnummer |
| Eigene Arbeitsstunden | Zeiterfassung | Stunden je Projekt |
| Reise- und Fahrtkosten | Spesenabrechnungen | Projektnummer |
Die Projektnummer wird als Kostenträger bzw. zweites Kontierungsmerkmal neben der Kostenstelle geführt; siehe Kostenstellen in der Buchhaltung.
Der interne Stundensatz
Interner Stundensatz = Jahrespersonalkosten (Brutto inkl. Sonderzahlungen und Lohnnebenkosten) ÷ produktive Stunden
Produktive Stunden sind die Stunden, die tatsächlich auf Projekte gebucht werden können – nach Abzug von Urlaub, Feiertagen, Krankenstand, Weiterbildung, internen Tätigkeiten. In Österreich, mit Sonderzahlungen und fünf Wochen Urlaub, bleiben von rund 1.700 bezahlten Stunden oft deutlich weniger produktive übrig. Wer mit bezahlten Stunden rechnet, unterschätzt jede Projektstunde.
Beispiel einer Nachkalkulation
Badsanierung, Pauschalpreis 18.500 € netto.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Erlös | 18.500 |
| Material | − 6.200 |
| Subunternehmer Fliesenleger | − 3.400 |
| Eigene Stunden 96 × 52 € | − 4.992 |
| Fahrten und Entsorgung | − 480 |
| Deckungsbeitrag | 3.428 (18,5 %) |
Liegt der Anteil der Gemeinkosten (Werkstatt, Fahrzeuge, Büro, Versicherung) bei 20 % des Umsatzes, hat dieser Auftrag die Fixkosten nicht ganz gedeckt – ein Hinweis für die nächste Kalkulation.
Während des Projekts
Die Nachkalkulation am Ende kommt für dieses Projekt zu spät. Vergleichen Sie bei größeren Aufträgen monatlich die verbrauchten Stunden und Kosten mit dem Budget. Bei Abweichungen: Nachtragsangebot für Zusatzleistungen, Ressourcen umplanen oder zumindest bewusst entscheiden.
Typische Fehler
- Eingangsrechnungen ohne Projektnummer.
- Stunden des Inhabers nicht erfasst.
- Nachträge und Regieleistungen nicht verrechnet.
- Gewährleistungsarbeiten nicht dem ursprünglichen Projekt zugeordnet.
Laufende Projekte zum Stichtag bewertet Unfertige Leistungen bei Dienstleistungsunternehmen.