Kilometergeld, Hotelnacht, Material, Gebühren: Viele Dienstleister verrechnen Kosten an ihre Kunden weiter. Umsatzsteuerlich und buchhalterisch gibt es zwei sehr unterschiedliche Fälle.
Fall 1: Weiterverrechnete Kosten als Teil des Entgelts
Das Unternehmen kauft im eigenen Namen ein bzw. trägt die Kosten selbst und verrechnet sie dem Kunden weiter. Dann sind sie Teil des Entgelts für die Hauptleistung:
- Die Kosten sind beim Unternehmen Aufwand (mit Vorsteuerabzug, soweit zulässig).
- Die Weiterverrechnung ist Erlös und unterliegt dem Steuersatz der Hauptleistung – unabhängig davon, ob in der ursprünglichen Ausgabe Umsatzsteuer enthalten war.
Beispiel: Ein Berater fährt mit dem Privat-PKW zum Kunden, setzt 120 € Kilometergeld als Aufwand an (ohne Vorsteuer) und verrechnet sie mit seinem Honorar weiter.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Debitor | 144 | |
| Erlöse weiterverrechnete Kosten | 120 | |
| 3500 Umsatzsteuer 20 % | 24 |
Auch die Bahnfahrt mit 10 % Umsatzsteuer wird mit 20 % weiterverrechnet, wenn die Hauptleistung (Beratung) 20 % trägt.
Fall 2: Durchlaufende Posten
Durchlaufende Posten nach § 4 Abs. 3 UStG sind Beträge, die das Unternehmen im Namen und für Rechnung des Kunden vereinnahmt und verausgabt. Sie gehören nicht zum Entgelt und sind nicht umsatzsteuerbar. Voraussetzungen:
- unmittelbare Rechtsbeziehung zwischen Kunde und Zahlungsempfänger (etwa einer Behörde);
- das Unternehmen handelt erkennbar fremdnützig;
- exakte Weitergabe ohne Aufschlag.
Typische Beispiele sind Gerichts- und Behördengebühren, die ein Rechtsanwalt oder Steuerberater für den Klienten bezahlt. Gebucht werden sie auf ein Verrechnungskonto in Klasse 2 bzw. 3, nicht als Aufwand und Erlös. Ein Hotel, das der Berater auf eigenen Namen bucht, ist dagegen nie ein durchlaufender Posten.
Auf der Rechnung
- Weiterverrechnete Kosten als eigene Position mit Bezeichnung, Steuer zum Satz der Hauptleistung.
- Durchlaufende Posten gesondert, ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis auf ihre Natur.
Kontrollen
- Alle weiterzuverrechnenden Kosten eines Monats wurden verrechnet: Spesenabrechnungen mit Projektbezug gegen Ausgangsrechnungen prüfen.
- Kein „durchlaufender Posten“ ohne Erfüllung der Voraussetzungen.
- Das Verrechnungskonto für durchlaufende Posten ist nach Zahlungseingang ausgeglichen.
Branchenbeispiele bietet Buchhaltung für Agenturen und durchlaufende Posten; die Verrechnung zwischen verbundenen Gesellschaften Intercompany-Verrechnungen und Weiterbelastungen.