Vereine werden meist ehrenamtlich verwaltet, oft vom Kassier mit einer Tabelle und einem Ordner. Das reicht, bis eine Förderstelle eine Abrechnung verlangt, ein Vereinsfest größer wird oder die Rechnungsprüfer unangenehme Fragen stellen. Gute Vereinsbuchhaltung beantwortet drei Fragen: Woher kommt das Geld, wofür wurde es ausgegeben, und gefährdet etwas die steuerliche Begünstigung?
Welche Rechnungslegung das Vereinsgesetz verlangt
| Größe (gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben) | Pflicht nach Vereinsgesetz |
|---|---|
| kleine Vereine | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Vermögensübersicht, Prüfung durch zwei Rechnungsprüfer |
| in zwei aufeinanderfolgenden Jahren über 1 Mio. € | Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) |
| über 3 Mio. € oder hohe Spendeneinnahmen | erweiterter Jahresabschluss mit Abschlussprüfung |
Die genauen Schwellen stehen im Vereinsgesetz; für die meisten Vereine genügt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die Rechnungsprüfer prüfen innerhalb von vier Monaten nach Erstellung und berichten der Mitgliederversammlung.
Die Sphären der Gemeinnützigkeit
Gemeinnützige Vereine sind nach §§ 34 ff. BAO steuerlich begünstigt, solange sie ihre Tätigkeiten richtig trennen:
| Bereich | Beispiele | Steuerfolge |
|---|---|---|
| Ideeller Bereich | Mitgliedsbeiträge, Spenden, Subventionen | keine Ertragsteuer, keine Umsatzsteuer |
| Unentbehrlicher Hilfsbetrieb | Kursbeiträge eines Sportvereins für die Vereinszwecke | begünstigt |
| Entbehrlicher Hilfsbetrieb | kleines Vereinsfest, Kantine nur für Mitglieder | begünstigt, aber steuerlich zu erfassen |
| Begünstigungsschädlicher Betrieb | großes Fest mit Gewerbecharakter, Gastronomie für die Öffentlichkeit | steuerpflichtig; über bestimmten Umsätzen gefährdet er die Begünstigung |
Ein kleines Vereinsfest ist nur unter engen Voraussetzungen ein entbehrlicher Hilfsbetrieb (unter anderem eine begrenzte Dauer pro Jahr und überwiegend Mitglieder als Helfer). Größere Feste werden als begünstigungsschädlicher Betrieb behandelt. Die Vereinsrichtlinien des BMF beschreiben die Abgrenzung im Detail.
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Konten für einen typischen Verein
- Mitgliedsbeiträge
- Spenden und Sponsorbeiträge (Sponsoring mit Gegenleistung ist kein Spendenertrag)
- Subventionen und Förderungen, getrennt nach Fördergeber
- Erlöse Vereinsfest bzw. Kantine
- Aufwand je Projekt oder Sparte (Kostenstellen statt immer neuer Konten)
Spenden und Spendenbegünstigung
Ist der Verein in der Liste der spendenbegünstigten Einrichtungen des BMF eingetragen, können Spender ihre Spenden absetzen. Der Verein muss dann die Spenden von Privatpersonen mit deren Daten elektronisch an das Finanzamt übermitteln, damit sie automatisch in der Veranlagung berücksichtigt werden. Erfassen Sie Name und Geburtsdatum des Spenders bereits beim Spendeneingang, nicht erst im Jänner.
Förderungen abrechnen
Förderstellen verlangen meist einen Verwendungsnachweis. Ordnen Sie jede Ausgabe dem geförderten Projekt zu und behalten Sie die Originalbelege. Nicht verbrauchte Fördermittel sind am Jahresende als Verbindlichkeit bzw. Rückzahlungsverpflichtung zu zeigen, wenn die Förderung zweckgebunden ist.
Umsatzsteuer
Gemeinnützige Vereine sind mit ihren Betrieben häufig nicht unternehmerisch tätig oder als Kleinunternehmer befreit. Bei begünstigungsschädlichen Betrieben oder großem Sponsoring kann Umsatzsteuerpflicht entstehen. Prüfen Sie das jährlich, bevor Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellen.
Jahresroutine des Kassiers
- Bankkonten und Kassa zum Jahresende abstimmen.
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Vermögensübersicht erstellen.
- Belege für die Rechnungsprüfer vorbereiten.
- Spendendaten an das Finanzamt übermitteln.
- Förderabrechnungen fristgerecht einreichen.
Grundlagen zur Gewinnermittlung finden Sie unter Einnahmen-Ausgaben-Rechnung versus Bilanz, zu Förderungen unter Förderungen und Zuschüsse im Kontenrahmen.
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